Koszty, które mogą być odliczane w ramach prac badawczo-rozwojowych

Spółka prowadząca działalność badawczo-rozwojową może dodatkowo odliczyć w ramach ulgi B+R koszty, które dotyczą prowadzonych badań. Podatnik musi pamiętać, że nie są to wszystkie ponoszone koszty. Ulga ogranicza się tylko do niektórych kosztów, które są nazywane kosztami kwalifikowanymi. Są to wydatki wyraźnie wskazane w ustawie zaliczone wcześniej do kosztów uzyskania przychodów i tylko w takiej części w jakiej związane są one z działalnością B+R.

(podstawa prawna art. 18 d ust 2-3 ustawy o CIT)

Należy podkreślić, że jedną z ważniejszych kwestii związanych z odliczaniem na badania i rozwój (Ulga B+R) jest prawidłowa kwalifikacja kosztów takich badań. To one stanowią bowiem podstawę do wyliczenia wysokości ulgi (100% kosztów kwalifikowanych dla firm i 150% dla CBR, czyli centrum badawczo-rozwojowego).

Nie każdy wydatek da się odliczyć

Obecnie obowiązuje zamknięty katalog kosztów kwalifikowanych. Koszty większości usług nie mogą być rozliczane w uldze B+R.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami do kosztów kwalifikowanych zaliczane są wydatki na: wynagrodzenia pracowników w części związanej z działalnością B+R oraz związane z nimi składki na ubezpieczenia społeczne; wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia lub o dzieło w części związanej z działalnością B+R, oraz związane z nimi składki na ubezpieczenia społeczne; nabycie sprzętu specjalistycznego (który nie jest środkiem trwałym) oraz materiały i surowce bezpośrednio związane z prowadzoną działalnością B+R; ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmioty, o których mowa w przepisach o szkolnictwie wyższym i nauce, a także nabycie od nich wyników prowadzonych przez nich badań naukowych, na potrzeby działalności B+R; odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności B+R, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem; nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności B+R, jeżeli zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem; wskazane koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy lub prawa z rejestracji wzoru przemysłowego; odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności B+R, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali, które są odrębną własnością.

Niezależnie od tego, podatnicy, którzy posiadają status centrum badawczo-rozwojowego (CBR), mają prawo uznać za koszty kwalifikowane, na zasadach określonych w ustawie CIT, także: odpisy amortyzacyjne od budowli, budynków i lokali, które są odrębną własnością i które są wykorzystywane w prowadzonej działalności B+R; koszty dotyczące ekspertyz i opinii ponoszone na rzecz podmiotów innych niż jednostki naukowe.

Tylko wydatki będące kosztem podatkowym

To, aby wydatek mieścił się w tym katalogu, nie jest jednak jedynym wymogiem pozwalającym na odliczenie określonych wydatków jako kosztów kwalifikowanych. Mówiąc o kosztach kwalifikowanych przede wszystkim musimy pamiętać, że można do nich zaliczyć wyłącznie te wydatki, które mogą być zgodnie z przepisami o podatkach dochodowych uznawane za koszty uzyskania przychodów (koszty podatkowe).

Jest to o tyle ważne zastrzeżenie, że do najczęściej popełnianych przy odliczaniu ulgi na B+R błędów należy właśnie zaliczanie w ewidencji pomocniczej (wyodrębnionej ewidencji do dokumentowania kosztów kwalifikowanych, która jest w tym przypadku niezbędna) do kosztów kwalifikowanych wydatków, które nie są kosztem podatkowym.

Aby zatem dany wydatek można było odliczyć jako koszt kwalifikowany, musi on najpierw zostać zaliczony do kosztów uzyskania przychodów, a zatem takich wydatków, które poniesione zostały w celu uzyskania przychodów albo zabezpieczenia źródła tych przychodów i które nie zostały wymienione w przepisach na liście wydatków, które za koszty podatkowe uznawane nie są (listy takie zwierają odpowiednio art. 16 ustawy o CIT oraz art. 23 ustawy o PIT).

Do odliczenia wyłącznie część związana z B+R

Kolejnym poważnym błędem popełnianym przy rozliczaniu ulgi B+R jest zastosowanie podziału kosztów, który nie odzwierciedla rzeczywistych kosztów poniesionych na realizację działalności B+R. To, że dany wydatek jest kosztem podatkowym i mieści się w katalogu kosztów kwalifikowanych nie oznacza bowiem, że zawsze może być w całości do nich zaliczony. Możliwe jest to tylko wówczas, gdy koszt ten wiąże się wyłącznie w działaniami B+R.

Jeśli zatem firma nabywa sprzęt specjalistyczny niezbędny do badań i sprzęt ten służy wyłącznie działalności B+R, związane z tym wydatki można w całości zaliczyć do kosztów kwalifikowanych. Jeżeli jednak służy on także celom bieżącej działalności, to zaliczenie całości wydatku do kosztów kwalifikowanych nie jest możliwe.

W tej ostatniej sytuacji podatnik musi zatem określić, w jakiej części sprzęt jest wykorzystywany na potrzeby B+R, a w jakiej na potrzeby bieżącej działalności. Musi też odpowiednio to udokumentować. Przepisy nie dają tu wyraźnych instrukcji w jaki sposób powinno to nastąpić. Podatnik powinien zatem sam znaleźć sposób na określenie zakresu w jakim sprzęt wykorzystywany jest na potrzeby B+R. Może to być np. wskaźnik procentowy, który musi jednak wynikać z jakiejś podstawy, takiej jak np. ewidencja czasu pracy na danym sprzęcie z której będzie wynikało, co, kto i przez jaki czas na nim wykonywał. Na tej podstawie można bowiem przypisać określony czas pracy urządzenia do działalności B+R.

Podobnie jest w przypadku pracowników czy zleceniobiorców. Jeśli zatem pracownik lub zleceniobiorca poświecą na prace B+R jedynie połowę swojego czasu pracy, do kosztów kwalifikowanych zaliczyć można jedynie połowę zapłaconego wynagrodzenia oraz połowę odprowadzonych od tego wynagrodzenia składek. Stąd niezwykle istotne jest właściwe ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy zaangażowanych osób.

Takie samo podejście powinno być stasowane także w przypadku innych wydatków, które mogą stanowić koszt kwalifikowany. W konsekwencji konieczne jest wprowadzenie w firmie określonych reguł podziału kosztów oraz procedur ich rozliczania, które powinny być – o ile to tylko możliwe – opracowane i wdrożone jeszcze przed rozpoczęciem działalności B+R.

W praktyce najczęściej stosuje się wydzielone konta analityczne do kont kosztowych w ewidencji rachunkowej. Pomocnym jest również dodatkowy arkusz kalkulacyjny, w którym zbiera się i dokładnie opisuje koszty działalności B+R. Jest to szczególnie ważne gdy Spółka prowadzi kilka projektów w tym samym czasie.

Koszty materiałów i amortyzacji również do podziału

Ciekawą kategorią kosztów związanych z rozliczaniem ulgi B+R, są wydatki na nabycie materiałów (surowców).

Wykorzystanie każdego materiału (surowca) do działalności badawczo-rozwojowej musi oczywiście zostać odpowiednio udokumentowane. W przypadku niektórych surowców nie jest to jednak takie proste.

Dobrym przykładem jest energia elektryczna. W przypadku zakupu energii elektrycznej nie jest możliwe jednoznaczne przypisanie określonej części surowca zużytego w projekcie. Równocześnie – jak wynika z interpretacji fiskusa – istnieje tu bezpośredni związek z prowadzeniem działalności B+R, tj. brak nabycia energii elektrycznej uniemożliwia prowadzenie działalności tego rodzaju. W takiej sytuacji dobrym wyjściem może być założenie osobnych liczników w pomieszczeniach dedykowanych wyłącznie do prac badawczo-rozwojowych lub dostępnych na rynku mierników zużycia energii, które można podpiąć bezpośrednio pod urządzenia służące działalności B+R.

Warto też podkreślić, że także odpisy amortyzacyjne od środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych podlegają zaliczeniu do kosztów kwalifikowanych tylko w takiej wysokości, w jakiej wykorzystywane są do działalności B+R. W sytuacji, gdy składniki majątku firmy będą częściowo wykorzystywane do działalności B+R, a częściowo do bieżącej działalności, to koszty odpisów amortyzacyjnych będą stanowić koszty kwalifikowane, tylko w takiej części, w jakiej środki trwałe i wartości niematerialne i prawne będą służyć prowadzonej działalności B+R.

Koszty związane z utrzymaniem patentów

Tego rodzaju koszty pojawiają się w sytuacji gdy zostanie podjęta decyzja o zarejestrowaniu wytworzonego w ramach działalności B+R prawa własności intelektualnej w Urzędzie Patentowym. Warto wspomnieć, że nie należy łączyć prawa do odliczenia kosztów z tym związanych z obowiązkiem dokonania rejestracji.

Zapraszamy do kontaktu z naszymi ekspertami w przypadku pytań dotyczących ulgi B+R:

Czytaj także:

Do odliczenia w ramach ulgi B+R trzeba się właściwie przygotować

Polski Ład: jakie czekają nas zmiany w podatkach?