1 stycznia 2016 r. zasadniczej zmianie uległy zasady doręczania pism w postępowaniu podatkowym, kontroli podatkowej, kontroli skarbowej a także w toku czynności sprawdzających. W intencji prawodawcy zmiany mają przyczynić się do przyśpieszenia postępowania, powodować znaczne oszczędności oraz zablokować możliwość unikania doręczenia.
E-doręczenia
Szczególny nacisk ustawodawca kładzie na upowszechnienie elektronicznej formy obiegu dokumentów zarówno w relacjach organ-podatnik, jak również pomiędzy organami. Co do zasady doręczanie pism za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej następuje na wniosek albo za zgodą strony. Wyjątkiem od powyższej zasady są doręczenia pism tzw. pełnomocnikom profesjonalnym, tj. adwokatom, radcom prawnym lub doradcom podatkowym, które obligatoryjnie następują za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego (art. 144 § 5 Ordynacji). Obowiązek ten dotyczy jednak wyłącznie doręczeń do pełnomocnika – doręczania pism do organów nadal mogą odbywać za pomocą poczty tradycyjnej.
Najogólniej ujmując, doręczenia za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej polegają na odbieraniu pism w skrzynce podawczej odpowiedniego systemu teleinformatycznego. Obecnie funkcjonują dwa takie systemy: Portal Podatkowy (http://www.finanse.mf.gov.pl/web/wp/pp), którego zakres określają przepisy szczególne, oraz platforma ePUAP (http://epuap.gov.pl/wps/portal/strefa-klienta). Za pośrednictwem Portalu Podatkowego doręcza się przede wszystkim pisma w sprawach określonych w rozporządzeniu w sprawie określenia rodzajów spraw, które mogą być załatwiane z wykorzystaniem portalu podatkowego (Dz.U. z 2015 r. poz. 2287), tj. w sprawach dotyczących karty podatkowej, podatku od czynności cywilnoprawnych oraz podatku od spadków i darowizn. Częścią Portalu Podatkowego jest system eDeklaracje, który pozwala na składanie niektórych deklaracji i informacji określonych na stronie internetowej http://www.finanse.mf.gov.pl/pp/e-deklaracje/formularze (np. IFT-1, PIT-11, PIT-37, VAT-7). W pozostałym zakresie doręczanie pism drogą elektroniczną następuje za pomocą platformy ePUAP.
Praktyka ujawnia jednak wiele problemów związanych z tymi systemami. Po pierwsze, aby organ mógł doręczyć pismo w elektronicznym systemie informatycznym, musi znać adres elektroniczny strony lub jej pełnomocnika. Zdaniem organów podatkowych skuteczne doręczenie w formie elektronicznej nie może odbyć się na zwykły adres mailowy, konieczne jest podanie adresu konta na Portalu Podatkowym lub adresu elektronicznej skrzynki podawczej na platformie ePUAP. W razie braku adresu elektronicznego organy podatkowe mogą wezwać do jego uzupełnienia albo uznać, że z przyczyn technicznych doręczenie pisma drogą elektroniczną nie jest możliwe i doręczyć je pocztą tradycyjną (taką możliwość przewiduje art. 144 § 3 Ordynacji). Mogą także wezwać pełnomocnika do osobistego odbioru pisma w siedzibie właściwego organu, co może być szczególnie kłopotliwe, jeżeli siedziba ta znajduje się na drugim końcu Polski. Ponieważ jednak powyższą zasadę wprowadzono, aby ułatwić proces doręczeń, umożliwiając doręczenie pisma pełnomocnikowi, który akurat jest w urzędzie, wydaje się, że praktyka wzywania jest niezgodna z funkcją, jaką mają pełnić nowe przepisy, na co wskazywał np. wicedyrektor Izby Skarbowej w Krakowie w wywiadzie dla Gazety Prawnej (nr 6, 12 stycznia 2016).
Doręczenia za pomocą środków komunikacji elektronicznej polegają na wysłaniu zawiadomienia na adres elektroniczny z informacją, że adresat może odebrać pismo w danym systemie. Jeżeli pismo nie zostanie odebrane, organ powtórnie prześle zawiadomienie na ten sam adres elektroniczny. Po upływie 14 dni od przesłania pierwszego zawiadomienia, przyjmuje się, że pismo zostało odebrane i od tego terminu liczy się terminy np. do złożenia odwołania (art. 152a § 1-3 Ordynacji). Pismo będzie jeszcze dostępne w systemie przez okres co najmniej 3 miesięcy (art. 152a § 5 Ordynacji). W praktyce wymagałoby to ciągłego logowania i sprawdzania, czy nie otrzymano nowego zawiadomienia. Na szczęście, konfigurując ustawienia platformy ePUAP istnieje możliwość uruchomienia automatycznych powiadomień o otrzymanej poczcie, które będą wysyłane na zwykły adres mailowy adresata.
W świetle nowych przepisów łatwiej również o pomyłkę przy doręczeniu pisma właściwemu pełnomocnikowi, jeżeli w danej sprawie ustanowiono więcej niż jednego pełnomocnika. W takim przypadku strona powinna wskazać jednego z pełnomocników jako pełnomocnika do doręczeń (art. 138g Ordynacji) zaznaczając odpowiednie pole na formularzu pełnomocnictwa (w przypadku formularza PPS-1 będzie to pole 45). Organy często jednak doręczają pisma któremukolwiek z pełnomocników. Doręczenie pisma pełnomocnikowi innemu niż pełnomocnik do doręczeń będzie jednak skutkować bezskutecznością doręczenia.
Zmiany w zasadach doręczeń tradycyjnych
Pewnym modyfikacjom uległy również doręczenia pocztą tradycyjną. Najgłębsze zmiany dotyczą doręczeń stronie, która nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w żadnym państwie członkowskim UE i która składa w kraju wniosek o wszczęcie postępowania lub której doręczono w kraju postanowienie o wszczęciu postępowania, a także stronie, która zmienia adres miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie niebędącym członkiem UE. W takim przypadku strona ma obowiązek ustanowienia w kraju pełnomocnika do doręczeń, w przeciwnym wypadku pisma będą uznawane za doręczone pod dotychczasowym adresem w kraju, a organ podatkowy pozostawi pismo w aktach sprawy (art. 138f § 1 i 3 Ordynacji). Powyższa zasada nie znajdzie zastosowania, jeżeli doręczenie będzie następować za pomocą środków komunikacji elektronicznej, np. gdy strona wniesie o takie doręczenie i wskaże organowi adres elektroniczny do doręczeń (art. 138f § 2 Ordynacji).
Zmianom doprecyzowującym uległy także ogólne zasady doręczeń pocztą tradycyjną. Zgodnie z dotychczasowymi przepisami, co do zasady pisma adresowane do osób fizycznych były doręczane „w ich mieszkaniu lub miejscu pracy”. Dawało to stronom argumenty kwestionowania skuteczności doręczeń np. w miejscu prowadzenia przez nich działalności gospodarczej. Dostosowano zatem przepisy do praktyki orzeczniczej, zastępując doręczania „w mieszkaniu” doręczeniami „pod adresem miejsca ich zamieszkania” (albo pod adresem do doręczeń w kraju), natomiast miejsce pracy jako miejsce doręczeń zastąpiono miejscem „zatrudnienia lub prowadzenia działalności przez adresata” (art. 148 § 1 i 2 Ordynacji). Pisma do osób prawnych lub jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej nadal doręcza się w lokalu ich siedziby lub w miejscu prowadzenia działalności, przy czym doprecyzowano, że takie doręczenie może nastąpić osobie upoważnionej bądź prokurentowi (art. 151 § 1 Ordynacji).
Znowelizowano również przepisy dotyczące doręczeń zastępczych. Dotychczas, jeżeli podany przez osobę prawną lub jednostkę organizacyjną niemającą osobowości prawnej adres jej siedziby nie istnieje, został wykreślony z rejestru lub jest niezgodny z odpowiednim rejestrem i nie można ustalić miejsca prowadzenia działalności, pismo pozostawiało się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia. Na mocy obecnych przepisów przed włączeniem pisma do akt organy podatkowe podejmą jeszcze próbę doręczenia osobom upoważnionym do reprezentowania adresata, np. skontaktują się z członkiem zarządu zlikwidowanej spółki, nawet jeżeli członek zarządu mógł działać jedynie wspólnie z innym członkiem zarządu lub prokurentem (art. 151a Ordynacji).
Wprowadzono także instytucję doręczenia zastępczego w odniesieniu do osób prawnych i jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej. Pisma doręczane do takich podmiotów będą mogły zostać zostawione zarządcy budynku lub dozorcy, jeżeli podejmą się oni doręczenia (art. 151 § 2 Ordynacji). Zarządcom domu w ramach doręczenia zastępczego będzie można również doręczyć pisma adresowane do osoby fizycznej (art. 149 Ordynacji).
