Początek 2016 r. przyniósł rewolucyjne zmiany w zakresie udzielania pełnomocnictw do spraw podatkowych. Większość zmian w tym zakresie obowiązuje już od stycznia 2016 r., pozostała część zmian wejdzie w życie od 1 lipca 2016 r.
Pełnomocnik profesjonalny vs nieprofesjonalny
Pełnomocnikiem w sprawach podatkowych mogą być osoby fizyczne, które posiadają pełną zdolność do czynności prawnych. W praktyce można mieć do czynienia z tzw. pełnomocnikiem profesjonalnym lub nieprofesjonalnym. Choć przepisy Ordynacji nie posługują się wprost tymi pojęciami, to różnicują prawa i obowiązki w zależności od tego kim jest dany pełnomocnik.
Pełnomocnikiem profesjonalnym mogą zostać adwokaci, radcowie prawni i doradcy podatkowi. Mają oni z jednej strony więcej uprawnień np. mogą samodzielnie składać udzielone im pełnomocnictwa oraz je uwierzytelniać. Z drugiej strony zostali oni zobligowani do wykonywania określonych czynności, np. podawania swojego adresu elektronicznego, tj. adresu elektronicznego na portalu podatkowym lub w systemie ePUAP. Taki wymóg jest ściśle związany z nowymi przepisami w zakresie doręczania pism – dla pełnomocników profesjonalnych takie doręczenia od początku stycznia 2016 r. następują wyłącznie elektroniczne. Co więcej, nowelizacja Ordynacji narzuciła dodatkowy obowiązek na pełnomocnika profesjonalnego, który wypowiedział udzielone mu pełnomocnictwo – jest on bowiem obowiązany działać za stronę jeszcze przez dwa tygodnie od wypowiedzenia, chyba że mocodawca zwolni go od tego obowiązku.
Pełnomocnik nieprofesjonalny nie może samodzielnie uwierzytelniać odpisu pełnomocnictwa – musi złożyć oryginał lub odpis poświadczony notarialnie. Jednocześnie, pełnomocnik ten nie ma obowiązku podawania adresu elektronicznego, ponieważ do niego doręczenia mogą, ale nie muszą następować drogą elektroniczną.
Treść pełnomocnictwa
Nowelizacja Ordynacji wprowadziła wymóg w zakresie tego, jakie informacje powinno zawierać pełnomocnictwo udzielane do spraw podatkowych. Do końca 2015 r., nie było tak szczegółowych wymagań. Poza zakresem uprawnień pełnomocnika, z początkiem 2016 r. zasadą jest, że pełnomocnictwo musi posiadać również następujące informacje:
- dane identyfikujące mocodawcę,
- identyfikator podatkowy mocodawcy,
- dane identyfikujące pełnomocnika,
- identyfikator podatkowy pełnomocnika, a w przypadku nierezydenta – numer i serię paszportu lub innego dokumentu potwierdzającego tożsamość, lub inny numer identyfikacyjny, o ile nie posiada identyfikatora podatkowego,
- adres tego pełnomocnika do doręczeń w kraju,
- w przypadku pełnomocnika profesjonalnego – jego adres elektroniczny.
Rodzaje pełnomocnictw
Analizując obecne przepisy Ordynacji podatkowej można wyróżnić cztery zasadnicze kategorie pełnomocnictw.
Pełnomocnictwo ogólne – od 1 lipca 2016 r.
Pełnomocnictwo ogólne upoważnia do działania we wszystkich sprawach podatkowych oraz w innych sprawach należących do właściwości organów podatkowych lub organów kontroli skarbowej. Nie obejmie ono jedynie umocowania do podpisywania deklaracji podatkowych – dla tej czynności niezbędne pozostanie składanie odrębnego pełnomocnictwa na odrębnym formularzu.
Nadanie, zmianę, odwołanie lub wypowiedzenie pełnomocnictwa ogólnego może być zgłoszone Ministrowi Finansów przez mocodawcę lub pełnomocnika profesjonalnego, wyłącznie w formie dokumentu elektronicznego, według wzoru określonego w rozporządzeniu Ministra Finansów, którego projekt, jak wynika z Rządowego Centrum Legislacji, w chwili obecnej znajduje się na etapie konsultacji publicznych. Projekt rozporządzenia przewiduje następujące formularze:
- PPO-1 – formularz do ustanowienia pełnomocnika,
- OPO-1 – zawiadomienie o zmianie, odwołaniu, wypowiedzeniu pełnomocnika.
Jak wyżej wspomniano, pełnomocnictwo ogólne trzeba będzie składać drogą elektroniczną i będzie można je zgłaszać również za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej podpisując je podpisem elektronicznym, profilem zaufanym ePUAP lub przez profil użytkownika na portalu podatkowym.
Informacje o udzieleniu pełnomocnictwa, o jego zmianie, odwołaniu lub wypowiedzeniu będą umieszczane przez Ministra Finansów w Centralnym Rejestrze Pełnomocnictw Ogólnych. Dzień wpływu tych informacji do tego rejestru jest dniem, od którego pełnomocnictwo ogólne staje się ważne (przestaje obowiązywać).
Pełnomocnictwo szczególne
W przeciwieństwie do pełnomocnictwa ogólnego, pełnomocnictwo szczególne jest ograniczone co do wąskiego, skonkretyzowanego zakresu reprezentacji mocodawcy. Upoważnia bowiem do działania we wskazanej sprawie podatkowej lub innej wskazanej sprawie należącej do właściwości organu podatkowego lub organu kontroli skarbowej.
Pełnomocnictwo szczególne może być składane elektronicznie, pisemnie lub ustnie do protokołu. Do akt sprawy składa się oryginał pełnomocnictwa, jego notarialnie poświadczony odpis albo kopię poświadczoną za zgodność z oryginałem przez pełnomocnika profesjonalnego, któremu udzielono pełnomocnictwa. Pełnomocnictwo szczególne składane powinno być według wzoru określonego rozporządzeniem. Obowiązującymi formularzami są zatem:
- PPS-1 – formularz do ustanowienia pełnomocnika,
- OPS-1 – zawiadomienie o zmianie, odwołaniu, wypowiedzeniu pełnomocnika.
Pełnomocnictwo szczególne jest ważne od dnia zawiadomienia organu podatkowego.
Pełnomocnictwo tymczasowe
Nowelizacja Ordynacji wprowadziła dodatkowy rodzaj pełnomocnictwa szczególnego – jakim jest pełnomocnictwo tymczasowe. Tymczasowy pełnomocnik szczególny jest wyznaczany przez organ podatkowy w sprawie niecierpiącej zwłoki dla osoby nieobecnej. Pełnomocnik ten jest upoważniony do działania do czasu wyznaczenia przez sąd kuratora dla osoby nieobecnej.
W pierwszej kolejności takim pełnomocnikiem może być wyznaczony przez organ podatkowy członek rodziny osoby nieobecnej, jeżeli wyrazi na to zgodę, a w przypadku braku takiej zgody – pełnomocnik szczególny, o wyznaczenie którego organ podatkowy zwraca się do Krajowej Rady Doradców Podatkowych.
Pełnomocnictwo substytucyjne
Ordynacja nie reguluje kwestii udzielenia pełnomocnictwa substytucyjnego. Należy jednak zauważyć, że w kwestiach nieuregulowanych odsyła do przepisów Kodeksu cywilnego i Kodeksu postępowania cywilnego. Sam Kodeks cywilny wskazuje z kolei, że pełnomocnik może ustanowić dla mocodawcy innych pełnomocników tylko wtedy, gdy umocowanie takie wynika z treści pełnomocnictwa, z ustawy lub ze stosunku prawnego będącego podstawą pełnomocnictwa.
Dla udzielenia pełnomocnictwa substytucyjnego, jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów (sygn. PK4.8022.45.2015), stosuje się te same formularze jak dla pełnomocnictwa szczególnego.
Pełnomocnictwo do doręczeń
Pełnomocnictwo do doręczeń w Polsce należy ustanowić, jeśli nie ustanowiono pełnomocnika ogólnego lub szczególnego oraz jeśli strona w postępowaniu podatkowym (np. podatnik, płatnik):
- zmienia adres zamieszkania lub zwykłego pobytu na adres w państwie spoza Unii Europejskiej,
- nie ma miejsca zamieszkania lub zwykłego pobytu w Polsce lub w innym kraju Unii Europejskiej i składa w Polsce wniosek o wszczęcie postępowania lub doręczono jej w Polsce postanowienie o wszczęciu postępowania,
- nie wyraziła woli na doręczanie pism drogą elektroniczną.
Brak ustanowienia pełnomocnika do doręczeń sprawia, że pismo uznaje się za doręczone pod dotychczasowym adresem w Polsce a organ podatkowy pozostawia pismo w aktach sprawy.
Obowiązującymi formularzami dla tego rodzaju pełnomocnictwa są:
- PPD-1 – formularz do ustanowienia pełnomocnika,
- OPD-1 – zawiadomienie o zmianie, odwołaniu, wypowiedzeniu pełnomocnika.
Poza powyższymi warunkami, dla tego rodzaju pełnomocnictwa stosuje się zasady takie jak dla pełnomocnictwa szczególnego.
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji
Pełnomocnictwo do podpisywania deklaracji samo w sobie nie jest nowością. Poza możliwością elektronicznego składania tego rodzaju pełnomocnictwa oraz uprawnieniem Ministra Finansów do określenia nie jednego formularza, ale wielu – sama nowelizacja Ordynacji nie wniosła innych zmian w tym zakresie.
Minister Finansów skorzystał z uprawnienia i obecnie obowiązującymi formularzami dla tego rodzaju pełnomocnictwa są:
- znany podatnikom formularz UPL-1 – do deklaracji składanych za pomocą środków komunikacji elektronicznej,
- nowy formularz UPL-1P – do deklaracji składanych w postaci papierowej.
Warto pamiętać, że podstawową różnicą zastosowania powyższych formularzy jest to, że od pełnomocnictwa udzielonego na podstawie UPL-1 nie wpłaca się opłaty skarbowej. Z kolei pełnomocnictwo udzielone na podstawie UPL-1P wpłaty takiej wymaga.
Podstawa prawna:
Art. 80a – 80b oraz art. 138a – art. 138o ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 613).
