Zgodnie z generalną zasadą ustanawiającą prawo do odliczenia VAT, prawo do obniżenia podatku należnego (co do zasady wynikającego z realizowanej sprzedaży) o kwotę podatku naliczonego (dotyczącego dokonywanych zakupów) przysługuje w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych VAT.
Tym samym, wykonywanie jedynie działalności zwolnionej np. świadczenie na własny rachunek usług najmu nieruchomości o charakterze mieszkalnym wyłącznie na cele mieszkaniowe uniemożliwia dokonywanie stosownych odliczeń. Niemniej, warto zastanowić się nad innym warunkiem, którego spełnienie jest konieczne dla skorzystania z prawa do odliczenia VAT, a mianowicie nad właściwym udokumentowaniem poniesionego wydatku.
Faktura jako podstawowy dokument dający prawo do odliczenia VAT
W większości przypadków kwota podatku naliczonego wynikać będzie z faktury. W świetle ustawy o VAT, za fakturę uznaje się dokument w formie papierowej lub w formie elektronicznej zawierający dane wymagane ustawą i przepisami wydanymi na jej podstawie. Fakturę elektroniczną stanowi natomiast faktura w formie elektronicznej wystawiona i otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Elementami faktury wskazanymi przez ustawę są m.in.:
- data wystawienia,
- numer jednoznacznie identyfikujący fakturę (stąd tak istotne jest, aby numery wystawianych faktur się nie powtarzały),
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy,
- numer identyfikacji podatkowej podatnika dla celów VAT,
- numer identyfikacji podatkowej nabywcy dla celów VAT,
- data dokonania dostawy lub wykonania usługi (jeżeli jest ona różna od daty wystawienia faktury),
- nazwa towaru lub usługi,
- miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług,
- cena jednostkowa netto towaru lub usługi,
- kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen,
- wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
- stawka podatku,
- kwota należności ogółem.
Warto wskazać, że w niektórych przypadkach konieczne jest umieszczenie dodatkowych danych. Przykładowo, w przypadku dostawy towarów lub wykonania usługi, dla których obowiązanym do rozliczenia podatku jest nabywca, faktura powinna zawierać wyrazy „odwrotne obciążenie.”
Rozporządzenie wprowadzające zasady szczególne
Możliwość odliczania VAT z faktur niezawierających wszystkich danych wskazanych w ustawie, wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów z 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1485; dalej: Rozporządzenie). W świetle Rozporządzenia, faktura dokumentująca przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób m.in. kolejami normalnotorowymi bądź taborem samochodowym, powinna zawierać:
- numer i datę wystawienia,
- imię i nazwisko lub nazwę podatnika,
- numer identyfikacji podatkowej podatnika dla celów VAT,
- informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
- kwotę podatku,
- kwotę należności ogółem.
Tym samym, bilet za przejazd PKP na trasie nie krótszej niż 50 km będzie dawać prawo do odliczenia VAT, jeżeli będzie zawierać dane wskazane w Rozporządzeniu. Podobnie, kwota podatku naliczonego wynikająca z dokumentu dotyczącego przejazdu autostradą będzie pomniejszać kwotę podatku należnego, jeżeli na takim dokumencie będą znajdować się dane wymienione w Rozporządzeniu. Niestety Rozporządzenie nie ogranicza ilości danych, które powinny zawierać kwity parkingowe. W konsekwencji, w odniesieniu do wydatków związanych z korzystaniem z parkingu należy wystąpić o fakturę VAT spełniającą wymagania wskazane w ustawie o VAT.
Dokument celny daje prawo do odliczenia VAT
Podatnicy dokonujący importu towarów, czyli przywozu towarów z terytorium państwa trzeciego na terytorium Unii Europejskiej powinni mieć natomiast świadomość, że odliczenia VAT mogą dokonać m.in. z dokumentu celnego.
Kiedy odliczyć?
W przypadku, gdy podatnik posiada dokument celny lub fakturę zawierającą odpowiednie dane wynikające z ustawy lub Rozporządzenia, zasadniczo może dokonać odliczenia w okresie, w którym otrzymał te dokumenty lub w jednym z dwóch następnych okresów rozliczeniowych. Wartym zauważenia jest jeszcze jeden warunek sformułowany przez ustawodawcę – prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Oznacza to, że nabywca/usługobiorca odliczając VAT musi się zastanowić, czy u dostawy/usługodawcy wystąpił już obowiązek podatkowy. Tylko w nielicznych przypadkach wystawienie faktury wyznacza powstanie obowiązku podatkowego. Jest tak przykładowo w przypadku dostaw energii elektrycznej.
Reasumując
Zakres danych jakie powinna zawierać faktura VAT jest dość obszerny. Dlatego też, oceniając czy dany dokument spełnia te wymagania przydaje się znajomość przepisów ograniczających ilość koniecznych danych. Co więcej, należy również pamiętać, że nie tylko faktura VAT daje prawo do odliczenia, ale także dokument celny.
