Polski ustawodawca wprowadza od września 2019 roku „białą listę podatników”. Jest to wykaz podatników VAT, który zawiera szereg istotnych informacji o podmiotach prowadzących działalność gospodarczą w Polsce. Zgodnie z założeniami przedstawionymi przez Ministerstwo Finansów, „biała lista podatników” umożliwi podatnikom szybką i kompleksową weryfikację danych rejestrowych kontrahentów.
Należy zauważyć, że wprowadzenie „białej listy podatników” oznaczać będzie dla przedsiębiorców kolejne obowiązki administracyjne, a także ryzyko zastosowania sankcji.
Najważniejsze założenia
Biała lista podatników będzie zawierać aktualny status podatnika w zakresie danych rejestrowych. Ewidencja będzie dostępna w postaci elektronicznej na stronie Ministerstwa Finansów. Dostęp do ewidencji będzie bezpłatny. Dane podatników w ewidencji będą aktualizowane na bieżąco, tj. raz na dobę, w każdy dzień roboczy. Informacje o kontrahentach będą dostępne na dany dzień, za okres pięciu lat wstecz i będzie się on pokrywał z okresem przedawnienia w prawie podatkowym. Po okresie 5 lat informacje o danym podatniku będą automatycznie usuwane z ewidencji. Przepisy wprowadzające białą listę podatników VAT wchodzą w życie 1 września 2019 roku.
Biała lista podatników jako element należytej staranności
„Biała lista podatników” jest kolejnym elementem mechanizmu należytej staranności, który ma służyć ograniczeniu przestępstw podatkowych.
Wprowadzenie białej listy podatników wymagać będzie od podatników weryfikacji dostawców, z którymi już prowadzą relacje biznesowe lub planują nawiązać współpracę gospodarczą. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Finansów, w celu dochowanie należytej staranności podatnik powinien dokonać weryfikacji m.in.:
- rejestracji kontrahenta w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) lub Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG)
- rejestracji kontrahenta jako czynnego podatnika VAT
- posiadania przez kontrahenta wymaganych koncesji i pozwoleń
- odnotowania kontrahenta przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, w wykazie podmiotów które zostały wykreślone przez naczelnika urzędu skarbowego z rejestru podatników VAT lub które nie zostały zarejestrowane przez naczelnika urzędu skarbowego
- osób podpisujących umowy w zakresie ich umocowania do zawierania transakcji w imieniu kontrahenta.
Zauważyć należy, że wypełnienie wymogów w zakresie dochowania należytej staranności wymaga od podatników istotnego nakładu pracy, a czasami również wprowadzenia odpowiednich zmian w systemach księgowych.
Elementy białej listy podatników
„Biała lista podatników” będzie zawierała następujące informacje o danym podatniku:
- nazwę lub imię i nazwisko
- numer, za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku VAT
- numer identyfikacyjny REGON
- numer PESEL
- numer w Krajowym Rejestrze Sądowym
- adres siedziby lub stałego miejsca prowadzenia działalności
- imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu gospodarczego oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL
- imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL
- imię i nazwisko lub nazwę wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL
- daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
- podstawę prawną rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
- numery rachunków rozliczeniowych – wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym i potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.
Nowe obowiązki oraz sankcje w VAT
Nowe przepisy wprowadzają obowiązek sprawdzenia przed wykonaniem przelewu do danego kontrahenta czy numer rachunku bankowego wykazany na fakturze jest ujawniony na białej liście podatników.
Jeśli przelew zostanie wykonany przez nabywcę na rachunek bankowy niewidniejący na białej liście, a kontrahent (dostawca) nie uiści kwoty podatku VAT do urzędu skarbowego, wówczas nabywca odpowiadać będzie solidarnie wraz ze sprzedawcą za podatek VAT wykazany w danej fakturze.
Sankcje w podatku dochodowym – przelewy powyżej 15.000 zł
Poza sankcjami w podatku VAT przepisy wprowadzają również sankcje w podatku dochodowym. W przypadku przelewów bankowych, których wartość przekracza kwotę 15.000,00 zł, podatnik nie będzie mógł zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli płatność została dokonana na rachunek bankowy dostawcy, który nie jest ujawniony na białej liście podatników.
Uniknięcie sankcji
Podatnik będzie mógł uniknąć sankcji w podatku VAT i podatku dochodowym pod warunkiem, że w terminie trzech dni od momentu wykonania przelewu na rachunek bankowy nieujawniony w białej liście podatników, zawiadomi właściwego dla wystawcy faktury naczelnika urzędu skarbowego o zaistniałej sytuacji. Treść zawiadomienia musi zawierać przynajmniej następujące elementy:
- wskazanie nazwy oraz adresu siedziby spółki
- dane wystawcy faktury wskazane na fakturze
- numer rachunku, na który dokonano zapłaty należności
- wysokość należności zapłaconej na ten rachunek, a także dzień zlecenia przelewu.
Przepisy przewidują również możliwość wyłączenia odpowiedzialności solidarnej w VAT, pod warunkiem zastosowania mechanizmu podzielonej płatności. Środki pieniężne w tej sytuacji są zgromadzone na wydzielonym rachunku bankowym z ograniczoną możliwością ich dysponowania (możliwość regulacji tylko zobowiązań podatkowych).
Przed podjęciem działań na podstawie prezentowanych informacji rekomendujemy uzyskanie wiążącej opinii ekspertów TPA Poland
