Od 1 stycznia 2022 roku ustawodawca planuje wprowadzić w Polsce Krajowy System e-Faktur (KSeF). W założeniach jest to ogólnokrajowy system do fakturowania oparty na elektronicznej wymianie danych umieszczonych przez podatników na serwerach Ministerstwa Finansów. Zgodnie z planowanymi przepisami każdy przedsiębiorca będzie mieć możliwość wystawienia faktur sprzedaży (w ustrukturyzowanej formie) w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).
Ogólne założenia
Faktury sprzedaży wystawione przez podatników w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będą określane mianem „faktur ustrukturyzowanych”. Faktury te wystawione i udostępnione za pomocą KSeF, będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym jako jedna z dopuszczanych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
W początkowym okresie będzie to rozwiązanie dobrowolne. Przedsiębiorca sam zdecyduje, czy wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, czy też pozostać przy dotychczas stosowanym rozwiązaniu.
Faktury ustrukturyzowane
Faktury ustrukturyzowane to faktury wystawiane przez podatników za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, tj.: Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) oznaczone przydzielonym numerem identyfikującym fakturę w tym systemie. Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF będzie wymagało akceptacji odbiorcy takiej faktury. W sytuacji gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób, np. e-mailem w postaci elektronicznej lub papierowej. Taka faktura zachowa walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF).
Wymiana danych (API)
Projektowane rozwiązanie będzie oparte na modelu poświadczeń, tzn. wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie. Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do KSeF poprzez API. W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie KSeF. Po uwierzytelnieniu się w systemie podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiania i otrzymania faktur ustrukturyzowanych, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur. Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony przez tego podatnika. Wprowadza się możliwość nadania uprawnień do korzystania z KSeF np. dla biura rachunkowego lub konkretnej osoby fizycznej.
Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane (przygotowywane) przez podatnika w lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Mikroprzedsiębiorcy będą mieli też dostęp do funkcjonalności oferowanych przez Ministerstwo Finansów. Zmodyfikowana w tym celu zostanie aplikacja webowa e-Mikrofirma.
Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie KSeF będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
Okres przechowywania
Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (kolejnych egzemplarzy faktury). Faktury ustrukturyzowane będą przechowywane na stałe (przez okres 10 lat) w systemie. Jeżeli odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyraził zgody na jej otrzymanie w KSeF i faktura ustrukturyzowana, która została mu przekazana w inny uzgodniony z nim sposób ulegnie zgubieniu lub zniszczeniu, odbiorca faktury ustrukturyzowanej będzie mógł wystąpić do wystawcy faktury o jej ponowne przekazanie.
Noty korygujące
KSeF nie będzie przewidywał możliwości wystawiania i przesyłania not korygujących w postaci ustrukturyzowanej do faktur ustrukturyzowanych, ze względu na ich specyfikę, tj. okoliczność, że faktury te wymagają akceptacji odbiorcy pierwotnej faktury. Podatnik nie zostanie jednak pozbawiony możliwości wystawiania not korygujących. Noty korygujące będą wystawiane i otrzymywane na zasadach dotychczasowych poza KSeF.
Brak możliwości zastosowania KSeF
W KSeF nie będzie możliwe wystawienie faktur, w odniesieniu do których odrębne przepisy przewidują brak obowiązku ujęcia numeru, za pomocą którego sprzedawca zidentyfikowany jest na potrzeby podatku lub danych umożliwiających jednoznaczną identyfikację nabywcy. W celu każdorazowego ustalenia zakresu elementów gwarantujących możliwość wystawienia dokumentu z wykorzystaniem KSeF zasadnym jest odwołanie się do wzoru faktury ustrukturowanej udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
W systemie KSeF nie będzie także możliwości wystawiania VAT RR, jak i faktur pro forma. VAT RR jest szczególnym dokumentem wystawianym w procedurze dotyczącej rolników ryczałtowych i ma na celu udokumentowanie nabycia przez podatnika VAT produktów rolnych lub usług rolniczych od rolnika ryczałtowego. Termin „faktura pro forma” jest zwyczajowy i nie występuje on w przepisach ustawy o VAT. Wystawienie faktury pro forma nie powoduje skutków w zakresie podatku VAT, tj. obowiązku zapłaty wykazanego w tym dokumencie podatku, ani nie stanowi dla kontrahenta podstawy do odliczenia wykazanego w tym dokumencie podatku VAT.
Struktura logiczna e-Faktury
System KSeF oparty jest na rozwiązaniach informatycznych, a wdrożenie KSeF wymagać będzie aktualizacji stosowanych systemów księgowych. Aby umożliwić dostosowanie systemów informatycznych do wprowadzanych zmian Ministerstwo Finansów opublikowała roboczą wersję struktury logicznej e-Faktury (FA_VAT).
Dla dostawców oprogramowania spoza Polski udostępniona została również dokumentacja struktury logicznej e-Faktury w angielskiej wersji językowej, jako materiał pomocniczy do celów wdrożeniowych.
Zachęty do stosowania KSeF
Przyjęte rozwiązanie pozwoli wystawcy faktury na skorzystanie z prawa do preferencji podatkowych w postaci 40-dniowego terminu zwrotu podatku (obecnie 60 dni) oraz rozliczenia korekty „in minus” za okres wystawienia faktury korygującej, również w przypadku braku zgody odbiorcy faktury ustrukturyzowanej na jej otrzymanie w KSeF.
Zakłada się, że projektowane rozwiązania przyczynią się także do wzmocnienia kontroli prawidłowości rozliczania podatku VAT, ale także uproszczenia samego procesu kontroli rozliczeń u przedsiębiorców, z uwagi na możliwość zdalnego monitorowania przez organy podatkowe obrotu dokumentowanego fakturami.
