Rząd przyjął 9 maja 2023 r. projekt Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Po konsultacjach społecznych wprowadzono szereg zmian w stosunku do pierwotnie zgłoszonego projektu. Główne zmiany w projekcie KSeF obejmują przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia na 1 lipca 2024 r.
Główne zmiany w projekcie KSeF
W ramach dialogu z organizacjami biznesowymi Ministerstwo Finansów zgodziło się wprowadzić szereg zmian w stosunku do pierwotnie zgłoszonego projektu. Poniżej najważniejsze z nich:
- Przesunięcie wejścia w życie ustawy z 1 stycznia na 1 lipca 2024 r.
- Faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.
- Liberalizacja sankcji i ich stosowanie dopiero od 1 stycznia 2025 r.
- W przypadku awarii po stronie podatnika, przewidziano możliwość wystawiania faktur w trybie offline poza KSeF i dostarczenia faktury do KSeF następnego dnia roboczego po wystawieniu offline.
- W okresie awarii i w trybie offline dopuszczone będzie wystawianie faktur korygujących.
- Doprecyzowanie daty wystawienia oraz innych kwestii ważnych dla procesu wystawiania faktur podczas awarii oraz w trybie offline.
- Kurs waluty obcej stosowany do przeliczenia na PLN zostanie utrzymany z dnia poprzedzającego datę wskazaną w polu P_1 faktury ustrukturyzowanej przez jeden dodatkowy dzień do przesłania jej do KSeF.
- Likwidacja not korygujących w KSeF i poza KSeF.
- Faktury z kas rejestrujących będą mogły być wystawiane w dotychczasowej formie do 31 grudnia 2024 r.
- Paragon fiskalny z NIP będzie uznawany jak faktura uproszczona do 31 grudnia 2024 r.
- Wydłużenie o dodatkowe pół roku terminu na wdrożenie KSeF przez podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT – KSeF będzie dla nich obowiązkowy od 1 stycznia 2025 r.
- Bilety spełniające funkcję faktury (w tym paragony na autostradach płatnych) zostają wyłączone z KSeF.
Wyłączone z KSeF będą również faktury wystawiane w procedurach OSS i IOSS.
Główne założenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to centralny system informatyczny, zarządzany przez Ministerstwo Finansów, który został wprowadzony w celu elektronicznego przesyłania faktur między przedsiębiorcami, w tym organami administracji publicznej w Polsce.
KSeF jest platformą umożliwiającą generowanie, wysyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznym. System ten został stworzony w celu zwiększenia efektywności i przejrzystości procesu wystawiania faktur, zmniejszenia obciążeń administracyjnych oraz ograniczenia szarej strefy gospodarczej.
Główne założenia systemu to:
- Elektroniczna wymiana faktur: KSeF ma służyć zastąpieniu tradycyjnej wymiany papierowych faktur między przedsiębiorcami formą elektroniczną. System umożliwia generowanie, przesyłanie, odbieranie i przechowywanie faktur w formacie elektronicznym.
- Uproszczenie i standaryzacja procesu fakturowania: KSeF wprowadza standardowy format elektroniczny faktur, który musi być stosowany przez uczestników systemu. To upraszcza proces fakturowania i zapewnia spójność danych, umożliwiając automatyczną weryfikację i przetwarzanie faktur.
- Zapewnienie bezpieczeństwa i autentyczności: System KSeF opiera się na infrastrukturze klucza publicznego, co zapewnia bezpieczne przesyłanie faktur i uwierzytelnianie uczestników. Faktury są podpisywane cyfrowo, co gwarantuje integralność i autentyczność danych.
- Elektroniczna archiwizacja: KSeF umożliwia przechowywanie faktur w formie elektronicznej przez określony czas. Uczestnicy systemu mają dostęp do swoich archiwów faktur, co ułatwia zarządzanie dokumentacją i audyty.
- Ograniczenie obciążeń administracyjnych: KSeF ma na celu zmniejszenie obciążeń administracyjnych związanych z procesem fakturowania, eliminując konieczność drukowania, wysyłania i przechowywania papierowych faktur. Uproszczenie i automatyzacja procesu ma przyczynić się do oszczędności czasu i kosztów dla przedsiębiorców i administracji publicznej.
- Rozszerzenie cyfryzacji: KSeF jest kolejnym elementem szerokiej inicjatywy cyfryzacji księgowości i rozliczeń podatkowych w Polsce. Ma na celu wspieranie transformacji cyfrowej i wykorzystanie nowoczesnych technologii w procesie wymiany dokumentów i danych między podmiotami gospodarczymi a państwem.
Główne założenia KSeF skupiają się na usprawnieniu, standaryzacji i zabezpieczeniu procesu fakturowania i ograniczeniu biurokracji związanej z wymianą faktur w Polsce.
Wdrożenie KSeF wymaga jednak od podatników poniesienia dużego nakładu czasu związanego w koniecznością przeanalizowania istniejących procesów biznesowych i systemów informatycznych związanych z fakturowaniem.
Konieczna będzie aktualizacja istniejących lub wdrożenie nowych systemów do fakturowania, które zapewnią współpracę z KSeF.
Podmioty objęte KSeF
Podmioty krajowe
Do wdrożenia i stosowania KSeF będą zobligowane wszystkie podmioty mające siedzibę na terytorium Polski.
Zgodnie z przyjętym projektem ustawy, z KSeF zostały wyłączone faktury wystawiane na rzecz konsumentów (czyli tzw. B2C). Podatnicy będą musieli wystawiać je w dotychczasowej formie, co wymaga odpowiedniego dostosowania procesów w tym zakresie, aby uwzględnić różne sposoby wystawiania faktur – inne dla odbiorców krajowych będących przedsiębiorcami, inne dla konsumentów.
Podmioty zagraniczne
Obowiązek KSeF będzie dotyczyć również podmiotów zagranicznych, które mają stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce (z ang. fixed establishment), w zakresie transakcji objętych polskimi przepisami o VAT. Dodatkowo podmioty te (zarejestrowane na VAT w Polsce) będą otrzymywać faktury zakupowe dotyczące polskich transakcji przede wszystkim w systemie KSeF.
Wejście w życie
System KSeF został wprowadzony w Polsce od 1 stycznia 2022 r. na zasadzie dobrowolności. Obecnie e-faktura wystawiona w ramach KSeF działa, jako jedna z dopuszczonych form dokumentowania sprzedaży, obok faktur papierowych i już występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych.
Obowiązkowe stosowanie KSeF rozpocznie się od 1 lipca 2024 r.
Przedsiębiorcy powinni dostosować swoje systemy i procesy fakturowania do wymagań KSeF przed tą datą, aby móc skutecznie korzystać z systemu do wysyłania faktur sprzedaży i pobierania faktur zakupowych.
W razie pytań zapraszamy do kontaktu z naszym ekspertem.
Łukasz Korbas
Partner, Outsourcing księgowości i płac
