Krajowy System e-Faktur – przygotowanie firmy na rewolucję w fakturowaniu

17 października 2023

Rozmowa Joanny Henzel, doradcy podatkowego, Senior Managera z Aleksandrą Sobocińską, Senior Consultantem w TPA Poland. 

 


Podcasty dostępne są również na platformach Spotify | YouTube | Google Podcasts | Apple Podcasts


 

Czasu na wdrożenie obowiązkowego KSeF jest coraz mniej. Warto już rozpocząć odpowiednie prace.

Już od 1 lipca 2024 r. przedsiębiorcy będą mieli obowiązek dokumentowania swojej sprzedaży – towarów bądź usług – przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (tzw. KSeF). Wbrew pozorom czasu na przygotowania do stosowania KSeF nie zostało już wiele, zwłaszcza, że w średnich i dużych firmach na odpowiednie wdrożenie potrzeba około 9 miesięcy. O tym, jakie wyzwania w związku z KSeF stoją przed przedsiębiorcami rozmawiamy w najnowszym podcaście TPA Observer. 

Zacznijmy od przypomnienia, czym KSeF jest. To nic innego, jak system teleinformatyczny Ministerstwa Finansów, który służy do wystawiania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. System ten działa już od początku 2022 r., ale na razie jest on rozwiązaniem dobrowolnym. Jego obligatoryjne stosowanie nastąpi od 1 lipca 2024 r., a dla podatników zwolnionych podmiotowo lub przedmiotowo z VAT od 1 stycznia 2025 r. Ważne jest to, że faktury wystawiane w KSeF będą widoczne nie tylko dla sprzedającego i kupującego, ale również – w czasie rzeczywistym – dla organów podatkowych. 

– Dzięki tej funkcjonalności nastąpi kolejne uszczelnienie systemu podatkowego. Dzięki KSeF organy podatkowe zyskają możliwość bieżącego wglądu w transakcje realizowane przez poszczególnych podatników VAT – ocenia Aleksandra Sobocińska. 

WAŻNE: System KSeF będzie pośrednikiem między wystawcą a nabywcą faktury. Tylko dokument z tego systemu, wystawiony w ustrukturyzowanej formie będzie spełniał definicję faktury.  

 

Wyzwania do pokonania

Wprowadzenie obowiązkowego e–fakturowania w ministerialnym systemie oznacza, że przedsiębiorców czeka prawdziwa rewolucja w zakresie dokumentowania sprzedaży, która będzie wiązała się z koniecznością dostosowania systemów finansowo–księgowych oraz poszczególnych procedur księgowo-biznesowych do nowych obowiązków.  

– Mimo że zmiany w zakresie e–fakturowania wejdą w życie w lipcu 2024 r. rekomendujemy jak najszybsze rozpoczęcie procesu kompleksowego przygotowania się do tego obowiązku – radzi Aleksandra Sobocińska. 

 

Niezbędna weryfikacja

Przed wdrożeniem KSeF warto zacząć od zweryfikowania aktualnych procesów w firmie, które dotyczą fakturowania. Taka inwentaryzacja pozwoli na określenie, jak faktury są generowane, przetwarzane, wysyłane i przechowywane oraz jakie systemy uczestniczą w tych procesach. Mogą to być rozwiązania księgowe, magazynowe czy zarządzania relacjami z klientami typu CRM. Wiedza na temat tych powiązań pomoże ustalić, jak zintegrować KSeF z istniejącymi procedurami i systemami. 

– Zinwentaryzowanie procesów jest szansą na ocenę ich efektywności i identyfikację obszarów, w których można wprowadzić optymalizacje. Analiza pomoże zidentyfikować np. niepotrzebne etapy procesowania faktury czy zbędne zatwierdzenia – wyjaśniają ekspertki TPA Poland. 

Szczegółowy przegląd pozwoli na ocenę wielkości zmian, które zajdą po wdrożeniu KSeF oraz wpływu tych zmian na firmę. Ustalenie zarówno rodzajów transakcji występujących w firmie, jak i procesów związanych z fakturowaniem stworzy swoistą mapę drogową dla dostawcy oprogramowania IT, pozwalającą na bardziej efektywne pod względem czasu, ale i kosztów dostosowanie systemów księgowo-finansowych firmy do KSeF. 

– Również wyznaczenie osób w firmie, które będą odpowiedzialne za e-fakturowanie w KSeF jest kluczowe i zapewni klarowność podziału obowiązków – wskazuje Aleksandra Sobocińska. 

 

Potrzebna autoryzacja

Joanna Henzel dodaje, że należy także pamiętać o autoryzacji firmy w systemie KSeF. Autoryzacja pozwoli na dostęp do systemu i umożliwi firmie zarówno wystawianie, jaki i odbieranie faktur przez ten system.  

Spółka posiadająca elektroniczną pieczęć kwalifikowaną z numerem NIP ma prawo korzystać z KSeF na podstawie uprawnień właścicielskich. W tej sytuacji nie ma konieczności zgłaszania w urzędzie skarbowym dodatkowych zawiadomień.  

W przypadku spółek nieposiadających pieczęci elektronicznych pieczęci kwalifikowanych, konieczne jest złożenie w urzędzie skarbowym dokumentu ZAW-FA i wskazanie osoby lub osób, które będą uprawnione do korzystania z systemu KSeF w imieniu spółki. Dokument ZAW-FA pozwala na nadawanie oraz zmianę uprawnień dostępu do systemu KSeF. 

Warto pamiętać że osoby te będą miały wgląd do wszystkich faktur przychodowych i kosztowych spółki, znajdujących się w systemie KSeF. Pojawia się zatem kwestia uprawnień poszczególnych pracowników firmy oraz zarządzania tymi uprawnieniami. 

– Warto rozważyć wdrożenie rozwiązań IT pozwalających na tzw. tajny obieg faktur w systemie KSeF, tj. odpowiednie ustawienie uprawnień poszczególnych osób i jednostek organizacyjnych firmy. Ten temat warto już poruszyć z dostawcą oprogramowania – podpowiada Joanna Henzel.  

WAŻNE: Przedsiębiorca, który prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą, musi dokonać autoryzacji profilu KSeF za pomocą profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Alternatywnym rozwiązaniem jest złożenie zawiadomienia ZAW-FA w formie papierowej w urzędzie skarbowym.  

 

Bez testów ani rusz

Gdy firma będzie mogła już logować się na serwery Ministerstwa Finansów w KSeF, warto rozpocząć proces testowania wystawiania i odbierania faktur w systemie, w tzw. środowisku przedprodukcyjnym.  

– Dzięki takim testom możliwe jest zidentyfikowanie ewentualnych problemów związanych z KSeF i ich naprawienie przed terminem obowiązkowego wdrożenia. Ponadto, odpowiednio wyciągnięte wnioski z testów mogą posłużyć do opracowania szkoleń dla pracowników zaangażowanych w proces obsługi faktur ustrukturyzowanych – wyjaśnia Aleksandra Sobocińska. 

WAŻNE: Aby przetestować wersję przedprodukcyjną aplikacji KSeF, należy zalogować się do niej za pośrednictwem strony rządowej https://ksef-demo.mf.gov.pl/web/login. 

Trzeba pamiętać – co podkreślają w podcaście Ekspertki TPA – oprogramowanie używane przez firmę powinno być w pełni zintegrowanie z KSeF. Na początku należy sprawdzić, czy posiadane narzędzie jest zdolne do generowania, przetwarzania i odbierania dokumentów w formacie XML zgodnym wymaganiami Ministerstwa Finansów. 

Weryfikacja techniczna powinna uwzględniać również aspekty związane z bezpieczeństwem. Oprogramowanie musi posiadać mechanizmy zabezpieczające dane, takie jak szyfrowanie, kontrole dostępu, audytowanie działań itp., aby zapewnić ochronę informacji zawartych w fakturach. Na koniec niezbędne jest przygotowanie harmonogramu wdrożenia. Biorąc pod uwagę, że do momentu wejścia w życie obowiązkowego KSeF zostało 9 miesięcy, należy jak najszybciej zapewnić zasoby, zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne, aby zakończyć projekt wdrożeniowy na czas. 

 

Możliwe sankcje

W kontekście przygotowywania się na przejście na obowiązkowy KSeF warto pamiętać o możliwych sankcjach. Przepisy przewidują bowiem, że na podatników zobowiązanych do korzystania z KSeF będą mogły zostać nałożone kary w przypadku:  

  • niewystawienia faktury ustrukturyzowanej przy użyciu KSeF, pomimo takiego obowiązku; 
  • wystawienia faktury niezgodnej ze wzorem, gdy KSeF będzie niedostępny. Dotyczy to zarówno sytuacji awarii po stronie Ministerstwa Finansów, jak i awarii oprogramowania podatnika połączonego z KSeF. W obu tych przypadkach podatnik będzie zobowiązany do wystawienia faktur zgodnych ze wzorem XML udostępnionym przez ministerstwo; 
  • kara może zostać nałożona również w przypadku, gdy po okresie zakończenia awarii podatnik nie przesłał faktury do KSeF. Podatnik ma obowiązek przesłania faktury w terminie: (1) następnego dnia roboczego, gdy awaria nastąpiła po jego stronie oraz (2) w ciągu 7 dni od daty ustania awarii po stronie ministerstwa.  

Kara pieniężna będzie wynieść do 100% kwoty VAT wykazanego na tej fakturze, a w przypadku faktury bez wykazanego podatku do 18,7% kwoty należności ogółem.  

System kar zacznie obowiązywać jednak z pewnym opóźnieniem i wejdzie w życie pół roku po rozpoczęciu działania obowiązkowej platformy KSeF, czyli od początku 2025 roku.  

 

 

Co jeszcze w podcaście? 

  • Kogo obejmą nowe obowiązki? 
  • Co KSeF oznacza dla podmiotów zagranicznych? 
  • Jakie transakcje zostaną objęte obowiązkowym KSeF? 
  • Jak w KSeF będą wystawiane faktury zaliczkowe i faktury korygujące? 
  • Czy w KSeF będzie dostępne samofakturowanie i jak będzie wyglądać w praktyce? 
  • Jakich faktur i dokumentów nie trzeba wystawiać w systemie KSEF? 
  • Czym dokładnie będzie faktura ustrukturyzowana? 

Chcesz wiedzieć więcej o KSeF i poznać niezbędne kroki przygotowania firmy do jego obowiązkowego stosowania? Odsłuchaj podcast TPA Observer.