Krajowy System e-Faktur (KSeF) – najważniejsze informacje

Obowiązkowe wdrożenie KSeF zostało wyznaczone na 1 lipca 2024 r. Dotyczy ono wszystkich podmiotów mających siedzibę na terytorium Polski oraz podmiotów zagranicznych posiadających w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności (ang. fixed establishment). Jedynie małe i średnie firmy zwolnione z VAT mogą poczekać z jego wdrożeniem do 1 stycznia 2025 r.

Jeżeli jeszcze nie rozpoczęli Państwo przygotowań do wdrożenia KSeF, warto to zrobić jak najszybciej z uwagi na kompleksowość tego procesu oraz potencjalne trudności natury praktycznej, które mogą się z tym wiązać. Jeżeli natomiast rozpoczęli już Państwo ten proces, to zalecamy weryfikację aktualnego statusu wdrożenia systemu w Państwa firmie, a w przypadku jego zakończenia przeprowadzenie audytu powdrożeniowego.

Warto pamiętać, że sankcje za nieprawidłowości w zakresie KSeF będą mogły być nakładane na przedsiębiorców od 1 stycznia 2025 r.

Poniżej prezentujemy podsumowanie najistotniejszych informacji dotyczących KSeF.

Podstawowe informacje

KSeF to platforma do generowania, wysyłania, odbierania i przechowywania faktur w formacie elektronicznym.

Wprowadzenie KSeF oznacza co do zasady eliminację papierowych faktur w obrocie pomiędzy przedsiębiorcami oraz ujednolicenie formatu faktur. Jest to kolejny element inicjatywy cyfryzacji księgowości i rozliczeń podatkowych w Polsce.

Korzystanie z KSeF może odbywać się na trzy różne sposoby:

• poprzez program księgowy przedsiębiorstwa zintegrowany bezpośrednio z KSeF przy wykorzystaniu API;
• przy wykorzystaniu zewnętrznej platformy lub dodatkowego narzędzia łączącego się z KSeF;
• za pomocą bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów (Aplikacja Podatnika KSeF, e-mikrofirma).

W praktyce, w większości przypadków konieczna jest aktualizacja istniejących lub wdrożenie nowych systemów do fakturowania, które zapewnią współpracę z KSeF.

Faktura wystawiona przy użyciu KSeF (tzw. faktura ustrukturyzowana) jest plikiem xml, ma przydzielony numer identyfikujący ją w systemie i wystawiana jest według określonego schematu, który można podejrzeć na stronie Ministerstwa Finansów (dokumentacja struktury logicznej FA(2), wzór w formacie xsd, broszura informacyjna).

Aby mieć dostęp do systemu należy dokonać uwierzytelnienia podmiotu, przy czym osoby uprawnione do reprezentacji spółki, wpisane do KRS nie będą posiadać automatycznie uprawnień do korzystania z KSeF. Dla dokonania uwierzytelnienia konieczne jest wyrobienie pieczęci elektronicznej z NIP albo wybranie osoby, która będzie działała w imieniu spółki i jej zgłoszenie za pośrednictwem formularza ZAW-FA.

W systemie występują 4 rodzaje uprawnień, które – drogą elektroniczną – może nadawać osoba uprawniona, zgłoszona uprzednio w trybie uwierzytelnienia:

• do nadawania, zmiany, odbierania uprawnień do korzystania z KSeF;
• do wystawiania faktur;
• do dostępu do faktur;
• do upoważnienia podmiotu trzeciego do samofakturowania.

Logowanie do systemu może odbywać się m.in. poprzez wygenerowany token. Obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF mają wszystkie podmioty mające siedzibę na terytorium Polski oraz podmioty zagraniczne, które posiadają stałe miejsce prowadzenia działalności dla celów VAT w Polsce (ang. fixed establishment). Obowiązek ten nie dotyczy faktur konsumenckich oraz faktur wystawianych w procedurach OSS i IOSS, a także biletów spełniających funkcję faktury (np. paragony na autostradach płatnych).

Otrzymywanie faktur

Nabywca odbiera faktury poprzez KSeF przy użyciu swojego systemu księgowego (synchronizacja API) lub poprzez narzędzia udostępnione przez MF (Aplikacja Podatnika KSeF) lub za pomocą kodu QR.

Momentem otrzymania faktury jest dzień przydzielenia numeru identyfikującego w systemie, zatem nie ma znaczenia faktyczny moment odbioru faktury przez nabywcę. Jest to szczególnie istotne w kontekście braku powiadomień o wystawionej fakturze. Faktura otrzymywana jest w formacie xml.

W przypadku nabywców bez dostępu do KSeF, np. podmiot zagraniczny, który nie ma stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, istnieje możliwość wysyłki wizualizacji faktury przez e-mail, przy czym musi ona zostać oznaczona kodem weryfikującym (kod QR).

Nabywca nie ma możliwości wystawienia noty korygującej. Jedyną możliwością skorygowania danych jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.

Przy opłacaniu faktury konieczne będzie podanie w tytule przelewu numeru faktury nadawanego przez KSeF lub identyfikatora zbiorczego (od 1 lipca 2024 r. do 31 grudnia 2024 r. obowiązek ten dotyczyć będzie jedynie płatności dokonywanych w ramach mechanizmu podzielonej płatności). Obowiązek ten nie będzie dotyczyć faktur wystawianych podczas niedostępności systemu. W obecnej chwili nie przewidziano sankcji za uchybienie temu obowiązkowi.

Checklista – co należy zrobić już teraz?

• Przygotowanie środowiska do korzystania z KSeF, zapewnienie jego integracji i zgodności wystawianej przez system faktury ze schematem faktury ustrukturyzowanej. Implementacja sposobów autoryzacji (podpis elektroniczny, profil zaufany ePUAP).
• Nadanie uprawnień do KSeF za pomocą m.in. ZAW-FA.
• Określenie procedur wewnętrznych w zakresie procesu wystawiania faktur (np. kwestia częstotliwości ich wysyłki do KSeF po wystawieniu w systemie księgowym, wprowadzenie mechanizmów sprawdzających zgodność pliku xml z wzorem struktury logicznej faktury).
• Określenie procedur wewnętrznych w zakresie procesu odbierania faktur (np. częstotliwość weryfikacji systemu, zapewnienie automatycznego pobierania faktur z systemu za pomocą oprogramowania).
• Dokonanie uzgodnień z kontrahentami w zakresie fakturowania, np. kwestia wysyłki załączników lub wizualizacji.

Jak możemy pomóc?

Oferujemy kompleksowe wsparcie merytoryczne, aby na czas i w pełni przygotować Państwa firmę do nowych obowiązków. Nasi doradcy zapewnią Państwu pomoc podczas całego procesu wdrażania e-Faktur, obejmującą m.in.:

• Przedstawienie głównych wymogów co do obiegu faktur w KSeF oraz szczegółowego zakresu danych wymaganych w ramach struktury e-Faktury ze wskazaniem ich obligatoryjności lub opcjonalności;
• Audyt gotowości na wdrożenie KSeF, w ramach którego zweryfikujemy i zmapujemy obecnie funkcjonujące procesy związane z wystawianiem i odbieraniem faktur, w celu oceny ryzyk podatkowych związanych z aktualnym modelem fakturowania w kontekście wdrożenia KSeF. Wskażemy rekomendacje odnośnie zmian koniecznych do wprowadzenia w istniejącym procesie fakturowania w celu zapewnienia prawidłowego obiegu faktur przez KSeF oraz spełnienia struktury logicznej e-Faktury;
• Wparcie powdrożeniowe – sprawdzenie, czy zastosowane rozwiązanie dla e- Faktur zostało zaimplementowane prawidłowo i spełnia wymogi KSeF;
• Przygotowanie lub dostosowanie procedur wewnętrznych w Spółce regulujących: obieg e-Faktur, równoległe funkcjonowanie tradycyjnych faktur, zasady postępowania na wypadek awarii, zasady obiegu i archiwizacji dokumentacji, odpowiedzialności za wystawianie i wysyłkę e-Faktur, a także wpływu e-Faktur na rozliczenia VAT;
• Dostosowanie klauzul umownych, a także doradztwo w zakresie wpływu wdrożenia e-Faktur na istniejące stosunki kontraktowe, w tym ustalenia dotyczące terminów płatności, sposobu doręczeń, korygowania faktur i udzielania rabatów objętych e-Fakturami;
• Analizę przyjętych rozwiązań dotyczących e-Faktur w kontekście obowiązku składania sprawozdań dotyczących zatorów płatniczych;
• Przygotowanie dokumentacji pracowniczej pod kątem korzystania z KSeF i zabezpieczenia interesów pracodawcy;
• Bieżące doradztwo w zakresie KSeF (tzw. hotline KSeF) – wsparcie merytoryczne przez naszych ekspertów w zakresie wszelkich interesujących Państwa zagadnień dot. KSeF.

Powyższe treści zostały przygotowane wyłącznie w celach informacyjnych i ma charakter ogólny. Każdorazowo przed podjęciem działań na podstawie prezentowanych informacji rekomendujemy uzyskanie wiążącej opinii ekspertów TPA Poland.