Wraz z nowelizacją przepisów dotyczących doręczeń elektronicznych, podmioty niepubliczne wpisane do Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), muszą przygotować się na istotne zmiany w sposobie prowadzenia korespondencji z administracją publiczną – wprowadzenie e-Doręczeń. Planowane terminy obowiązywania e-Doręczeń, które miały stopniowo wchodzić w życie do końca 2023 roku, zostały przesunięte. Powodem był brak pełnej gotowości systemu informatycznego. Nowy harmonogram przewiduje dla podmiotów niepublicznych okres przejściowy od 1 stycznia 2025 do 1 października 2026 roku.
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to nowa forma oficjalnej korespondencji elektronicznej i narzędzie, które umożliwia przedsiębiorcom oraz innym podmiotom bezpieczną i sprawną wymianę dokumentów z organami publicznymi. Ma ona zastąpić tradycyjne przesyłki polecone za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, gdyż w ramach usługi wystawiane będą dowody wysłania i otrzymania przesyłki przez adresata. Zgodnie z nowymi przepisami, wszystkie podmioty objęte ustawą muszą utworzyć adres do doręczeń elektronicznych i zgłosić go do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), co umożliwi skuteczne doręczenie dokumentów. Podczas gdy organy publiczne zobowiązane będą do korzystania z usług operatora wyznaczonego, którym jest Poczta Polska, przedsiębiorcy będą mieć możliwość wyboru bądź operatora wyznaczonego, bądź też jednego z kwalifikowanych dostawców usługi e-Doręczeń.
Harmonogram wprowadzenia obowiązku e-Doręczeń dla poszczególnych podmiotów niepublicznych
Wdrożenie e-Doręczeń zakłada stopniowe rozłożenie obowiązku na różne grupy podmiotów wpisane do KRS i CEIDG – zarówno te nowo rejestrowane, jak i te już działające.
Dla firm i organizacji zarejestrowanych w KRS, obowiązek wprowadzenia e-Doręczeń zależy od daty rejestracji:
- Od 1 stycznia 2025 r. – wszystkie nowo rejestrowane podmioty w KRS będą musiały jednocześnie złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń. Oznacza to, że proces rejestracji firmy w KRS automatycznie obejmie także założenie adresu e-Doręczeń.
- Od 1 kwietnia 2025 r. – wszystkie firmy, organizacje i inne podmioty, które były już zarejestrowane w KRS przed 1 stycznia 2025 r., będą zobowiązane do utworzenia adresu do e-Doręczeń najpóźniej do tej daty.
Terminy obowiązku wprowadzenia e-Doręczeń w przypadku firm rejestrujących się lub zarejestrowanych w CEIDG:
- Od 1 stycznia 2025 r. – wszystkie nowo zakładane firmy, które będą składały wniosek o wpis do CEIDG, muszą jednocześnie złożyć wniosek o utworzenie adresu do e-Doręczeń.
- Od 1 lipca 2025 r. – firmy, które zostały zarejestrowane przed 31 grudnia 2024 r., a po 30 czerwca 2025 r. dokonają jakiejkolwiek zmiany we wpisie, będą zobowiązane do założenia adresu do e-Doręczeń przy tej okazji.
- Od 1 października 2026 r. – firmy, które zostały zarejestrowane przed końcem 2024 r. i nie wprowadzą żadnych zmian w CEIDG do tego momentu, będą miały obowiązek utworzenia adresu do e-Doręczeń najpóźniej do tego terminu.
Wyzwania i możliwości stojące przed przedsiębiorcami
Wdrożenie systemu e-Doręczeń oznacza dla przedsiębiorców konieczność dostosowania swoich procesów administracyjnych, informatycznych i procedur wewnętrznych do nowych wymogów legislacyjnych. Może to wymagać od właścicieli i zarządów firm pewnych inwestycji finansowych i czasowych, aby po pierwsze – przygotować zaplecze techniczne w określonym przez ustawodawcę terminie, a po drugie – zapewnić pracownikom odpowiednie szkolenia z korzystania z nowych systemów i procedur doręczeń elektronicznych. Firmy muszą także zadbać o prawidłowe monitorowanie korespondencji, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych wynikających z nieodebrania pism, co mogłoby mieć poważne konsekwencje, zwłaszcza dla podmiotów działających na rynkach regulowanych.
Z drugiej strony wprowadzenie systemu e-Doręczeń daje firmom nowe możliwości – przede wszystkim uproszczenie procesu wymiany dokumentów z organami publicznymi, co oznacza szybsze załatwianie spraw urzędowych (np. przyspieszenie trwających postępowań), jak i zmniejszenie kosztów związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów.
Przesunięcie terminów obowiązywania e-Doręczeń dało przedsiębiorcom dodatkowy czas na dostosowanie się do nadchodzących zmian. Podmioty, które jeszcze tego nie zrobiły, powinny już teraz rozpocząć przygotowania do wdrożenia tego systemu, aby zapewnić realizację ustawowego obowiązku w terminie.
