Aby dokument mógł zostać uznany za fakturę na gruncie przepisów o podatku od towarów i usług, musi zawierać elementy wymienione w art. 106e ust.1 ustawy o VAT. Jednym z obowiązkowych elementów faktury VAT jest numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. W obrocie gospodarczym zdarza się, że w wyniku pomyłki na fakturze zostaje wskazany błędny NIP kontrahenta.
Co zrobić więc, gdy odkryjemy, że w otrzymanej przez nas fakturze widnieje błąd w NIP?
Ustawodawca wprost odniósł się do sytuacji, w której otrzymana faktura zawiera pomyłki. Zgodnie z art. 106k ustawy o VAT, nabywca sam może wystawić dokument będący notą korygującą w odniesieniu do tzw. wadliwości mniejszej wagi, którymi są błędy w pozycjach faktury inne niż wskazane w art. 106e ust. 1 pkt. 8-15 ustawy o VAT. Mogą to być takie błędy jak:
- brak imienia i nazwiska podatnika,
- brak umieszczenia daty sprzedaży towaru lub usługi,
- pomyłki w dacie wykonania dostawy towarów lub wykonania usługi,
- pomyłki w adresie podatnika,
- błędny numer NIP.
Nota korygująca wymaga akceptacji wystawcy faktury, przy czym ustawodawca nie precyzuje sposobu akceptacji. Może to być więc jej podpisanie przez sprzedawcę lub potwierdzenie jej otrzymania przez sprzedawcę przekazane drogą elektroniczną.
Błąd ten może także naprawić podmiot wystawiający fakturę poprzez wystawienie faktury korygującej. Taki sposób, obok możliwości wystawienia noty korygującej, podaje Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 2 lutego 2022 r. (nr 0111-KDIB3-1.4012.942.2021.1.KO). Faktura korygująca powinna zawierać poprawione dane nabywcy. Podkreślamy jednak, że zgodnie ze stanowiskiem organu, błędnym jest wyzerowanie pierwotnej faktury i wystawienie kolejnej. Faktura korygująca „do zera” przewidziana jest jedynie dla sytuacji, gdy nie doszło do dokonania dostawy lub wykonania usługi. Organ wskazuje także, że fakt, że podmiot nie ma technicznie możliwości skorygowania samych danych nabywcy, nie uzasadnia takiego działania.
Co jednak w przypadku, gdy pozyskanie faktury korygującej od sprzedawcy lub też akceptacji wystawionej noty korygującej jest utrudnione bądź niemożliwe? Czy pomimo takiej okoliczności możemy odliczyć VAT z takiej faktury?
Jeśli faktura nie odzwierciedla fałszywych zdarzeń gospodarczych, a błędy są jedynie wadami technicznymi i nie mają znaczenia dla wysokości zobowiązania podatkowego, to taki dokument może stanowić podstawę do odliczenia podatku naliczonego. Takie stanowisko zajął Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 20 czerwca 2023 r. (nr 0113-KDIPT1-3.4012.210.2023.2.JM). Organ wskazał, że przedsiębiorca ma prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktur, które dokumentują rzeczywiste transakcje gospodarcze, nawet jeśli faktury te nie zawierają numeru NIP lub zawierają błędny numer NIP, pod warunkiem, że możliwa jest identyfikacja nabywcy na podstawie pozostałych danych zawartych na fakturze.
W praktyce może zdarzyć się, że błąd w NIP lub też jego brak zostanie zauważony dopiero w ramach prowadzonych przez organ czynności sprawdzających lub kontrolnych. Organ może poprosić podatnika o pozyskanie noty korygującej lub faktury korygującej, aczkolwiek nie powinien zakwestionować samego odliczenia podatku naliczonego.
Jak będzie wyglądać kwestia poprawy błędnego NIPu w KSeF?
Po wprowadzeniu obligatoryjnego KSeF jedyną możliwością dokonania korekty w przypadku błędu lub braku NIP będzie wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę. Przepis przewidujący możliwość wystawienia noty korygującej zostanie bowiem uchylony, a dokumenty te znikną z obrotu gospodarczego. Pozyskanie dokumentu z poprawnymi danymi może być więc jeszcze bardziej problematyczne niż obecnie. Niemniej, prawo do odliczenia VAT naliczonego nie powinno być kwestionowane w przypadku pozytywnej identyfikacji nabywcy w oparciu o pozostałe dane zawarte w fakturze.
