9 lipca 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało długo oczekiwane objaśnienia podatkowe z dnia 3 lipca 2025 r. dotyczące stosowania klauzuli rzeczywistego właściciela („beneficial owner”) dla celów podatku u źródła (WHT). Finalny dokument istotnie odbiega od wcześniejszych projektów, co do których zgłaszano liczne uwagi w toku konsultacji podatkowych. Opublikowane objaśnienia są efektem szeroko zakrojonych konsultacji z udziałem doradców podatkowych, przedsiębiorców oraz przedstawicieli administracji publicznej.
Objaśnienia WHT dotyczą kluczowego dla praktyki podatkowej zagadnienia – weryfikacji prawa do preferencyjnego opodatkowania dochodów pasywnych (dywidend, odsetek, należności licencyjnych), wypłacanych podmiotom zagranicznym. Podstawową kwestią pozostaje określenie, kto rzeczywiście jest uprawniony do danej płatności.
Trzy warunki uznania za rzeczywistego właściciela
Zgodnie z objaśnieniami, dla uznania odbiorcy należności za jej rzeczywistego właściciela muszą zostać spełnione łącznie trzy przesłanki, wynikające z ustaw o CIT i PIT:
- otrzymywanie należności dla własnej korzyści;
- brak obowiązku przekazania całości lub części tej należności innemu podmiotowi;
- prowadzenie rzeczywistej działalności gospodarczej.
Pierwsze dwie przesłanki oznaczają łącznie konieczność posiadania przez odbiorcę ekonomicznego władztwa nad płatnością.
Ministerstwo wskazuje na przykładowe oznaki pośrednictwa, takie jak: brak ponoszenia ryzyka ekonomicznego dotyczącego należności, brak wykazana otrzymanej należności jako przychodu dla celów podatkowych, niski poziom marży realizowanej na przekazywanych płatnościach, brak reinwestycji otrzymanych środków, ich przekazywanie do kolejnego podmiotu, w szczególności w krótkich odstępach czasu.
Bazując na powyższych przykładach oznak pośrednictwa, można zasadniczo próbować sformułować przesłanki wskazujące na posiadanie ekonomicznego władztwa nad płatnością, takie jak: ponoszenie ryzyka ekonomicznego dotyczącego należności, jej wykazane jako przychodu dla celów podatkowych, reinwestowanie otrzymanych środków, czy realizacja odpowiedniej marży w przypadku dalszego przekazywania płatności.
Czym jest rzeczywista działalność gospodarcza?
Objaśnienia szczegółowo omawiają pojęcie rzeczywistej działalności gospodarczej, stanowiącej trzecią przesłankę do spełnienia statusu „beneficial owner”.
Jasno wskazano, że samo formalne prowadzenie działalności nie wystarczy. Kontekst konkretnej płatności jest decydujący – nawet rozbudowana działalność operacyjna spółki może nie być uznana za rzeczywistą w odniesieniu do danej transakcji, jeśli podmiot:
- jedynie pośredniczy w przekazywaniu tej należności;
- nie otrzymuje jej dla własnej korzyści;
- lub nie ponosi związanego z nią ryzyka gospodarczego.
Substrat majątkowo-osobowy jako warunek działalności
Aby mówić o rzeczywistej działalności gospodarczej, podmiot musi dysponować tzw. substratem majątkowo-osobowym, który umożliwia mu samodzielne funkcjonowanie w obrocie gospodarczym.
Kluczowe elementy tego substratu to:
- własny majątek, którym spółka (tj. podmiot zagraniczny analizowany pod kątem definicji „beneficial owner”) rzeczywiście dysponuje;
- biuro – fizyczna siedziba, a nie tylko adres rejestracyjny;
- zatrudniony personel, którego wynagrodzenie jest pokrywane przez spółkę;
- zarząd z odpowiednimi kwalifikacjami i wiedzą, wykonujący realne funkcje zarządcze;
- samodzielność decyzyjna zarządu – brak konieczności konsultacji decyzji z podmiotami trzecimi;
- rachunki bankowe, nad którymi spółka sprawuje pełną kontrolę i wykorzystuje je w codziennej działalności (w tym, dla celów realizacji płatności z tytułu kosztów ponoszonych w związku z posiadanym substratem majątkowo-osobowym).
Podejście TSUE i międzynarodowe standardy
Nowe objaśnienia są spójne z podejściem wypracowanym na poziomie Trybunału Sprawiedliwości Unii Europejskiej (TSUE) i instytucji międzynarodowych, takich jak OECD. W sprawie Cadbury Schweppes TSUE odmówił korzyści traktatowych tzw. spółkom wydmuszkom (letterbox companies), które:
- nie posiadały personelu ani majątku;
- nie prowadziły realnej działalności;
- funkcjonowały wyłącznie w celu optymalizacji podatkowej.
Trybunał podkreślił konieczność badania realiów funkcjonowania podmiotu, takich jak:
- sposób zarządzania majątkiem;
- struktura wydatków;
- bilans i sprawozdawczość finansowa;
- zatrudnienie (liczba pracowników i ich kompetencje);
- zaplecze lokalowe i techniczne.
Holdingi – szczególna kategoria, szczególne kryteria
Objaśnienia wskazują, że niższy poziom substratu majątkowo-osobowego może być wystarczający w przypadku podmiotów, których działalność nie wymaga rozbudowanej struktury – jak np. spółki holdingowe. Niemniej jednak, nawet w ich przypadku musi istnieć realne zaangażowanie w działalność gospodarczą, odzwierciedlone w kosztach, ryzyku i zarządzaniu majątkiem.
Zgodnie z objaśnieniami MF, w przypadku spółek holdingowych posiadanie substratu majątkowo-osobowego sprowadza się, co do zasady, do odpowiednio doświadczonego personelu, faktycznie zaangażowanego w działalność podmiotu, posiadającego wystarczającą wiedzę ekspercką i wyposażonego w odpowiedni sprzęt biurowy.
Okoliczności świadczące o braku rzeczywistej działalności
Wśród czynników podważających istnienie rzeczywistej działalności znalazły się m.in.:
- zarząd złożony z tzw. dyrektorów nominowanych, działających usługowo dla wielu podmiotów;
- brak faktycznego przypisania kompetencji członkom zarządu;
- zatrudnienie jedynie personelu administracyjnego;
- outsourcing podstawowych funkcji (siedziby, dyrekcji, obsługi administracyjnej);
- szerokie korzystanie z usług powierniczych;
- podejmowanie decyzji przez doradców z innych krajów (niż kraj siedziby spółki czy kraj realizowanej inwestycji).
Pojedyncza okoliczność tego typu nie przesądza jeszcze negatywnie o statusie rzeczywistego właściciela – decyduje analiza całokształtu faktów i okoliczności.
Ekonomiczne ponoszenie kosztów jako warunek działalności
Kluczowym wyznacznikiem realnej działalności gospodarczej jest ponoszenie kosztów substratu majątkowo-osobowego – niezależnie od formy prawnej (własność, najem, leasing, dzierżawa, outsourcing, zatrudnienie, współpraca). Również spółki o uproszczonej strukturze muszą wykazać samodzielność operacyjną i ponoszone ryzyko gospodarcze, np. przez posiadanie niezależnych rachunków bankowych i prowadzenie bieżących rozliczeń związanych z prowadzoną działalnością.
Podsumowanie
Rzeczywista działalność gospodarcza to nie tylko formalne istnienie i rejestracja spółki, ale przede wszystkim realna aktywność biznesowa, prowadzona samodzielnie, na własny rachunek i obarczona ryzykiem gospodarczym. Ocena tej przesłanki wymaga każdorazowo szczegółowej analizy faktycznej konkretnego podmiotu w odniesieniu do konkretnej otrzymywanej przez ten podmiot należności pasywnej.
