Za pośrednictwem interpelacji poselskiej nr 10362 zwrócono się do Ministra Finansów z licznymi pytaniami dotyczącymi podatku u źródła (WHT) oraz certyfikatów rezydencji podatkowej, tj. dokumentów umożliwiających zastosowanie preferencji w podatku u źródła. W odniesieniu do certyfikatów pojawiły się pytania o możliwość zniesienia lub wprowadzenia uproszczeń dla obowiązku ich pozyskiwania, w przypadku nabywania przez polskie podmioty od podmiotów zagranicznych usług niematerialnych (podlegających pod reżim opodatkowania WHT).
Powyższy postulat zaproponowała firma, która działa jako pośrednik w transakcjach między freelancerami, a ich klientami, ułatwiając prawidłowe rozliczanie usług, w tym tych świadczonych transgranicznie. Firma podkreślała, że przewidziane w przepisach o podatku u źródła obowiązki płatników WHT (tj. polskich podmiotów) w zakresie pozyskiwania certyfikatów rezydencji podatkowej zagranicznych kontrahentów, są zbyt skomplikowane, czasochłonne i kosztowne, co w praktyce nie sprzyja współpracy polskich firm z zagranicznymi kontrahentami.
Kluczowy charakter certyfikatu rezydencji podatkowej
Przypomnijmy, że certyfikat rezydencji podatkowej to dokument potwierdzający miejsce zamieszkania lub siedzibę podmiotu dla celów podatkowych w danym państwie. Jest to wyjątkowo istotny dokument w kontekście podatku u źródła..
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy o CIT (oraz art. 29 ust. 1 pkt 5 ustawy o PIT), wynagrodzenia wypłacane nierezydentom z tytułu określonych usług niematerialnych – m.in. usług doradczych, księgowych, prawnych, reklamowych czy zarządzania i kontroli – podlegają co do zasady opodatkowaniu podatkiem WHT w wysokości 20%. Przy czym, Polska posiada sieć około 90 umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (dalej: UPO), które w odniesieniu do usług niematerialnych co do zasady pozwalają na niepobieranie podatku u źródła. Innymi słowy, według UPO wynagrodzenie za usługi niematerialne powinno podlegać opodatkowaniu w kraju siedziby podmiotu świadczącego te usługi, a nie w kraju z którego wynagrodzenie za usługi jest wypłacane, w którym znajduje się ich odbiorca. UPO przewidują zatem brak obowiązku poboru podatku w państwie źródła (w analizowanej sytuacji – w Polsce).
Jednak warunkiem zastosowania powyższej preferencji przewidzianej w UPO (tj. prawa do niepobierania podatku u źródła) jest posiadanie przez płatnika WHT (tj. przez polski podmiot) ważnego certyfikatu rezydencji podatkowej zagranicznego kontrahenta (art. 26 ust. 1 ustawy o CIT i odpowiednio art. 29 ust. 2 ustawy o PIT). Brak certyfikatu zasadniczo wiąże się z koniecznością poboru podatku WHT według podstawowej 20% stawki, który następnie może zostać odzyskany dopiero poprzez długotrwałą procedurę stwierdzenia nadpłaty i zwrotu podatku..
Argumentacja interpelacji poselskiej
W uzasadnieniu interpelacji poselskiej nr 10362 wskazano, że obecny obowiązek pozyskiwania certyfikatów rezydencji podatkowej jest nieadekwatny do specyfiki współczesnego rynku usług, który w dużej mierze opiera się na międzynarodowych współpracach online i zdalnym świadczeniu usług.
Szczególnie jest to widoczne na przykładzie współczesnych freelancerów, którzy często realizują krótkie zlecenia lub projekty zdalne, a uzyskanie od nich papierowego lub elektronicznego certyfikatu rezydencji podatkowej, wydanego przez administrację podatkową ich kraju, w praktyce bywa często trudne. W konsekwencji polskie firmy – szczególnie te mniejsze – mogą rezygnować z podejmowania takich międzynarodowych współprac.
W związku z powyższym, w interpelacji zapytano m.in. czy przewidywana jest nowelizacja ww. art. 26 ustawy o CIT (odpowiednio art. 29 ustawy o PIT) lub ograniczenie biurokratyzacji i uproszczenia w tym zakresie. Zapytano również o to jakie stanowisko zajmuje Ministerstwo Finansów wobec postulatu całkowitego zniesienia konieczności posiadania przez polskie podmioty certyfikatów rezydencji ich zagranicznych kontrahentów w przypadku nabywania od nich usług niematerialnych.
Stanowisko Ministerstwa Finansów
W odpowiedzi na interpelację poselską z 3 lipca 2025 r. (nr DD4.054.1.2025) potwierdzono jednoznacznie, że nie jest obecnie rozważana nowelizacja wspominanych przepisów ustawy o CIT oraz ustawy o PIT, jak również nie jest planowane wprowadzenie innych systemowych rozwiązań lub uproszczeń skutkujących zniesieniem konieczności dokumentowania miejsca zamieszkania lub siedziby zagranicznych kontrahentów za pomocą certyfikatu rezydencji podatkowej.
Ministerstwo Finansów podkreśliło, że uzyskanie certyfikatu rezydencji podatkowej zagranicznego podmiotu służy przede wszystkim ustaleniu i potwierdzeniu, która konkretnie UPO znajduje wobec niego zastosowanie. W ocenie Ministerstwa, przedstawienie certyfikatu rezydencji jest najprostszym dostępnym rozwiązaniem oraz stanowi minimalny możliwy warunek pozwalający na skorzystanie z preferencji wynikających z poszczególnych UPO przez polskie podmioty (płatników WHT). Dodano również, że w wyniku zniesienia tego obowiązku, powstałaby na etapie wypłaty wynagrodzenia konieczność zastosowania krajowej stawki podatku WHT (20%), który następnie mógłby zostać odzyskany dopiero poprzez procedurę stwierdzenia nadpłaty i zwrotu podatku – co jest dużo bardziej czasochłonne i skomplikowane w porównaniu z pozyskaniem certyfikatu rezydencji.
Wykluczone przez Ministerstwo Finansów zostało również przyjęcie innych niż certyfikat rezydencji zasad weryfikacji statusu podatkowego nierezydentów, przykładowo opartych na bazach danych polskich urzędów skarbowych czy ZUS, ponieważ fakt, że zagraniczny podmiot nie figuruje w tych bazach nie pozwala ustalić, która UPO znajduje zastosowanie. Ponadto podkreślono, że certyfikat rezydencji podatkowej – poza wskazaniem państwa zamieszkania / siedziby – zawiera również inne dane identyfikujące (m.in. numer identyfikacji podatkowej), które umożliwiają realizację przez administrację podatkową danego państwa obowiązku wymiany międzynarodowej informacji podatkowych.
Wnioski płynące z interpelacji
Jak potwierdziło Ministerstwo Finansów, certyfikaty rezydencji podatkowej obecnie są oraz w najbliższej przyszłości pozostaną podstawowym dokumentem umożliwiającym zastosowanie preferencji wynikających z UPO. W dalszym ciągu to ich tradycyjne pozyskiwanie umożliwi płatnikom WHT – polskim podmiotom – uniknięcie ryzyka poboru nadmiernego podatku u źródła oraz uciążliwych działań związanych z jego odzyskaniem.
Analizowana w tym artykule odpowiedź na interpelację poselską oznacza w praktyce, że polskie podmioty nadal będą musiały uzyskiwać certyfikaty rezydencji od zagranicznych freelancerów, zdalnych kontraktorów czy innych usługodawców, w celu skorzystania z możliwości braku poboru podatku u źródła, na podstawie UPO. Choć procedura ta może bywać uciążliwa, Ministerstwo Finansów nie sprawia wrażenia jakoby miało zmienić swoje postrzegania jej za aktualnie najprostsze i najbardziej wiarygodne dostępne narzędzie potwierdzania statusu podatkowego nierezydentów.
Mimo tak znaczącego wzrostu cyfryzacji usług niematerialnych w ostatnich latach, polskie podmioty pełniące rolę płatników WHT nie mogą na razie liczyć na uproszczenia w zakresie obowiązku dokumentowania rezydencji podatkowej zagranicznych kontrahentów. Certyfikat rezydencji pozostanie warunkiem koniecznym do stosowania preferencji podatkowych w podatku u źródła, a jego brak w dalszym ciągu skutkować będzie obowiązkiem poboru podatku u źródła według stawki podstawowej.
