#WHTPulse: Weryfikacja statusu beneficjenta rzeczywistego przy wypłatach do holdingów: kluczowe wytyczne z objaśnień podatkowych

Objaśnienia Podatkowe Ministerstwa Finansów z 3 lipca 2025 r. dotyczące stosowania klauzuli rzeczywistego właściciela (BO – Beneficial Owner) dla celów podatku u źródła (WHT) to długo wyczekiwany i istotny dokument dla każdego płatnika dokonującego transgranicznych wypłat należności.

Choć ich głównym celem jest ustanowienie wewnętrznej instrukcji postępowania dla organów skarbowych, dają one również szeroką ochronę podatnikom i płatnikom – co do zasady analogiczną, jak w przypadku zastosowania się do uzyskanej interpretacji indywidualnej. Objaśnienia mają więc również na celu wsparcie płatników w realizacji nałożonego na nich obowiązku dochowania należytej staranności w zakresie stosowania preferencji podatkowych w WHT.

Od wielu lat szczególnie istotnym wyzwaniem dla grup kapitałowych jest prawidłowa weryfikacja statusu BO w odniesieniu do spółek holdingowych otrzymujących należności pasywne (dywidendy, odsetki, należności licencyjne). Zagadnienie to było do niedawna przedmiotem licznych sporów, szczególnie na linii płatnicy-urzędy skarbowe, stąd objęcie go zakresem Objaśnień było kluczowe.

Definicja beneficjenta rzeczywistego (BO) w Ustawie o CIT

Zgodnie z polskimi przepisami (art. 4a pkt 29 Ustawy o CIT), aby podmiot zagraniczny mógł zostać uznany za rzeczywistego właściciela należności, musi spełniać łącznie trzy przesłanki:

1. Otrzymywanie należności dla własnej korzyści: Podmiot samodzielnie decyduje o przeznaczeniu otrzymanych środków i ponosi związane z nimi ryzyko ekonomiczne.
2. Brak zobowiązania do przekazania należności: Podmiot nie może być pośrednikiem, przedstawicielem, powiernikiem lub innym podmiotem zobowiązanym do przekazania całości lub części należności innemu podmiotowi.
3. Prowadzenie rzeczywistej działalności gospodarczej (RGD): Warunek ten dotyczy należności uzyskiwanych w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Przy ocenie RGD uwzględnia się charakter oraz skalę działalności prowadzonej przez ten podmiot.

Spółki Holdingowe: Jak weryfikować spełnienie definicji BO?

W przypadku spółek holdingowych kluczowe jest wykazanie, że nie są one jedynie „spółkami-wydmuszkami” (shell companies), ale posiadają realną substancję i kontrolę nad otrzymywanymi środkami. W tym kontekście, jak stanowią Objaśnienia, należy precyzyjnie ocenić przesłanki ekonomicznego władztwa oraz prowadzenia rzeczywistej działalności gospodarczej.

1. Ekonomiczne władztwo nad należnością i samodzielne ryzyko

Kluczowe jest ustalenie, czy spółka holdingowa faktycznie posiada ekonomiczną kontrolę nad  otrzymanymi płatnościami. Władztwo to nie może być pozorne – co, zgodnie z Objaśnieniami, powinno zostać zweryfikowane w oparciu o następujące kryteria:

• Swoboda decyzji: Spółka musi mieć prawo do samodzielnego decydowania o przeznaczeniu otrzymanych środków (np. reinwestycja, wypłata dywidend, zaciąganie zobowiązań).
• Ponoszenie ryzyka: Holding musi ponosić ryzyko ekonomiczne związane z aktywami generującymi należność (np. ryzyko inwestycyjne, ryzyko kursowe, ryzyko związane z zarządzaniem portfelem inwestycyjnym). Płatności nie mogą być z góry ustalone jako automatycznie przekazywane dalej na rzecz innego podmiotu.
• Charakter płatności: Otrzymane odsetki, dywidendy czy należności licencyjne muszą stanowić ostateczne zasilenie majątku spółki holdingowej, a nie być jedynie przepływem tranzytowym, co jest ściśle powiązane z brakiem zobowiązania do ich dalszego przekazania.

2. Wymogi Rzeczywistej Działalności Gospodarczej (RGD) – Substrat

Substrat majątkowo-osobowy stanowi materialne potwierdzenie, że spółka holdingowa prowadzi rzeczywistą i aktywną działalność w zakresie zarządzania swoimi aktywami.

• Substrat osobowy: Konieczne jest posiadanie odpowiednio doświadczonego i zaangażowanego personelu (kadry menadżerskiej, specjalistów). Personel ten musi faktycznie uczestniczyć w podejmowaniu kluczowych decyzji inwestycyjnych, finansowych i zarządczych dotyczących aktywów generujących dochód. Sama obecność osób w zarządzie, bez realnego udziału w zarządzaniu, jest niewystarczająca.
• Substrat majątkowy i organizacyjny: Wymaga się, by spółka posiadała własne, adekwatne do skali działalności biuro/lokal, w którym podejmowane są decyzje. Niezbędne jest posiadanie wyłącznej kontroli nad rachunkami bankowymi, na które wpływają należności, oraz ponoszenie własnych kosztów operacyjnych (np. wynagrodzeń, czynszu, mediów), co świadczy o jej ekonomicznej niezależności.

Okoliczności wzbudzające podejrzenia o sztuczność

Organy podatkowe, a za nimi sądy administracyjne, od lat wskazują na szereg okoliczności, które mogą świadczyć o tym, że spółka holdingowa została utworzona głównie w celu uzyskania korzyści podatkowej i nie prowadzi rzeczywistej działalności.

Do czynników budzących największe wątpliwości należą:

• Brak lub znikomy personel: Spółka nie posiada własnych, kompetentnych pracowników, lub zatrudnia ich w liczbie nieadekwatnej do skali i złożoności zarządzanych aktywów.
• Niskie koszty operacyjne: Koszty prowadzenia działalności są minimalne w porównaniu do generowanych przychodów, co sugeruje brak realnej aktywności zarządczej.
• Brak własnego biura: Adres siedziby spółki jest współdzielony z wieloma innymi podmiotami, a sam lokal nie jest dostosowany do prowadzenia rzeczywistej działalności operacyjnej i podejmowania decyzji.
• Natychmiastowe przekazywanie środków: Systematyczne i szybkie przekazywanie całości lub większości otrzymanych należności do innego podmiotu z grupy.

W praktyce, w ostatnich latach organy podatkowe często niemal automatycznie odmawiały płatnikom stosowania preferencji w WHT w przypadku wypłat na rzecz spółek holdingowych, zarzucając działalności takich spółek znamiona sztuczności. Podatnicy i płatnicy byli zasypywani przez fiskusa licznymi pytaniami dotyczącymi działalności holdingów, które nie zawsze były adekwatne do charakterystyki działalności holdingowej.

Ponieważ jednak Objaśnienia dają stosunkowo jasne wytyczne w zakresie weryfikacji statusu BO holdingów, należy mieć nadzieję na to, że fiskus zacznie w większym stopniu uwzględniać specyfikę działalności holdingowej, również w kontekście możliwości posiadania przez spółki holdingowe statusu BO (który to status bywał w przeszłości kwestionowany niejako „z urzędu”, wyłącznie z uwagi na prowadzenie przez podmiot działalności holdingowej). Podatnicy i płatnicy z pewnością liczą na standaryzację podejścia organów w tym zakresie, w szczególności w kontekście możliwości stosowania preferencji w WHT w przypadku wypłat na rzecz spółek holdingowych.

Podsumowanie

Weryfikacja statusu BO w przypadku wypłat na rzecz holdingów wciąż wymaga dogłębnej analizy ich substancji ekonomicznej, organizacyjnej oraz samodzielności decyzyjnej. Tylko kompleksowe udokumentowanie spełnienia wszystkich przesłanek RGD, potwierdzone odpowiednimi dowodami, pozwala płatnikowi na bezpieczne zastosowanie preferencyjnych zasad poboru podatku u źródła – również na gruncie Objaśnień.

Aktualnie, dzięki Objaśnieniom, podatnicy zyskali jasne wytyczne w tym zakresie, jak również istotne wskazówki w kontekście podejścia organów podatkowych do badania statusu BO spółek holdingowych. Praktyka fiskusa na gruncie Objaśnień będzie, jednakże, wykształcała się w najbliższych latach, wobec czego z pewnością warto w dalszym ciągu przyglądać się opisywanemu zagadnieniu.