Prawa i obowiązki płatników składek w kontekście kontroli przeprowadzanych przez ZUS

Kontrole przeprowadzane przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) stanowią kluczowy element systemu nadzoru nad prawidłowym wykonywaniem obowiązków ubezpieczeniowych. Płatnicy składek, czyli przedsiębiorcy, pracodawcy i inne podmioty zgłaszające osoby do ubezpieczeń, muszą znać swoje prawa oraz obowiązki wynikające z przepisów prawa – w szczególności art. 88 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz przepisów Prawa przedsiębiorców – ustawy z dnia 6 marca 2018 r. 

Cele i podstawy prawne kontroli ZUS 

W trakcie przeprowadzanych kontroli ZUS wnikliwie weryfikuje, czy płatnicy składek należycie wywiązują się ze swoich ustawowych obowiązków Celem kontroli przeprowadzanych przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych (ZUS) jest sprawdzenie, czy płatnicy składek: 

• prawidłowo zgłosili do ubezpieczeń społecznych osoby, które są temu obowiązkowi poddane;
• terminowo i rzetelnie obliczają oraz opłacają należne składki;
• właściwie ustalają prawa do świadczeń i dokonują ich rozliczeń; 
• poprawnie sporządzają dokumentację niezbędną dla celów emerytalno-rentowych i innych świadczeń. 

Zatem ZUS przeprowadza kontrole u płatników składek w celu: 

• weryfikacji poprawności zgłoszeń oraz terminowości i kompletności wniosków o emerytury, renty i inne świadczenia; 
• weryfikacji prawidłowości naliczania, potrącania i opłacania składek oraz innych należności;
• kontroli ustalania prawa do świadczeń z ubezpieczeń społecznych; 
• oceny prawidłowości wypłaty świadczeń i związanych z nimi rozliczeń; 
• sprawdzenia zaświadczeń oraz przekazywania danych na potrzeby ubezpieczeń społecznych;
• a także wzmocnienia ochrony praw ubezpieczonych oraz zapewnienia stabilności systemu ubezpieczeń społecznych. 

Kontrole ZUS mają zazwyczaj charakter planowy, oparty na corocznych planach kontroli, a dobór podmiotów kontrolowanych wynika z analizy ryzyka naruszenia przepisów prawa. Kontrole mają także charakter prewencyjny i naprawczy — ich celem jest zarówno wykrycie ewentualnych nieprawidłowości, jak i zapobieganie ich powstawaniu w przyszłości. 

Zgodnie z art. 88 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, płatnik składek ma obowiązek udostępnić inspektorowi wszystkie dokumenty oraz środki niezbędne do przeprowadzenia kontroli i współdziałać z kontrolującymi w sposób umożliwiający sprawne wykonanie czynności kontrolnych. 

Jak wygląda rozpoczęcie kontroli? 

Kontrola ZUS rozpoczyna się od: 

• doręczenia płatnikowi lub jego pełnomocnikowi upoważnienia do przeprowadzenia kontroli; 
• okazania legitymacji służbowej przez inspektora kontroli. 

W przypadku przedsiębiorców obowiązuje dodatkowo zasada wcześniejszego zawiadomienia o zamiarze wszczęcia kontroli – kontrola może rozpocząć się nie wcześniej niż po upływie 7 dni i nie później niż 30 dni od doręczenia zawiadomienia. W określonych przypadkach (na wniosek przedsiębiorcy) można skrócić ten termin. 

Jeśli kontrola rozpoczyna się pod nieobecność płatnika, upoważnienie doręcza się osobie upoważnionej do jego reprezentowania, a z tych czynności sporządza się odpowiedni protokół. 

Obowiązki płatnika podczas kontroli 

Płatnik składek ma szereg obowiązków związanych z prawidłowym przebiegiem kontroli: 

• udostępnienia organowi dokumentacji – ksiąg rachunkowych, rejestrów, ewidencji oraz wszelkich innych dokumentów związanych z zakresem kontroli, niezależnie od tego, czy są przechowywane u płatnika, czy u osób trzecich działających na jego rzecz; 
• wydania kopii dokumentów – sporządzonych na żądanie inspektora, bez możliwości żądania zwrotu kosztów ich sporządzenia; 
• umożliwieni oględzin składników majątku – w sytuacji, gdy występują zaległości w opłacaniu składek; 
• zapewnienia warunków pracy – takich jak dostęp do środków technicznych i łączności (z wyjątkiem transportu); 
• udzielania wyjaśnień dotyczących zagadnień objętych zakresem kontroli; 
• przekładania dokumentów w języku polskim – jeśli pierwotnie są sporządzone w języku obcym, na własny koszt. 

Utrudnianie lub uniemożliwianie przeprowadzenia kontroli podlega karze grzywny do 5 000 zł, a odpowiedzialność ponosi zarówno płatnik, jak i osoba działająca w jego imieniu. 

Prawa płatnika składek podczas kontroli 

W toku kontroli płatnik składek korzysta z szeregu uprawnień.  

Płatnik ma prawo do: 

• udziału w czynnościach kontrolnych – obecności podczas dowodów z oględzin czy przesłuchań świadków; 
• dostępu do dokumentów – także wtedy, gdy dokumenty zostały przekazane ZUS poza siedzibą płatnika; 
• zgłoszenia zastrzeżeń do protokołu – w terminie 14 dni od jego otrzymania; 
• informacji o sposobie rozpatrzenia zastrzeżeń – inspektor musi odnieść się pisemnie do uwag płatnika; 
• zaskarżenia decyzji – wydanej na podstawie ustaleń kontroli do sądu powszechnego. 

W przypadku przedsiębiorców dodatkowo istnieje prawo wniesienia sprzeciwu na rozpoczęcie lub sposób przeprowadzania kontroli, jeśli naruszono przepisy Prawa przedsiębiorców. Sprzeciw należy wnieść w ciągu 3 dni roboczych, a jego skuteczne wniesienie wstrzymuje kontrolę do czasu jego rozpatrzenia. 

Zakończenie kontroli – protokół i jego skutki 

Po zakończeniu czynności kontrolnych sporządzany jest protokół kontroli w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach. Protokół powinien zawierać m.in.: dane jednostki ZUS i płatnika, zakres i czas kontroli, ustalenia kontroli wraz z podstawami prawnymi, dowody, na których oparto ustalenia oraz pouczenie o możliwości zgłoszenia zastrzeżeń. 

Brak zastrzeżeń do protokołu nie wyłącza możliwości późniejszego odwołania się od decyzji ZUS. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości, płatnik ma obowiązek dostarczyć dokumenty korygujące w terminie 30 dni od dnia doręczenia informacji o rozpatrzeniu zastrzeżeń (lub w terminie 14 dni, jeśli zastrzeżeń nie wniesiono). 

Jeżeli korekty nie zostaną złożone, ZUS wydaje decyzję administracyjną zgodną z ustaleniami protokołu. Po jej uprawomocnieniu płatnik musi w terminie 7 dni dostarczyć wymagane dokumenty korygujące. 

Podsumowanie 

Kontrola ZUS to procedura ściśle uregulowana przepisami prawa, a płatnicy składek powinni być świadomi zarówno swoich obowiązków, jak i przysługujących im praw. Ścisła współpraca z inspektorem kontroli oraz szybkie reagowanie na ustalenia kontroli mogą znacząco zmniejszyć ryzyko nałożenia sankcji czy konsekwencji finansowych. 

Zrozumienie roli protokołu kontroli oraz mechanizmów odwoławczych – zarówno administracyjnych, jak i sądowych – stanowi klucz do skutecznej ochrony swoich interesów w postępowaniach przed ZUS.