Przedsiębiorstwa, których rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym do końca czerwca miały czas na zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego. Teraz w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania upływa termin na jego publikację w rejestrze sądowym.
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez właściwe organy spółki nie później niż 6 miesięcy od zakończenia roku obrotowego. Dla większości przedsiębiorstw rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym dlatego ostatnim dniem na zatwierdzenie sprawozdania finansowego za 2017 r. był 30 czerwca 2018 r. Teraz przedsiębiorcy muszą pamiętać o kolejnych obowiązkach.
Złożenie dokumentów w KRS
Przepisy przewidują, że kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym roczne sprawozdanie finansowe, sprawozdanie z badania, jeżeli podlegało ono badaniu, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego i podziale zysku lub pokryciu straty, a w przypadku jednostek, o których mowa w art. 49 ust. 1 ustawy o rachunkowości – także sprawozdanie z działalności – w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego.
Obowiązek przekazanie dokumentów do rejestru sądowego spoczywa m.in. na spółkach: akcyjnych, z ograniczoną odpowiedzialnością, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, jawnych, partnerskich. Przy założeniu, że rok obrotowy przedsiębiorstwa pokrywa się z kalendarzowym, a większość przedsiębiorców czeka z zatwierdzeniem sprawozdania finansowego do końca upływu terminu to ostatnim dniem na przekazanie dokumentów za 2017 rok będzie 15 lipca 2018 r., ponieważ jednak 15 lipca w 2018 r. to niedziela, ostateczny termin przypada na poniedziałek 16 lipca 2018 r.
Sprawozdanie z działalności jednostki
Obowiązek sporządzania sprawozdania z działalności jednostki wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym spoczywa na zarządach: spółek kapitałowych, komandytowo-akcyjnych; towarzystw ubezpieczeń wzajemnych, reasekuracji wzajemnej; spółdzielni; przedsiębiorstw państwowych, a także tych spółek jawnych i komandytowych, których wszystkimi wspólnikami ponoszącymi nieograniczoną odpowiedzialność są spółki kapitałowe, spółki komandytowo-akcyjne lub spółki z innych państw o podobnej do tych spółek formie prawnej, oraz specjalistycznych funduszy inwestycyjnych otwartych, funduszy inwestycyjnych zamkniętych oraz alternatywnych spółkach inwestycyjnych.
Należy podkreślić, iż spółki, które nie zatwierdziły sprawozdań finansowych w ustawowym terminie do 30 czerwca 2018 r. za 2017 rok, gdy rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym, muszą je złożyć w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni po tym terminie, a także 15 dni po jego zatwierdzeniu wraz z wymaganymi dokumentami.
Nie warto zwlekać z dopełnieniem obowiązków przekazania dokumentów do KRS lub uchylania się od ich dopełnienia bowiem przepisy ustawy o rachunkowości przewidują sankcje w takich przypadkach. Kto wbrew przepisom ustawy nie składa sprawozdania finansowego do ogłoszenia podlega grzywnie albo karze ograniczenia wolności.
Dokumenty przekazywane do KRS
Do Krajowego Rejestru Sądowego należy przekazać m.in.:
- Sprawozdanie finansowe;
- Skonsolidowane sprawozdanie finansowe (dla jednostek dominujących);
- Opinię biegłego rewidenta (gdy sprawozdanie podlegało badaniu);
- Odpis uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania;
- Odpis uchwały dotyczącej decyzji co do wyniku finansowego;
- Sprawozdanie zarządu z działalności (dla jednostek zobowiązanych do ich sporządzenia).
E-dokumentacja: okres przejściowy do 30 września
W tym roku weszła w życie nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, która znacznie zmodyfikowała zasady przekazywania sprawozdań finansowych do rejestru. Zmienione przepisy zaczęły obowiązywać 15 marca 2018 r. jednak wraz ze wskazaną nowelizacją ustawodawca wprowadził zapis, zgodnie z którym do 30 września 2018 r. podmioty nie są jeszcze zobligowane do składania sprawozdań w formie elektronicznej. Zgodnie z nowymi regulacjami wystarczy, że przedsiębiorstwa przekażą elektronicznie do rejestru sądowego skan wersji papierowej dokumentów, a także zabezpieczą go podpisem elektronicznym lub podpisem ePUAP. Przepisy ustawy o KRS przewidują, że zgłoszenie powinno zawierać kwalifikowany podpis elektroniczny albo podpis powiązany z potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jednej osoby fizycznej, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, jest wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk albo likwidator. Jeżeli wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania spółki osobowej nie jest osoba fizyczna, zgłoszenie opatruje kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania, syndyk, likwidator wspólnika albo wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej będącej wspólnikiem.
O braku obowiązków też trzeba zawiadomić
Istnieją również przedsiębiorstwa, które nie mają obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Przepisy przewidują, że kierownik jednostki będącej spółką jawną osób fizycznych lub spółką partnerską, której przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 mln euro i która nie stosuje zasad rachunkowości, składa we właściwym rejestrze sądowym w terminie 6 miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego. Jeśli zatem rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym obowiązek złożenia tego oświadczenia upłynął dla tych podmiotów z końcem czerwca 2018 r.
