Czyli w jaki sposób wdrożyć wewnętrzną procedurę tak aby skutecznie chroniła przedsiębiorstwo.
Opracowanie procedury MDR w 3 krokach
Przystępując do tworzenia wewnętrznej procedury, należy postępować według schematu, który w uproszczeniu można zawrzeć w trzech etapach zilustrowanych poniższej.
Krok 1: Zidentyfikowanie obowiązku tworzenia procedury MDR
Prawidłowa identyfikacja obowiązku tworzenia procedury MDR stanowi punkt wyjściowy co do konieczności dalszych działań podejmowanych przez przedsiębiorstwo.
Na pierwszy rzut oka zdaje się, że ustawodawca jasno określił przesłanki, których spełnienie powoduje obowiązek wdrożenia wewnętrznej procedury. Jak czytamy w przepisach , podatnik zobligowany do posiadania procedury to taki, który jest promotorem lub z promotorami współpracuje (wypłaca im wynagrodzenie lub zapewnia zatrudnienie) oraz przychody/ koszty rachunkowe tego podatnika przekroczyły w roku poprzedzającym 8 mln zł. O ile warunek dotyczący progów rachunkowych nie budzi wątpliwości, to określenie działania w charakterze promotora oraz współpracy z promotorami może w praktyce stwarzać problemy, o czym pisaliśmy już w publikacji „Kto musi mieć procedurę MDR?”. Warto również pamiętać, że procedura będzie obowiązywać przez 3 kolejne lata nawet w przypadku niespełnienia kryterium przychodowego w latach kolejnych.
Krok 2: Ustalenie zakresu merytorycznego procedury MDR
W przypadku, gdy przedsiębiorstwo określiło już, że spoczywa na nim obowiązek posiadania wewnętrznej procedury, powinno podjąć działania zmierzające do opracowania jej merytorycznego wkładu. Na szczęście, z pomocą przychodzą przepisy, które w sposób enumeratywny zawierają zakres zagadnień, które należałoby uregulować. Poniżej zawarty jest zwięzły opis wymogów stawianych procedurze MDR:
- „Określenie czynności lub działań podejmowanych w celu, o którym mowa w § 1; „ – tj. w celu przeciwdziałania niewywiązywaniu się z obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych
Działaniem ukierunkowanym na spełnienie tej przesłanki, może być powołanie osoby odpowiedzialnej za nadzór nad prawidłowym stosowaniem przepisów o MDR w organizacji (tzw. pełnomocnika do spraw MDR). Do zadań pełnomocnika mogą należeć, przykładowo m.in bieżący nadzór nad wykonywaniem przepisów o MDR, rozstrzyganie wątpliwości/ usuwanie naruszeń co do ich stosowania (w tym co do kwalifikacji uzgodnienia jako schemat podatkowy), przeprowadzenie raportowania do Szefa KAS, a także podejmowanie innych czynności wynikających z przepisów dla danej jednostki (np. prowadzenie ewidencji NSP).
- „Środki stosowane w celu właściwego wypełnienia obowiązku przekazywania informacji o schematach podatkowych”
Postanowienia procedury powinny być sformułowane w sposób który umożliwi podatnikowi prawidłowe wywiązywanie się z obowiązku raportowania. Wskazanie metod identyfikacji schematów w poszczególnych działach organizacji oraz opis ról przedsiębiorstwa w danym schemacie (promotor, korzystający lub wspomagający) będą stanowić dobrą praktykę w tym zakresie.
- „Określenie zasad przechowywania dokumentów oraz informacji”
Przedsiębiorstwo jest zobligowane do archiwizowania niezbędnej dokumentacji związanej z realizacją obowiązku raportowania, włącznie z danymi które zostały objęte raportowaniem. W tym celu warto wyznaczyć dedykowane miejsce na archiwizację na potrzeby MDR.
- „Określenie zasad wykonywania obowiązków obejmujących przekazywanie Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej informacji o schematach podatkowych”
Aby prawidłowo wypełniać obowiązki związane z przekazywaniem informacji o schematach do Szefa KAS, podatnik w ramach wewnętrznej procedury powinien wyznaczyć osobę odpowiedzialną za bezpośrednie raportowanie (może być to również kompetencją pełnomocnika do spraw MDR), a także zawrzeć opis procesu identyfikacji schematów oraz terminy jego realizacji.
- „Określenie zasad upowszechniania wśród pracowników tego podmiotu wiedzy z zakresu przepisów niniejszego rozdziału”
Pracownicy podmiotu, zobowiązanego do posiadania procedury MDR, są zobowiązani do zapoznania się z nią i respektowania jej postanowień. Rekomendowane jest aby pracownicy byli poddawani cyklicznym szkoleniom mającym na celu ich zapoznanie z regulacjami MDR w kontekście wykonywanych przez nich obowiązków służbowych.
- „Określenie zasad zgłaszania przez pracowników rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów niniejszego rozdziału”
Procedura powinna określać schemat postępowania w przypadku gdy pracownik ma podejrzenie, że przepisy o raportowaniu mogły zostać naruszone. W tym celu, pełnomocnik do spraw MDR lub inna upoważniona przez podatnika osoba, będzie rozpatrywać zgłaszane naruszenia oraz podejmować działania zmierzające do ich usunięcia.
- „Określenie zasad kontroli wewnętrznej lub audytu przestrzegania przepisów niniejszego rozdziału oraz zasad postępowania określonych w wewnętrznej procedurze”
Aby zweryfikować prawidłowe funkcjonowanie zasad określonych w procedurze, wskazane jest przeprowadzanie rutynowych kontroli. Kontrole przestrzegania przepisów o MDR powinny być podejmowane obowiązkowo w sytuacjach w których istnieje podejrzenie naruszeń postanowień procedury.
Krok 3: Zatwierdzenie procedury MDR i kontynuowanie jej stosowania
Ostatnim działaniem, które należy podjąć aby sfinalizować proces wdrażania procedury jest jej zatwierdzenie przez członków kadry kierowniczej (w tym członków zarządu lub dyrektorów mających wiedzę z zakresu prawa podatkowego) oraz kontynuowanie jej stosowania. To jakie osoby będą zatwierdzały procedurę zależy od struktury danej organizacji oraz zakresu odpowiedzialności tychże osób – przykładowo w firmach doradczych to osoby odpowiadające za kształt porad udzielanych klientom.
Brak wdrożenia procedury MDR – stawka jest wysoka
Jak wskazano wyżej, opracowanie wewnętrznej procedury wymaga od podatnika zarówno znajomości przepisów, jak i umiejętności ich praktycznego zastosowania w przedsiębiorstwie.
Przedsiębiorcom ciężko jest przejść obok tego tematu obojętnie ze względu na wysokie sankcje przewidziane za niewprowadzenie procedury (do 2 mln zł) lub jej niewprowadzenie oraz popełnienie przestępstwa skarbowego potwierdzonego wyrokiem sądowym, polegającego na naruszeni u przepisów MDR (do 10 mln zł).
Niejasne przepisy o raportowaniu, obszerne objaśnienia Ministerstwa Finansów oraz świadomość że tylko dobrze zredagowana procedura stanowi zabezpieczenie przed karami pieniężnymi, powoduje że coraz więcej przedsiębiorców decyduje się na szukanie pomocy przy jej wdrożeniu u profesjonalnych doradców.
