Fiskus chce zwiększyć kontrolę nad wystawianiem faktur. W tym celu w październiku 2021 roku chce podatnikom udostępnić rządowy, Krajowy System e-Faktur (KSeF). Pozwoli on na szybkie wystawianie i doręczania faktur wystawianych według jednolitego wzoru. System nie będzie jednak obowiązkowy. Ma dać za to podatnikom możliwość uzyskania szybszego o 20 dni zwrotu VAT ( z 60 na 40).
Wszystko wskazuje na to, że już 1 października resort finansów udostępni podatnikom nowy, rządowy system do wystawiania faktur (będzie to tzw. Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF), które nowe przepisy nazywają ustrukturyzowanymi. Tak przynajmniej wynika ze znajdującego się obecnie w fazie uzgodnień projektu ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (odpowiedni druk ma nr UD 159).
W ramach systemu możliwe będzie wystawianie nowego rodzaju faktury elektronicznej, czyli tzw. faktury ustrukturyzowanej. Zgodnie z legalną definicją, faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu KSeF.
Korzystanie z KSeF nie ma być początkowo obowiązkowe choć nowelizacja o tym nie przesądza, wydaje się jednak, że docelowo taki jest cel stworzenia systemu. Póki co podatnicy będą mogli wystawiać faktury w tym systemie, ale nie będą mieli takiego obowiązku. Nadal można będzie wystawiać zarówno faktury papierowe, jak i dotychczas funkcjonujące faktury elektroniczne.
Jeśli jednak podatnik zdecyduje się na takie rozwiązanie, będzie potrzebował akceptacji odbiorcy faktur ustrukturyzowanych. Akceptacja będzie pozyskiwana albo poprzez zaakceptowanie stosownego komunikatu w aplikacji e-Mikrofirma albo poprzez pobór faktury z systemu przez API. Innymi słowy, jeśli wystawiona w systemie KSeF faktura ustrukturyzowana zostanie pobrana przez odbiorcę w celu jej rozliczenia, będzie to równoznaczne z wyrażeniem akceptacji na przyjęcie takiej faktury. Co istotne, akceptacja faktury w systemie będzie równoznaczna z jej odbiorem.
Przesłanie do systemu równoznaczne z wystawieniem
Sam system ma działać w ten sposób, że faktury (wszystkie, w tym także faktury korygujące) będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu (KSeF) poprzez API (API to zbiór reguł ściśle opisujących, w jaki sposób programy lub podprogramy komunikują się ze sobą). W tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie. Do tego będzie potrzebny kwalifikowany podpis elektroniczny lub podpis profilem zaufanym.
Po uwierzytelnieniu podatnik będzie mógł przeglądać wystawione i otrzymane faktury ustrukturyzowane, a także będzie mógł przesłać w formacie xml lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.
Poza podatnikiem faktury ustrukturyzowane będzie mógł wystawić lub będzie mógł mieć do nich dostęp podmiot uprawniony do dostępu do KSeF, np. biuro rachunkowe obsługujące podatnika lub konkretna osoba (np. księgowy). Podmiotem uprawnionym do wystawienia faktury ustrukturyzowanej może być też oczywiście pracownik podatnika. Przed wystawieniem faktury ustrukturyzowanej podatnik składał będzie zawiadomienie do naczelnika urzędu skarbowego o podmiotach uprawnionych do dostępu do KSeF. Z obowiązku złożenia takiego zawiadomienia wyłączony jest jedynie podatnik prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą o ile sam będzie wystawiał faktury ustrukturyzowane.
Po przesłaniu faktury, system przydzieli numer identyfikujący fakturę z oznaczeniem daty i czasu. Numer identyfikujący fakturę ma charakter systemowy i nie należy go utożsamiać ze stanowiącym element faktury numerem, o którym mowa w art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT. W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za wystawioną i jednocześnie za otrzymaną.
Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana zarówno w drodze faktury korygującej według zasad dotychczas obowiązujących (tradycyjna faktura korygująca), jak i faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej, czyli wystawionej za pośrednictwem KSeF.
Przywileje za wystawienie faktur ustrukturyzowanych
Z wystawieniem faktur za pośrednictwem rządowego systemu mają wiązać się określone korzyści, które mają równocześnie stanowić czynnik zachęcający do korzystania z tego rozwiązania. Najważniejszą z zachęt ma być zwrot VAT wynikającego z faktur ustrukturyzowanych po 40 zamiast po 60 dniach.
Ale aby taki zwrot uzyskać, trzeba będzie spełnić kilka warunków. I tak, aby szybszy zwrot był możliwy, podatnik będzie musiał w danym okresie rozliczeniowym wystawiać wyłącznie faktury ustrukturyzowane. Musi też być przez kolejne 12 miesięcy poprzedzających bezpośrednio okres, w rozliczeniu za który została wykazana różnica podatku do zwrotu zarejestrowany jako podatnik VAT czynny oraz posiadać w tym okresie rachunek rozliczeniowy lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej zawarte w wykazie podatników VAT (tzw. biała lista). Co jednak najważniejsze, kwota podatku naliczonego lub kwota różnicy podatku nierozliczona w poprzednich okresach rozliczeniowych i wykazana w deklaracji do zwrotu nie będzie mogła przekraczać 3000 zł. Wszystkie te warunki trzeba będzie przy tym spełnić łącznie.
Szybszy zwrot VAT nie będzie jedyną korzyścią z wystawiania faktur ustrukturyzowanych. Zniknie też problem z duplikatami faktur. Ponieważ nie będzie możliwe zagubienie lub zniszczenie faktury wystawionej za pośrednictwem KSeF, to do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (art. 106l ustawy o VAT). Nie będzie też możliwości wystawania przez KSeF not korygujących (nie będzie takiej potrzeby, bo faktura wymaga akceptacji odbiorcy). Ale noty korygujące będzie można nadal wystawiać na zasadach dotychczasowych, czyli tradycyjnie (art. 106k ust.1-4 ustawy o VAT), tj. poza KSeF.
Fiskus przechowa faktury 10 lat
Nowelizacja wprowadzi zasadę, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w KSeF przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione, a w przypadku upływu terminu przedawnienia po tym okresie – do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Okres przechowywania faktur wystawionych np. pod koniec 2021 roku, skończy się zatem 31 grudnia 2031 r. Jeżeli jednak zobowiązanie przedawniałoby się dopiero 31 grudnia 2032 roku (co niestety może się zdarzyć) faktura przechowywana będzie do 31 grudnia 2032 r. (czyli przez 11 lat).
Wystawianie faktur ustrukturyzowanych zdejmuje z podatników obowiązek ich archiwizacji, ale z drugiej strony daje natychmiastowy dostęp do nich fiskusowi. Ma to oczywiście zarówno dobre, jak i złe strony. Dobre, bo w takiej sytuacji fiskus nie będzie żądał takich faktur od podatnika, stąd ta grupa podatników nie będzie już musiała na żądanie przedstawicieli fiskusa przesyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Ale tylko w zakresie, w którym obejmuje on faktury ustrukturyzowane. Złe, bo fiskus zyska kolejne narzędzie łatwego typowania podatników do kontroli.
