Od 1 października 2018 roku każda jednostka, która prowadzi księgi rachunkowe jest zobowiązana do sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej. Takie sprawozdanie musi być zapisane w specjalnym formacie pliku odpowiadającym przepisom Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 roku w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych.
Należy podkreślić, że zmieniły się jedynie przepisy nakazujące, by sprawozdanie finansowe było sporządzane w formie elektronicznej. Nie zmieniły się natomiast inne uregulowania ustawy o rachunkowości, w tym nie uległy zmianie terminy sporządzania sprawozdań, oraz ich elementy składowe. Bez zmian pozostaje również odpowiedzialność za podpisywanie sprawozdań – zmieniła się jedynie forma podpisywania.
Sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności powinny zostać sporządzone na dzień zamknięcia ksiąg, w terminie trzech miesięcy od dnia bilansowego. Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe składa się z:
- bilansu
- rachunku zysków i strat
- informacji dodatkowej, która obejmuje wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowych informacji i objaśnień.
Dodatkowo sprawozdania tych jednostek, które podlegają obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta na podstawie art.64 ustawy o rachunkowości, które jednocześnie nie korzystają z uproszczeń dla mikro i małych jednostek, obejmują ponad elementy wskazane powyżej, również zestawienie zmian w kapitale własnym, a w przypadku funduszy inwestycyjnych – zestawienie zmian w aktywach netto, oraz rachunek przepływów pieniężnych.
W zależności od tego czy jednostka sporządzająca sprawozdanie jest wpisana do KRS, czy jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, czy jest zobowiązana do sporządzenia sprawozdania zgodnie z MSR zapisuje sprawozdanie w formie plików: XAdES, PAdES, CAdES, XML.sig, .xml, .txt, .rtf, .pdf, .xps, .odt, .ods, .odp, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .csv, .jpg, .tif, .gif.
Zgodnie z wyjaśnieniami Ministerstwa Finansów element sprawozdania jakim są Dodatkowe informacje i objaśnienia, z wyjątkiem noty dotyczącej różnicy pomiędzy podstawą opodatkowania a wynikiem finansowym, ma postać nieustrukturyzowaną. Oznacza to, że jedynie ta część sprawozdania może być załączona jako element pliku sprawozdania finansowego, a tym samym może zostać dołączona przykładowo jako dokument pdf.
Postać elektroniczną (ale bez określonego formatu), opatrzoną kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym lub osobistym muszą mieć również sprawozdania z działalności, opinia biegłego rewidenta lub sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego. Każdy plik podpisuje się osobno. Sprawozdanie z badania podpisuje biegły rewident. Sprawozdanie z działalności podpisuje kierownik jednostki – tę funkcję w spółce z o.o. pełni członek zarządu, a w przypadku organu wieloosobowego – wszyscy jego członkowie.
Od powyższej zasady istnieje wyjątek.
Jeżeli spółka z o.o. zgodnie z ustawą o rachunkowości jest uznana za jednostkę mikro lub małą, to kierownik jednostki nie musi przygotowywać sprawozdania z działalności. Warunkiem jest podjęcie uchwały o sporządzeniu sprawozdania finansowego w formie uproszczonej oraz przedstawienie w informacji dodatkowej informacji dotyczącej nabycia udziałów własnych.
Tak jak wskazałam na początku nic się nie zmieniło w zakresie obowiązku podpisywania sprawozdań finansowych. Zgodnie z ustawą o rachunkowości sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki, a gdy jednostką kieruje organ wieloosobowy sprawozdanie powinno być podpisane przez wszystkich członków tego organu.
W przypadku gdy członkami zarządu są osoby, które nie posiadają numeru PESEL, wtedy mogą podpisać sprawozdanie finansowe tylko kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Jego sprzedażą zajmują się certyfikowani dostawcy nadzorowani przez Ministerstwo Cyfryzacji. Listę takich dostawców można znaleźć na stronie Narodowego Centrum Certyfikacji. Przy zakupie nie jest wymagany PESEL, natomiast utrudnieniem jest konieczność osobistego potwierdzenia tożsamości. Jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów nie ma ograniczeń w możliwości podpisania sprawozdania wyłącznie do kwalifikowanego podpisu elektronicznego wydanego przez polskie centra certyfikacji. Sprawozdanie finansowe może być podpisane przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego zgodnie z algorytmem XAdEs Basic Electronic Signature bez konieczności zaszyfrowania numeru PESEL osoby podpisującej. Kwalifikowany podpis elektroniczny, który został wydany w innym państwie zarówno w UE jak i poza nią, a który spełnia jednocześnie wskazane wymogi, będzie ważny, jeżeli chodzi o podpisanie sprawozdania finansowego.
Ministerstwo Finansów nie narzuca jednostkom żadnej konkretnej formy, jeżeli chodzi o przekazywanie sprawozdań biegłemu rewidentowi. Jednocześnie PIBR udostępnił biegłym rewidentom narzędzia do czytania sprawozdań finansowych sporządzonych w formacie XML.
Nieco inaczej wygląda sprawa samego składania sprawozdań finansowych.
Zgłoszenie musi złożyć i opatrzeć kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w rejestrze, wpisana jako członek organu uprawnionego do reprezentowania jednostki, wspólnik uprawniony do reprezentowania spółki osobowej, syndyk lub likwidator. Od 1 kwietnia 2019 r. zgłoszenie e-sprawozdania finansowego do RDF (Repozytorium Dokumentów Finansowych) może podpisywać również pełnomocnik, którym może być adwokat, radca prawny lub prawnik zagraniczny pod warunkiem, że dane tych pełnomocników łącznie z numerem PESEL zostały udostępnione sądom oraz Ministrowi Sprawiedliwości za pomocą systemu teleinformatycznego. Zmiana ta wynika z nowelizacji ustawy o KRS, która jest zawarta w art. 16 ustawy z 6 grudnia 2018 r. o Krajowym Rejestrze Zadłużonych.
Podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych, którzy są zobowiązani do sporządzania sprawozdania finansowego przekazują e-sprawozdania Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej (KAS) za pomocą środków komunikacji elektronicznej.
Szef Krajowej Administracji Skarbowej udostępnił podatnikom podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzącym księgi rachunkowe, aplikację, która daje możliwość wygenerowania pliku XML sprawozdania finansowego oraz wysłanie Szefowi Krajowej Administracji Skarbowej pliku XML sprawozdania oraz innych dokumentów. Jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, które jednocześnie nie sporządzają sprawozdań zgodnie z MSR, przesyłają e-sprawozdania do KRS. Złożenie dokumentów następuje za pośrednictwem systemu teleinformatycznego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów.
Sprawozdanie finansowe wraz z uchwałą wspólników o jego zatwierdzeniu powinno być złożone w terminie 15 dni od zatwierdzenia. W przypadku spółki, która przyjęła rok obrotowy zgodny z rokiem kalendarzowym i której sprawozdanie zostało zatwierdzone w ostatnim możliwym terminie czyli 30 czerwca roku następnego – termin na złożenie sprawozdania upływa 15 lipca.
Należy w tym momencie zwrócić uwagę, że w związku z panującą sytuacją pandemiczną zostało opublikowane rozporządzenie Ministra Finansów, Funduszy i Polityki Regionalnej z dnia 26 marca 2021 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie określenia innych terminów wypełniania obowiązków w zakresie ewidencji oraz w zakresie sporządzenia, zatwierdzenia, udostępnienia i przekazania do właściwego rejestru, jednostki lub organu sprawozdań lub informacji (Dziennik Ustaw rok 2021 poz. 572). Rozporządzenie weszło w życie w dniu 30 marca 2021 r.
Przedłuża ono o 3 miesiące, czyli do końca 6-ego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego termin na sporządzenie sprawozdania finansowego (w przypadku jednostek sektora finansów publicznych termin przedłużono o 1 miesiąc).
Przedłuża również o 3 miesiące, czyli do końca 9-ego miesiąca po zakończeniu roku obrotowego termin na zatwierdzenie sprawozdania finansowego (w przypadku jednostek sektora finansów publicznych termin przedłużono o 1 miesiąc).
Od 2020 roku żadne podmioty nie przekazują już sprawozdań finansowych do urzędu skarbowego.
Czytaj także:
Do odliczenia w ramach ulgi B+R trzeba się właściwie przygotować
