Na kierowniku jednostki spoczywa szereg obowiązków sprawozdawczych związanych z zamknięciem ksiąg rachunkowych i sporządzeniem sprawozdania finansowego, które wiążą się z terminami ściśle określonymi w Ustawie o rachunkowości (dalej: Ustawa).
Inwentaryzacja
Jednym z obowiązków nałożonych na kierownika jednostki jest przeprowadzanie inwentaryzacji. Zgodnie z Ustawą o rachunkowości, termin i częstotliwość inwentaryzacji zależą od rodzaju składników objętych inwentaryzacją. W przypadku składników aktywów z wyłączeniem aktywów pieniężnych i papierów wartościowych termin inwentaryzacji uważa się za dochowany, gdy inwentaryzacja zostanie rozpocznie się nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego i zakończy nie później niż do 15. dnia następnego roku obrotowego. Poza wskazanym powyżej, Ustawa definiuje następujące terminy przeprowadzenia inwentaryzacji pozostałych rodzajów składników majątku:
- raz w roku – w odniesieniu do zapasów towarów i materiałów objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki oraz zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną,
- co 2 lata – w odniesieniu do zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo- -wartościową, a także
- co 4 lata – w odniesieniu do nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji oraz znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie.
Kolejne obowiązki sprawozdawcze obejmują procedury wykonywane już po dniu bilansowym.
Zamknięcie ksiąg rachunkowych
Zanim jednostka dokona zamknięcia ksiąg rachunkowych, które zgodnie z art. 12 ust. 2 ust. 4 Ustawy o rachunkowości powinno nastąpić nie później niż w ciągu trzech miesięcy od dnia kończącego rok obrotowy, jednostka aby dochować ustawowego obowiązku bieżącego prowadzenia ksiąg rachunkowych powinna sporządzić zestawienie obrotów i sald za rok obrotowy nie później niż do 85. dnia następującego po dniu bilansowym.
Należy również pamiętać, że ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za zakończony rok obrotowy (tj. nieodwracalne wyłączenie możliwości dokonywania zapisów księgowych w księgach rachunkowych) dla jednostek kontynuujących działalność zgodnie z art. 12 ust. 4 ustawy powinno nastąpić w ciągu 15 dni od zatwierdzenia sprawozdania finansowego.
Sporządzenie i zatwierdzenie sprawozdania finansowego
Kierownik jednostki powinien zapewnić sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego. Następnie, sporządzone i podpisane roczne sprawozdanie finansowe podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający przed upływem 6 miesięcy od dnia bilansowego. Warunek zatwierdzenia sprawozdania finansowego jest niezbędny, aby mógł nastąpić podział lub pokrycie wyniku finansowego netto jednostki. Należy również pamiętać, iż jednostki wymienione enumeratywnie w art. 68 Ustawy, m. in. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki akcyjne i spółdzielnie, są obowiązane udostępnić członkom organu zatwierdzającego roczne sprawozdanie finansowe i sprawozdanie z działalności jednostki najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników, walnym zgromadzeniem akcjonariuszy lub walnym zgromadzeniem członków spółdzielni. Jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu, sprawozdanie z badania jest udostępniane wraz z rocznym sprawozdaniem finansowym.
Złożenie sprawozdania finansowego w rejestrze sądowym
Zatwierdzone roczne sprawozdanie finansowe jednostki wraz z sprawozdaniem z działalności, uchwałą o zatwierdzeniu i podziale zysku lub pokryciu straty, a także wraz z sprawozdaniem z badania (jeżeli podlegało badaniu przez biegłego rewidenta), kierownik jednostki składa we właściwym rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od jego zatwierdzenia. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę na art. 69 ust. 2 Ustawy zgodnie z którym w sytuacji gdy sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w ustawowo wymaganym terminie, to powinno zostać złożone w rejestrze sądowym w ciągu 15 dni od terminu w którym ustawowo powinno zostać zatwierdzone, a następnie także 15 dni po jego faktycznym zatwierdzeniu wraz ze wskazanymi wcześniej dokumentami. Oznacza to, iż w przypadku niedochowania terminu zatwierdzenia sprawozdania finansowego, kierownik jednostki składa sprawozdanie w rejestrze sądowym dwukrotnie.
Na przykładzie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, terminarz obowiązków sprawozdawczych prezentuje się następująco:
- do 15 stycznia roku następującego po dniu bilansowym – zakończenie procedury inwentaryzacji,
- do 26 marca – sporządzenie rocznego zestawienia obrotów i sald,
- do 31 marca – zamknięcie ksiąg rachunkowych i sporządzenie sprawozdania finansowego,
- do 15 czerwca – udostępnienie zgromadzeniu wspólników rocznego sprawozdania finansowego wraz
z sprawozdaniem z działalności i sprawozdaniem z badania (jeżeli dotyczy), - do 30 czerwca – zatwierdzenie rocznego sprawozdania finansowego i podjęcie uchwały o podziale zysku / pokryciu straty,
- do 15 lipca – złożenie rocznego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania
z badania (jeżeli dotyczy) i uchwały zatwierdzającej sprawozdanie finansowe do właściwego rejestru sądowego. - do 15 lipca – ostateczne zamknięcie ksiąg rachunkowych za zakończony rok obrotowy.
Odpowiedzialność kierownika jednostki
Należy pamiętać, iż kierownik jednostki ponosi odpowiedzialność za należyte wykonywanie obowiązków w zakresie rachunkowości. Niespełnienie obowiązku sporządzenia sprawozdania finansowego bądź sprawozdania z działalności jest sankcjonowane karą grzywny lub karą pozbawienia wolności do 2 lat, albo obu tymi karami łącznie. Ponadto, niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym podlega karze grzywny lub karze ograniczenia wolności.
Covid-19 może namieszać w terminach
Warto zwrócić uwagę, iż powyższe terminy obowiązków sporządzania i składania sprawozdań finansowych
za lata obrotowe 2019 i 2020 uległy przesunięciu w związku z sytuacją pandemiczną. Dotychczasowo, terminy zamknięcia ksiąg rachunkowych, sporządzenia sprawozdania finansowego i jego zatwierdzenia przedłużane były
o 3 miesiące. Jednak w przypadku zamykanego obecnie 2021 roku, nie jest jeszcze wiadomym, czy wymienione terminy sprawozdawcze ulegną ponownemu przesunięciu.
Zobacz też:
