W poprzednim artykule Kluczowe kontrole księgowe cz.1 omawialiśmy jak ważna dla każdego przedsiębiorcy jest wysoka jakość danych finansowych.
Wyjaśnialiśmy, że w celu zapewnienia jak najwyższej jakości danych, wprowadza się kontrole na poziomie działów finansowo-księgowych, które mają na celu mitygowanie ryzyka zniekształcenia danych finansowych. Pod lupę zostały wzięte dwie z kluczowych kontroli księgowych tj. podział obowiązków oraz kontrola dostępów.
W dzisiejszej publikacji chcielibyśmy przedstawić kolejne z głównych kontroli księgowych:
-
Wymóg akceptacji
Skuteczną kontrolą prewencyjną, która pozwoli dodać kolejny poziom odpowiedzialności, jest wymóg akceptacji wyższego szczebla managerów dla niektórych rodzajów transakcji. Wprowadzenie takiej kontroli gwarantuje, że poszczególne księgowania zostaną przejrzane i zweryfikowane. Wspomniana kontrola bezpośrednio przeciwdziała powstawaniu przypadkowych błędów i skutecznie podnosi jakość wykonywanych księgowań. Sprzyja też budowaniu świadomości działania wśród pracowników, z uwagi na obowiązkową weryfikację prac przez przełożonego.
Równie istotne jest wyznaczenie managerów do podejmowania decyzji zakupowych i autoryzacji wydatków. Szczególnie ważne jest to w dużych organizacjach gdzie z uwagi na rozbudowane struktury, trudniej kontrolować koszty. Dzięki wprowadzeniu wielostopniowego poziomu akceptacji wydatków np. zgodnie z hierarchią, można ograniczyć występowanie niespodziewanych wydatków oraz zminimalizować ryzyko oszustw.
-
Okresowe zestawienia obrotów i sald
Za sprawą stosowania zasady podwójnego zapisu zapewniamy i oczekujemy, że konta księgowe będą się zawsze bilansować. W praktyce niestety jest możliwe wystąpienie błędów poprzez, które księgi nawet w systemie księgowym z podwójnym zapisem, nie będą się bilansować. W celu zaadresowania ryzyka niebilansujących się ksiąg, warto wdrożyć kontrolę polegającą na przygotowywaniu próbnych zestawień obrotów i sald w częstotliwości np. tygodniowej. Taka praktyka pozwoli na bieżącą identyfikację i korektę błędów księgowych lub systemowych oraz zapewni oszczędność czasu i nienawarstwianie się potencjalnych nieprawidłowości.
-
Okresowe uzgodnienia
W ewidencji księgowej powszechne jest stosowanie ewidencji pomocniczej w postaci np. rejestru środków trwałych, stanów magazynowych zapasów, kartoteki dostawców i odbiorców czy tabela rozliczeń międzyokresowych czynnych. Zdarza się również, że transakcje rejestrowane są w dwóch niezsynchronizowanych systemach jednocześnie np. wystawianie faktur w sprzedaży w systemie sprzedażowym innym niż system finansowo-księgowy (FK). Sprzyja to powstawaniu błędów czy rozbieżności między ewidencją pomocniczą a księgami. Powstaje ryzyko, że zdarzenia gospodarcze ewidencjonowane w systemie księgowym mogą być niekompletne. Okresowe przeprowadzanie uzgodnień rachunków bankowych, kart kredytowych czy sald kontrahentów jest kontrolą mitygującą to ryzyko. Ponadto, jednym z kluczowych uzgodnień jest potwierdzanie wartości sprzedaży z ksiąg oraz faktur wystawionych w systemie sprzedażowych, jeżeli systemy te nie są zintegrowane – takie uzgodnienia najczęściej wykonuje się miesięcznie. Wykonywanie okresowych uzgodnień pozwala śledzić kompletność i prawidłowość zapisów księgowych. Ponadto, przeprowadzanie regularnych uzgodnień umożliwia podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych i codziennych operacji.
Wdrażaniu odpowiednich kontroli do działów finansowych powinno towarzyszyć tworzenie formalnych procedur, które uregulują obowiązki poszczególnych pracowników oraz określą jak reagować w przypadku pojawiających się problemów. Pozwoli to na formalną komunikację oraz rozliczenie pracownika z powierzonych mu obowiązków. Warto pamiętać o szkoleniach, które stanowią wartość dodaną w postaci budowania świadomości w zakresie jakości danych.
W naszych publikacjach dotyczących głównych kontroli księgowych przedstawiliśmy, te które uważamy za elementarne a zarazem uniwersalne. W praktyce rodzaje kontroli, które należałoby wdrożyć w departamencie finansowym są uzależnione specyfiki Spółki. Istotne są rodzaje oraz poziomu skomplikowania transakcji księgowych, a także struktura organizacyjna i wielkość departamentu księgowego. O ile podstawowe kontrole możemy wdrożyć i dostosować w większości przedsiębiorstw, to bardziej szczegółowe powinna poprzedzać indywidualna analiza i ocena ryzyka danego przedsiębiorstwa.
Zobacz też:
3 marca2022
25 lutego2022
