Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym zapasów a stanem wykazanym w księgach rachunkowych należy wyjaśnić w roku na który przypadał termin inwentaryzacji.
Zakończenie spisu z natury zapasów nie kończy procedury, wszystkie zidentyfikowane składniki zapasów trzeba wycenić, a następnie rozliczyć ewentualne różnice pomiędzy księgami rachunkowymi, a arkuszami spisowymi.
Do wyceny składników zapasów, ustalonych drogą spisu z natury, stosuje się w przypadku prowadzenia księgowej ewidencji zapasów ilościowo-wartościowej lub tylko wartościowej, ceny rzeczywiste mogą być ustalone na poziomie cen nabycia lub zakupu, kosztów wytworzenia, stałej ceny ewidencyjnej lub tez ceny sprzedaży. W przypadku, ewidencji wyłącznie ilościowej lub nieobjęcia zapasów ewidencją księgową dla materiałów i towarów stosuje się ceny zakupu lub nabycia z zastosowaniem metody pierwsze przyszło, pierwsze wyszło (FIFO), a dla wyrobów gotowych i półproduktów, rzeczywiste lub planowane koszty wytworzenia, a w uzasadnionych przypadkach także ceny sprzedaży netto.
W jednostce, w której rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, różnice wykryte podczas inwentaryzacji za 2021 rok należy rozliczyć w księgach 2021 roku, co z oczywistych przyczyn powinno nastąpić przed zamknięciem ksiąg rachunkowych za ten rok.
Różnice inwentaryzacyjne mogą mieć postać zarówno niedoborów, jak i nadwyżek. Wszystkie rozbieżności należy wyjaśnić i rozliczyć.
Ustalenie przyczyn powstania różnic
W celu ustalenia przyczyn powstania różnic inwentaryzacyjnych komisja inwentaryzacyjna powinna podjąć określone działania. Po pierwsze powinna przeprowadzić rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za zapasy i sporządzić protokołu z ich przebiegu, a także uzyskać od osoby odpowiedzialnej pisemne wyjaśnienie przyczyn zidentyfikowanych różnic. Po drugie zbiera od innych pracowników dodatkowe informacje o przyczynach różnic. Po trzecie korzysta z danych zawartych w dowodach źródłowych i ewidencji księgowej, zlecając w razie potrzeby ich sprawdzenie. I wreszcie po czwarte może zdecydować o ponownym przeprowadzeniu określonego fragmentu spisu z natury, bądź w powtórzeniu go na danym polu spisowym w całości.
Na podstawie takich działań komisja inwentaryzacyjna, odrębnie dla każdej pozycji różnic, ustala przyczynę jej powstania i odpowiednio do niej proponuje określony sposób rozliczenia. Wyniki rozpatrzenia każdej różnicy komisja inwentaryzacyjna ujmuje w protokole rozliczenia różnic inwentaryzacyjnych, zawierającym wnioski co do sposobu ich rozliczenia wraz z uzasadnieniem. Może to również nastąpić na odpowiednio rozbudowanym zestawieniu różnic ilościowych i jakościowych. Protokół jest przekazywany kierownikowi jednostki.
Różnice powodujące niedobory i nadwyżki
Różnice inwentaryzacyjne ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie dowodów (dokumentów) potwierdzających przyczyny ich powstania. Polecenia księgowania, będące podstawą do zapisów księgowych, są sporządzane na podstawie protokołów inwentaryzacyjnych i sprawozdania komisji inwentaryzacyjnej i muszą być zaakceptowane przez kierownika jednostki.
Różnice te, szczególnie w przypadku niedoborów mogą mieć różny charakter i tak możemy wyróżnić:
- niedobory niezawinione
- niedobory zawinione
- niedobory powstałe z przyczyn losowych
- niedobory wynikające z ubytków w granicach norm i ubytków naturalnych (normy ubytków naturalnych ustala kierownik jednostki we własnym zakresie jako normy zakładowe).
Najczęściej przyczyną występowania niedoborów jest: nieprawidłowe magazynowanie, błąd we wprowadzaniu danych magazynowych do systemu, błędy w dokumentacji nabycia, nieprawidłowy transport towarów, kradzież, zagubienie, zniszczenie, zdarzenia losowe takie jak pożar, powódź, nawałnice oraz tzw. ubytki naturalne.
Niedobory niezawinione powstają najczęściej w wyniku zdarzeń niezależnych od osób materialnie odpowiedzialnych, takich jak błędy w dokumentacji lub niedokładność urządzeń pomiarowych.
Z niedoborami zawinionymi mamy do czynienia wtedy, gdy stanowią należność lub roszczenie po ustaleniu osoby odpowiedzialnej za ich powstanie, np. pracownika. Niedobory zawinione powstają wskutek niedopełnienia obowiązków przez podatnika, co skutkuje utratą mienia. Niedobory spowodowane wypadkami losowymi powstają w wyniku zdarzeń nadzwyczajnych, nie przewidzianych przez osoby odpowiedzialne za stan majątku np. kradzieży, pożaru.
Nadwyżki i niedobory zapasów potwierdzone podczas spisu z natury mogą: wynikać z niedokładności urządzeń pomiarowych, mieszcząc się w granicach tolerancji mogą być spowodowane pomyłkową zamianą podobnych składników zapasów (przy przychodzie lub rozchodzie) – w takim przypadku istnieje możliwość kompensaty niedoborów i nadwyżek albo odniesienie tych różnic w ciężar kosztów działalności operacyjnej
Księgowanie różnic inwentaryzacyjnych
Same księgowania nie są przy tym nadmiernie skomplikowane i mogą być rozliczane za pomocą specjalnego konta „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”. W takim przypadku standardowe rozliczenie niedoborów uznanych za niezawinione polega na księgowania po stronie Wn konta „Pozostałe koszty operacyjne” i po stronie Ma konta „Rozliczenie niedoborów i nadwyżek”. Jeśli zaś niedobór ma charakter zawinionego po stronie Wn konto zmienia się na konto „Pozostałe rozrachunki z pracownikami”. Różnice powstałe w skutek ubytków w granicach norm i ubytków naturalnych odnosimy po stronie WN na dedykowane konto zespołu 4 „kosztów według rodzajów” lub konto zespołu 5, „Koszt sprzedanych produktów” lub „Wartość sprzedanych towarów w cenach zakupu (nabycia)”.
Podobnie postępujemy w przypadku nadwyżek, z tym, że w tym przypadku na konto rozliczeniowe dla niedoborów i nadwyżek księgowanie odbywa się po stronie MA, a kontem przeciwstawnym będą „Pozostałe przychody operacyjne”.
W przypadku, gdyż ewidencja zapasów prowadzona jest stałych cenach ewidencyjnych to równocześnie z zaksięgowanym niedoborem lub nadwyżką należy również skorygować odchylenia od cen ewidencyjnych tych składników.
Zobacz też:
5 kwietnia 2022
30 marca 2022
1 kwietnia 2022
