Jest zgoda Komisji Europejskiej na e-faktury. Jeszcze tylko akceptacja Rady Unii Europejskiej dzieli Polskę od otrzymania zielonego światła na wprowadzenie obowiązkowego systemu e-faktur. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów ma on ruszyć w 2023 r., przy czym pojawiają się informacje, że nastąpi to najprawdopodobniej w drugim lub trzecim kwartale 2023 r. W tym roku jest on dobrowolny.
Krajowy System e-Faktur ruszył 1 stycznia 2022 r., ale jeszcze na zasadzie wyboru. To oznacza, że podatnik może z niego skorzystać, ale nie musi. Jeszcze może pozostać przy dotychczasowej formie dokumentowania sprzedaży zamiast korzystać z ministerialnego systemu. Sytuacja się zmieni w przyszłym roku. Wówczas bowiem e-faktury opracowane przez MF staną się obowiązkowe. Aby jednak wszystkie formalności zostały dopełnione, na taką zmianę musi jeszcze wyrazić zgodę Unia Europejska.
e-faktura, czyli co?
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) pozwala na wystawianie faktur ustrukturyzowanych. Jest to opcja dostępna na równi z dotychczasowymi formami fakturowania – w postaci elektronicznej i papierowej. Przedsiębiorcy, którzy przesiądą się na system krajowy zmienią proces wystawiania i odbierania faktur. Są one sporządzane zgodnie z opracowanym przez Ministerstwo Finansów wzorem faktury w lokalnych programach finansowo-księgowych przedsiębiorców. Faktura po jej wystawieniu jest przesyłana z systemu finansowo-księgowego za pośrednictwem interfejsu (API) do centralnej bazy MF (KSeF), po czym jest dostępna w tym systemie i możliwa do pobrania przez kontrahenta.
MF namawia na system krajowy
Resort finansów chce zachęcić biznes, aby jak najszybciej decydował się na korzystanie z KSeF. Jedną z korzyści, o której wspomina resort jest fakt, że KSeF pozwala znacznie zredukować koszty związane z archiwizacją dokumentów. Dokumenty ustrukturyzowane są bowiem przechowywane i archiwizowane w systemie KSeF przez 10 lat i nie ma konieczności przechowywania faktur w odrębnych systemach IT przedsiębiorców. To także brak duplikatów faktur, bo nie ma możliwości, aby one zginęły.
Ważne jest również to, że nowy system to jeden standard faktury: zamiana dokumentów papierowych i elektronicznych (PDF) na dane cyfrowe = cyfryzacja i automatyzacja obiegu faktur między podatnikami oraz księgowania faktur u podatników. To ma wpłynąć również na szybkość wymiany danych między podatnikami, a tym samym ma przyspieszyć cały proces rozliczeń. System ma też gwarantować dostarczenie faktury.
Przejście na system krajowy to też inne korzyści, w tym skrócony o 1/3 termin zwrotu VAT – z 60 do 40 dni. Rozliczanie faktur ustrukturyzowanych też ma być prostsze. Przy fakturach korygujących in minus u wystawcy z chwilą jej wystawienia, a u nabywcy, jeśli wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych – z chwilą jej otrzymania w KSeF. Ponadto przedsiębiorca wystawiający faktury w KSeF nie musi przesyłać na żądanie organów podatkowych struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego dla Faktur (JPK_FA). Dane te są automatycznie dostępne dla administracji w KSeF.
Potrzebna jeszcze zgoda
Prace nad KSeF trwają już od dłuższego czasu. Pierwsza jego pełna prezentacja miała miejsce na początku 2021 r. To jeden z etapów cyfryzacji usług administracji. Od samego początku Ministerstwo Finansów zakładało, że początkowo system będzie dobrowolny, a dopiero w drugim kroku stanie się obowiązkowy i obejmie wszystkich przedsiębiorców.
Aby ten cel zrealizować, 2 sierpnia 2021 r. Polska przekazała do Komisji Europejskiej wniosek o derogację na podstawie art. 395 dyrektywy Rady 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej w celu upoważnienia do stosowania środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 tej dyrektywy.
Komisja Europejska na bazie tego wniosku przygotowała i skierowała do Rady UE projekt decyzji derogacyjnej upoważniającej Polskę do wdrożenia obowiązkowego systemu fakturowania elektronicznego. Oczekiwanie na zgodę rady może potrwać kilka tygodni.
Jednocześnie MF zapewnia, że prowadzi prace nad koncepcją biznesową i prawną docelowego KSeF. Założeniem jest jak najpełniejsze wykorzystanie potencjału KSeF w fakturowaniu w zakresie udzielonej Polsce zgody przez instytucje UE. Wszelkie pomysły w tym obszarze mają być poddane szerokim konsultacjom.
