Podwyższone, 50% koszty uzyskania przychodów z roku na rok zyskują na coraz większą popularność w przedsiębiorstwach z sektora IT.
Coraz więcej właścicieli softwarehouse’ów decyduje się na wdrożenie tej preferencji podatkowej, jako formy benefitu dla części pracowników, bezpośrednio zaangażowanych w szeroko rozumiany proces wytwarzania oprogramowania komputerowego. W ten sposób pracodawcy gwarantują tym pracownikom podwyżki wynagrodzeń netto, bez ponoszenia ekonomicznego ciężaru wzrostów wypłat.
Ponadto, wdrożenie przedmiotowej preferencji pozwala firmom IT zachować atrakcyjny poziom wynagrodzeń na rynku.
Z uwagi na rosnącą liczbę zapytań, ze strony naszych klientów z sektora IT w tym temacie, poniżej w kilku słowach przypominamy najistotniejsze kwestie związane z prawidłowym stosowaniem 50% kosztów uzyskania przychodów.
Kluczowe prawo autorskie
Nieodzownym elementem stosowania 50% kosztów uzyskania przychodów jest tworzenie przez pracowników (w ramach realizacji obowiązków służbowych) utworów w rozumieniu prawa autorskiego. Tylko stworzenie dzieła pozwoli na korzystne rozliczenie podatkowe.
Przepisy nie ograniczają formy współpracy przy takiej aktywności, co oznacza, że prace będą uznane za utwór zarówno wtedy, gdy pracownik ma podpisaną umowę o pracę, jak i wtedy gdy wykonuje swoje zadania na podstawie umowy cywilnoprawnej.
Jednakże preferencja ta nie jest dedykowana dla osób współpracujących w ramach prowadzonej przez siebie jednoosobowej działalności gospodarczej.
Przy czym przepisy podatkowe, a także rynek sektora IT nie pozostają obojętne na współpracowników B2B. W tym wypadku osoby współpracujące na podstawie kontraktów b2b mogą skorzystać z IP BOX’a – preferencyjnego 5% opodatkowania znacznej części swojego dochodu (co, podobnie jak 50% KUP, równie często jest wdrażane w firmach jako forma zachęty do współpracy).
Wracając do 50% KUP, zgodnie z obowiązującymi przepisami, ale również z wytycznymi Ministra Finansów, zawartymi w treści interpretacji ogólnej z 15 września 2020 r. (nr DD3.8201.1.2018) poświęconej 50% kosztom, w celu prawidłowego stosowania podwyższonych kosztów, niezbędne jest łączne wystąpienie poniższych przesłanek:
- powstanie utworu (lub jego części) będącego przedmiotem prawa autorskiego w ramach stosunku umownego, umożliwiające rozporządzanie majątkowym prawem autorskim do utworu;
- dysponowanie obiektywnymi dowodami, potwierdzającymi powstanie danych utworów;
- wyraźne oddzielenie honorarium autorskiego od innych składników wynagrodzenia oraz prawidłowa wycena honorarium autorskiego.
Niezbędne dokumenty
Ponadto, w celu prawidłowego stosowania 50% KUP w firmie trzeba zadbać o odpowiednie zapisy w umowie i dodatkową dokumentację.
Na początek warto precyzyjnie określić zapisy w umowie – czy to o pracę czy cywilnoprawnej. Powinny się znaleźć w niej informacje o tym jak dzielone jest wynagrodzenie – na prace ogólne i prace twórcze, a tym samym jaka kwota to honorarium autorskie, do którego zastosowanie znajdą 50% koszty.
WAŻNE: W przypadku stworzenia programu komputerowego pracodawca nabywa autorskie prawa majątkowe do oprogramowania w całości z chwilą jego powstania (nabycie pierwotne). W konsekwencji pracownik – twórca nie ma prawa do 50% kosztów. Sytuacja się zmieni, a więc pracownik zyska prawo do podwyższonych kosztów, jeśli odpowiednie zapisy znajdą się w jego umowie. Warto w umowie zawrzeć klauzulę, że prawa autorskie za stworzone oprogramowanie przysługują pracownikowi. Pracodawca nabywa te prawa za odpowiednim wynagrodzeniem w odpowiednio ustalonym czasie (nabycie wtórne).
Warto też pamiętać, aby wypłatę honorarium powiązać z konkretnym utworem/utworami oraz wprowadzić odpowiedni model wyceny takiego wynagrodzenia. Ważne jest również to, że wynagrodzenie za prace twórcze może być określone na podstawie czasu spędzonego na stworzenie dzieła. Potwierdziły to wielokrotnie sądy administracyjne w wydanych orzeczeniach.
Poza zapisami w umowie między pracodawca a pracownikiem, konieczne jest również prowadzenie ewidencji powstających utworów.
