Nowe stawki kilometrówki

W dniu 17 stycznia 2023 r. weszły w życie przepisy zmieniające rozporządzenia z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, które podniosło stawki kilometrówki, które pokrywa pracodawca za jazdy pracowników prywatnymi pojazdami w celach służbowych.

Pierwsza podwyżka od 16 lat

Stawki kilometrówki są podwyższane po raz pierwszy od 2007 r. To efekt wysokiej inflacji, a także rosnących kosztów eksploatacji aut, w tym m.in. dużych podwyżek cen paliw. Takie uzasadnienie przy projekcie zmian rozporządzenia zaprezentował resort infrastruktury.

Wysokość kilometrówki jest uzależniona m.in. od pojemności silnika używanych pojazdów.

• dla samochodu osobowego:
  • o pojemności skokowej silnika do 900 cm³ – 0,89 zł (do 16.01.2023 r. wynosiła 0,5214 zł);
  • o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³ – 1,15 zł (do 16.01.2023 r. wynosiła 0,8358 zł);
• dla motocykla – 0,69 zł (do 16.01.2023 r. wynosiła 0,2302 zł);
• dla motoroweru – 0,42 zł(do 16.01.2023 r. wynosiła 0,1382 zł).
  

Warto jeszcze dodać, jak pracodawcy powinni rozpatrywać wnioski pracowników o wypłatę kilometrówki, które zostaną złożone przed 17 stycznia, ale rozpatrzonej już po tej dacie. Rozporządzenie zmieniające reguluje tę kwestię, wskazując, że jeśli wniosek podatnika będzie rozpatrzony już po wejściu w życie zmienionych przepisów, a więc po 17 stycznia, pracodawca powinien zastosować już nowe, wyższe stawki. Nie ma tu znaczenia fakt, że prośba pracownika wpłynęła przed zmianą przepisów.

Należy także pamiętać, iż podstawą zaliczenia przez pracodawcę do podatkowych kosztów uzyskania przychodu wydatków związanych z użytkowaniem przez pracownika samochodu prywatnego do celów służbowych jest ewidencja przebiegu pojazdu, potocznie również nazywana „kilometrówką”.

Zgodnie z przepisami ustawy o VAT ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

• numer rejestracyjny pojazdu samochodowego;
• dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji;
• stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji;
• wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący:
  • kolejny numer wpisu,
  • datę i cel wyjazdu,
  • opis trasy (skąd – dokąd),
  • liczbę przejechanych kilometrów,
  • imię i nazwisko osoby kierującej pojazdem – potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem;
• liczbę przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Jazdy lokalne, a zwrot z oświadczeniem

Przypomnijmy również, że kilometrówka ma zastosowanie wówczas gdy pracownicy używają w celach służbowych w jazdach lokalnych swoich prywatnych aut, motocykli bądź motorowerów i podpisali w tym celu stosowaną umowę cywilnoprawną z pracodawcą. Ponadto, pracodawca ustala miesięczny limit jazd lokalnych, za które przysługuje kilometrówka. Limit ten zależy m.in. od liczby mieszkańców miasta bądź gminy, w której znajduje się przedsiębiorstwo.

Przepisy rozporządzenia wskazują, że limity te nie mogą przekroczyć:

• 300 km – do 100 tys. mieszkańców;
• 500 km – gdy liczba mieszkańców waha się w przedziale 100 tys. do 500 tys.
• 700 km – w miejscowościach z liczbą mieszkańców ponad 700 tys.

Kilometrówka wypłacana jest jako miesięczny ryczałt, który wyliczany jest jako iloczyn stawki kilometrówki i przebiegu pojazdu (jazdy w celach służbowych). Kwotę do wypłaty wylicza pracownik w oświadczeniu składanym pracodawcy. W przypadku nieobecności pracownika (np. urlop wypoczynkowy, choroba) kilometrówka podlega proporcjonalnemu obniżeniu za czas nieświadczenia przez niego pracy.

Warto dodać, iż  co do zasady wypłacana kilometrówka podlega opodatkowaniu PIT, chyba że przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (w art. 21) wskazują na możliwość zastosowania zwolnienia z opodatkowania ( np. w przypadku pracowników do 26 roku życia).

Diety z tytułu podróży służbowej i zagranicznej

Przypomnijmy również, iż od 1 stycznia 2023 roku zmianie uległa stawka diety za delegacje krajowe z 38 PLN wprowadzonej podwyżką w lipcu 2022 roku na 45 PLN.  Natomiast ostatnia podwyżka stawek diet za delegacje zagraniczne miała miejsce w listopadzie 2022 roku.

Konsekwencje PIT, CIT i ZUS w przypadku wprowadzenia do regulacji wewnątrzfirmowych indywidualnych stawek kilometrówki i diet

Przepisy nie zabraniają pracodawcy stosowania ustalonych wewnątrz firmy indywidualnych stawek kilometrówki czy też diet wypłacanych z tytułu podróży służbowych pracowników. Jednakże podejmując taką decyzję należy mieć świadomość, że wszelkie wypłaty ponad w/w limity będą stanowiły dla pracowników dodatkowy przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu PIT i ZUS. Dodatkowo, w przypadku kilometrówki nadwyżka ponad limit nie będzie stanowiła dla pracodawcy podatkowego kosztu uzyskania przychodu.