W przypadku, gdy koszty prac rozwojowych zakwalifikowanych jako aktywa spółki nie zostały całkowicie odpisane, nie można dokonać podziału zysku odpowiadającego równowartości kwoty nieodpisanych kosztów prac rozwojowych, chyba że kwota kapitałów rezerwowych i zapasowych dostępnych do podziału i zysków z lat ubiegłych jest co najmniej równa kwocie kosztów nieodpisanych.
Akcjonariusze mają prawo do udziału w zysku wykazanym w sprawozdaniu finansowym, zbadanym przez biegłego rewidenta, który został przeznaczony przez walne zgromadzenie do wypłaty akcjonariuszom. Kodeks spółek handlowych (KSH) przewiduje, że kwota przeznaczona do podziału między akcjonariuszy nie może przekraczać zysku za ostatni rok obrotowy, powiększonego o niepodzielone zyski z lat ubiegłych oraz o kwoty przeniesione z utworzonych z zysku kapitałów zapasowego i rezerwowych, które mogą być przeznaczone na wypłatę dywidendy. Kwotę tę należy pomniejszyć o niepokryte straty, akcje własne oraz o kwoty, które zgodnie z KSH lub statutem spółki powinny być przeznaczone z zysku za ostatni rok obrotowy na kapitały zapasowy lub rezerwowe.
Równocześnie KSH nakłada pewne ograniczenia w wypłacie dywidendy związane z poniesionymi nakładami na prace rozwojowe. W przypadku gdy koszty prac rozwojowych zakwalifikowanych jako aktywa spółki nie zostały całkowicie odpisane, nie można dokonać podziału zysku odpowiadającego równowartości kwoty nieodpisanych kosztów prac rozwojowych, chyba że kwota kapitałów rezerwowych i zapasowych dostępnych do podziału i zysków z lat ubiegłych jest co najmniej równa kwocie kosztów nieodpisanych (zob. art. 191 par. 4 KSH dla spółek z o.o. oraz art. 347 par. 4 KSH dla spółek akcyjnych). Nie ma przy tym znaczenia, czy spółka sporządza sprawozdanie finansowe zgodnie z ustawą o rachunkowości czy MSSF.
A zatem spółki nie mogą dzielić wyniku finansowego, w szczególności przeznaczać go na wypłatę dywidendy, jeśli posiadają podlegające jeszcze amortyzacji koszty prac rozwojowych, a inne kapitały zapasowe i rezerwowe dostępne do podziału oraz zyski z lat ubiegłych są w niewystarczającej wysokości. Przy czym koszty prac rozwojowych to koszty, które jednostka poniosła na projektowanie, wykonanie i testowanie prototypów i modeli doświadczalnych, nowych lub udoskonalonych materiałów, produktów, urządzeń lub systemów.
Co istotne, mówiąc o amortyzowaniu prac rozwojowych, KSH odnosi się do zasad amortyzacji wynikających z przepisów prawa bilansowego, a zatem głównie ustawy o rachunkowości.
Zgodnie z obowiązującymi regułami prawa bilansowego (analogicznie jest w przypadku MSSF), koszty zakończonych już prac rozwojowych można zaliczyć do wartości niematerialnych i prawnych i wykazać w bilansie, pod warunkiem, że spełniają odpowiednie kryteria ustawowe. A zatem m.in., gdy produkt lub technologia wytwarzania są ściśle ustalone, dotyczące ich koszty prac rozwojowych wiarygodnie określone, a techniczna przydatność produktu lub technologii została stwierdzona i odpowiednio udokumentowana. Ujęcie takich składników jest możliwe tylko pod warunkiem, że przewidywane przychody ze sprzedaży tych produktów lub zastosowania technologii pokryją związane z nimi koszty prac rozwojowych.
Koszty prac rozwojowych powinny być amortyzowane przez przewidywany okres przynoszenia przez nie korzyści ekonomicznych. Nie ma tu żadnych ograniczeń czasowych. Jedynie w sytuacji, gdy takiego okresu nie można w sposób wiarygodny oszacować, należy amortyzować je przez okres nie dłuższy niż 5 lat. Jeśli zatem spółka wie, że okres przynoszenia korzyści tych prac wyniesie 10 lat, to może dokonywać takiej amortyzacji przez 10 lat. Jeśli tylko przez 3 lata, to może dokonywać amortyzacji w okresie trzyletnim. Jeśli jednak nie da się wiarygodnie określić okresu czerpania korzyści z efektów takich prac, okres ten nie może wynieść więcej niż 5 lat, co w praktyce jest częstym okresem przyjmowanym przez firmy.
Zastrzeżenie, że w przypadku KSH odnosimy się do przepisów prawa bilansowego jest o tyle istotne, że sprawa amortyzacji takich składników majątku spółki, zupełnie inaczej wygląda na gruncie przepisów podatkowych.
Podatnik ma w tym przypadku wybór sposobu rozliczenia poniesionych wydatków, przy czym dokonanie tego poprzez odpisy amortyzacyjne jest tylko jednym ze sposobów rozliczenia takich kosztów. Zgodnie z przepisami, podatnik może bowiem koszty prac rozwojowych zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów również w miesiącu, w którym zostały poniesione lub też począwszy od tego miesiąca w równych częściach w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy, bądź też jednorazowo w roku podatkowym, w którym zostały zakończone. Podatnik może zatem rozliczać takie koszty zarówno na bieżąco, jaki i jednorazowo w momencie zakończenia tych prac. Może je też oczywiście amortyzować. Mamy zatem trzy alternatywne sposoby rozliczenia kosztów prac rozwojowych.
Po pierwsze na bieżąco, czyli w miesiącu, w którym zostały poniesione albo począwszy od tego miesiąca w równych częściach w okresie nie dłuższym niż 12 miesięcy. Po drugie, jednorazowo w roku podatkowym, w którym zostały zakończone. I po trzecie poprzez odpisy amortyzacyjne dokonywane od wartości niematerialnych i prawnych.
W przypadku amortyzacji podatkowej, w koszty podatkowe rozliczeniu podlegają koszty zakończonych prac rozwojowych. Różnica pomiędzy amortyzacja podatkową a innymi dopuszczanymi przez prawo podatkowe sposobami rozliczenia kosztów prac rozwojowych sprowadza się do tego, że amortyzacja może być stosowana wyłącznie wtedy, gdy prace zakończyły się pozytywnym wynikiem. W przeciwnym wypadku, podatnik będzie mógł skorzystać wyłącznie z alternatywnych sposobów ich rozliczenia. Poza tym ograniczeniem, podatnik ma swobodę w wyborze dopuszczonych przez przepisy podatkowe metod rozliczenia prac rozwojowych.
Reguły prawa podatkowego nie mają jednak zastosowania do ustalania wyniku finansowego i nie wpływają na wynikające z KSH przepisy ograniczające wypłatę dywidendy w przypadku zakończenia prac rozwojowych.
Należy przy tym pamiętać, że zgodnie z przepisami prawa bilansowego koszty zakończonych prac rozwojowych wycenia się, biorąc pod uwagę rzeczywiste poniesione koszty związane z wytworzeniem nowych albo ulepszonych produktów lub technologii. Przy czym wyceniając koszty zakończonych prac rozwojowych, trzeba je wykazać w wartości skorygowanej o odpisy amortyzacyjne i odpisy z tytułu trwałej utraty wartości. To właśnie ta wartość, czyli nieodpisane prace rozwojowe, jest kluczowa w kontekście ustalenia, czy i w jakiej wysokości zysk może być przeznaczony na wypłatę dywidendy.
