Ustawa o rachunkowości nie definiuje jednoznacznie, kto powinien podpisać sprawozdanie finansowe jako osoba odpowiedzialna za prowadzenie ksiąg rachunkowych. W związku z tym przedsiębiorcy oraz członkowie zarządów spółek handlowych mogą mieć wątpliwości co do tego, kto składa podpis w zależności od formy organizacji księgowości. Warto je zatem rozwiać.
Ustawa o rachunkowości – kto podpisuje sprawozdanie?
Zgodnie z art. 52. ust. 2. Ustawy o rachunkowości:
„Sprawozdanie finansowe podpisują – podając zarazem datę podpisu – osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych, i kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu albo co najmniej jedna osoba wchodząca w skład tego organu w sposób, o którym mowa w ust. 2b. Odmowa podpisu sprawozdania finansowego wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia dołączonego do sprawozdania finansowego.”
Zatem odpowiedzialni za podpisanie sprawozdania finansowego są:
- osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz
- kierownik jednostki.
Kim jest osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych w praktyce?
W zależności od tego, czy prowadzeniem ksiąg rachunkowych zajmuje się wewnętrzny dział księgowości, czy organizacja korzysta z usług biura rachunkowego, za osobę odpowiedzialną w tym zakresie uznaje się różne podmioty.
W przypadku, kiedy prowadzeniem ksiąg rachunkowych zajmuje się wewnętrzny dział księgowości, osobą odpowiedzialną za podpisanie sprawozdania będzie osoba, której powierzono to zadanie, czyli pracownik. Najczęściej będzie to główny księgowy lub samodzielny księgowy standardowo zatrudnieni na podstawie umowy o pracę.
Natomiast w przypadku, kiedy organizacja korzysta z usług księgowych biura rachunkowego powierzając mu prowadzenie ksiąg a także przygotowanie sprawozdania finansowego, za osobę odpowiedzialną za jego podpisanie można uznać pracownika biura rachunkowego, który wykonuje te czynności lub jego właściciela.
Tu warto podkreślić, że istotne jest kto prowadzi księgi rachunkowe (o tym mówi ustawa) a nie kto przygotowuje samo sprawozdanie. Są sytuacje, kiedy księgi prowadzi wewnętrzny dział, nieraz położony na terytorium innego państwa, tzw. wewnętrzne centra finansowe a samo sprawozdanie zlecane jest firmie zewnętrznej lokalnej, znającej wymogi statutowe danego państwa. W takim przypadku firma zewnętrzna nie jest zobligowana do podpisania sprawozdania, ponieważ nie ona jest odpowiedzialna za prowadzenie ewidencji księgowej. Najczęściej w takich przypadkach sprawozdanie podpisywane jest tylko przez zarząd.
Kto jest kierownikiem jednostki w zależności od formy organizacyjno-prawnej przedsiębiorstwa?
W świetle prawa, kierownikiem jednostki jest organ lub osoba mająca ustawową lub statutową odpowiedzialność za prowadzenie spraw jednostki.
W spółkach kapitałowych, czyli spółce akcyjnej i spółce z o.o., kierownikiem jednostki jest zarząd, co oznacza, że za prowadzenie spraw spółki w tym prowadzenie ksiąg i podpisanie sprawozdania finansowego odpowiedzialni są wszyscy członkowie zarządu.
W spółkach komandytowej i komandytowo-akcyjnej kierownikiem jednostki jest komplementariusz (wspólnik o nieograniczonej odpowiedzialności). W spółkach osobowych – jawnej i cywilnej – kierownikami jednostki są wszyscy wspólnicy prowadzący sprawy spółki (chyba, że umowa spółki stanowi inaczej i jeden lub więcej wspólników zostali wyznaczeni do reprezentowania spółki). W spółce partnerskiej, oprócz wspólników prowadzących sprawy spółki, kierownikiem może być również zarząd.
Za kierownika uznaje się również likwidatora, syndyka czy zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym czy zarządcę sukcesyjnego.
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej, kierownikiem jednostki jest właściciel przedsiębiorstwa.
Warto zwrócić uwagę na to, że kierownikiem jednostki nie jest organ nadzoru, np. rada nadzorcza czy komisja rewizyjna, ponieważ ich rola ogranicza się do kontrolowania działalności danej jednostki, ponadto kierownikami jednostki nie będą również pełnomocnicy ustanowieni na mocy pełnomocnictwa, choć mogą wykonywać różne zadania w ich imieniu.
Ustawodawca przewiduje również pewne uproszczenie, które dotyczy organów wieloosobowych – na mocy art. 52 ust. 2b Ustawy o rachunkowości – jeśli jednostką zarządza organ wieloosobowy, sprawozdanie finansowe może podpisać elektronicznie co najmniej jedna osoba wchodząca w skład zarządu, o ile pozostali członkowie złożą oświadczenia, że spełnia ono wymagania określone w ustawie. Mogą też odmówić złożenia oświadczeń co jest równoznaczne z odmową podpisania sprawozdania finansowego., wymaga to jednak pisemnego uzasadnienia. Takie oświadczenia sporządza się w formie elektronicznej i opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem zaufanym lub podpisem osobistym albo w formie papierowej i podpisuje podpisem własnoręcznym. Jeżeli oświadczenie jest w wersji papierowej jedna z osób wchodzących w skład organu podpisująca sprawozdanie zapewnia sporządzenie elektronicznej kopii tego dokumentu. Oświadczenie lub odmowa jest załączane do sprawozdania rocznego zachowując chronologię dat – najpierw uzyskanie oświadczenia od członków zarządu, a następnie podpisanie elektroniczne samego sprawozdania finansowego przez wybraną osobę z organu kierującego jednostką.
Roczne sprawozdanie podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.
