Zmiany w Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027

Wytyczne, wydane na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027 (Dz. U. poz. 1079), określają ujednolicone warunki i procedury dotyczące kwalifikowalności wydatków dla EFS+, EFRR, FS i FST. Ich prawidłowe stosowanie jest niezbędne dla skutecznej i efektywnej realizacji dofinansowanych projektów. Od 25 marca 2025 r. Wytyczne obowiązują w znowelizowanej wersji.

Istotne zmiany

Kluczowe zmiany do Wytycznych obejmują następujące zagadnienia:

• Zwiększenie kwoty obligującej do stosowania zasady konkurencyjności

Znowelizowane Wytyczne podniosły próg zobowiązujący do stosowania zasady konkurencyjności z 50 000 do 80 000 złotych netto (szacunkowa wartość, uwzględniając łączne spełnienie warunków tożsamości przedmiotowej, tożsamości podmiotowej oraz tożsamości czasowej). Zamówienia o wartości poniżej tego progu mogą być realizowane w trybie z wolnej ręki.

• Brak obowiązku stosowania zasady konkurencyjności dla zamówień polegających na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych

Zaktualizowane Wytyczne przewidują nową możliwość udzielenia zamówienia polegającego na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych z wyłączeniem obowiązku stosowania zasady konkurencyjności – jeśli kumulatywnie spełnione są następujące trzy przesłanki:

1) wykonawca został wybrany zgodnie z zasadą konkurencyjności,

2) zamówienie polegające na powtórzeniu podobnych usług lub robót budowlanych było przewidziane w zapytaniu ofertowym i jest zgodne z przedmiotem zamówienia początkowego,

3) całkowita wartość zamówienia została uwzględniona przy obliczaniu wartości zamówienia początkowego.

Nadal dopuszczalne jest pominiecie zasady konkurencyjności dla wskazanych zamówień, jeżeli:

a) wykonawca został wybrany zgodnie z zasadą konkurencyjności,

b) zmiana wykonawcy prowadziłaby do nabycia materiałów o innych właściwościach technicznych, co powodowałoby niekompatybilność techniczną lub nieproporcjonalnie duże trudności techniczne w użytkowaniu i utrzymaniu tych produktów lub instalacji.

• Doprecyzowane warunki dot. (braku) możliwości udzielania zamówienia podmiotom powiązanym

Znowelizowane Wytyczne zawierają uporządkowane zasady dot. przypadków uprawniających beneficjenta nie będącego zamawiającym (w rozumieniu Prawa zamówień publicznych – PZP) do udzielenia zamówienia podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo. Przypadki te obejmują:

1) zamówienia sektorowe (tj. udzielane przez podmiot wykonujący jeden z rodzajów działalności sektorowej wymienionej w PZP, np. takich jak gospodarka wodna, energia elektryczna, gaz czy energia cieplna),

2) przypadki wskazane w art. 214 ust. 1 pkt 11-14 PZP wobec podmiotów określonych w powołanym przepisie (konkretne przypadki dotyczące sytuacji, gdy zamawiający publiczny sprawuje kontrolę nad podmiotem, któremu udziela zamówienia (lub odwrotnie), gdy kontrola jest sprawowana wspólnie przez kilku zamawiających publicznych, lub gdy zachodzi współpraca między zamawiającymi w celu realizacji zadań publicznych).

Zgodnie ze zaktualizowanymi Wytycznymi na zamawiających nadal spoczywają obowiązki w zakresie:

1) podjęcia odpowiednich środków, by skutecznie zapobiegać konfliktom interesów, rozpoznawać i likwidować je, gdy powstają w związku z prowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia lub na etapie wykonywania zamówienia, oraz

2) złożenia oświadczenia (przez osoby wykonujące czynności związane z przygotowaniem oraz przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia) o braku istnienia albo braku wpływu powiązań osobowych lub kapitałowych z wykonawcami na bezstronność postępowania.

– przy czym stosowanie ww. obowiązków jest konieczne także, gdy w wyniku prawidłowego zastosowania zasady konkurencyjności nie wpłynęła żadna oferta, wpłynęły jedynie oferty podlegające odrzuceniu albo żaden wykonawca nie spełnił postawionych przez zamawiającego warunków udziału w postępowaniu.

• Wzrost kwoty decydującej o minimalnym terminie składania ofert dla robót budowlanych

Zgodnie z dotychczasowym brzmieniem Wytycznych zamawiający miał możliwość publikacji zapytania na roboty budowlane z uwzględnieniem minimalnego terminu składania ofert wynoszącego 14 dni, w przypadku gdy szacunkowa wartość zamówienia wynosiła poniżej 5 382 000 EUR, bądź 30 dni w przypadku, gdy szacunkowa wartość zamówienia była równa lub przekraczała 5 382 000 EUR.

Wynikający ze zmienionych Wytycznych próg decydujący o minimalnym 14-dniowym terminie składania ofert dla robót budowlanych wynosi 5 538 000 EUR (w przypadku jego osiągnięcia lub przekroczenia termin ten wynosi 30 dni) w porównaniu do obowiązującego uprzednio progu 5 382 000 EUR.

• Wzrost limitu finansowego uprawniającego do dokonywanie zmian postanowień umowy

Sytuacje, w których możliwe jest dokonywanie istotnych zmian postanowień umowy zawartej z wykonawcą w stosunku do treści oferty, na podstawie której go wybrano obejmują na podstawie zaktualizowanych Wytycznych następujące przypadki:

1) zmiana nie prowadzi do zmiany ogólnego charakteru umowy, oraz

2) łączna wartość zmian jest mniejsza niż 5 538 000 EUR i jednocześnie jest mniejsza od 15% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku robót budowlanych, lub

3) łączna wartość zmian jest mniejsza niż 140 000 EUR w przypadku dostaw i usług, i jednocześnie jest mniejsza od 10% wartości zamówienia określonej pierwotnie w umowie w przypadku zamówień na usługi lub dostawy.

• Doprecyzowane warunki kwalifikowalności zaliczek

W świetle znowelizowanych Wytycznych wydatkiem niekwalifikowalnym jest zaliczka wypłacona przez beneficjenta:

1) niezgodnie z postanowieniami umowy lub

2) jeśli element objęty zaliczką nie jest kwalifikowalny, lub

3) nie został faktycznie zrealizowany lub dostarczony

– poprzez wskazanie, iż sytuacje te dotyczą zaliczki wypłaconej wykonawcy.

Ponadto usunięto zasadę, zgodnie z którą czynności te muszą odbyć się w okresie kwalifikowalności projektu.

W konsekwencji możliwe jest kwalifikowanie zaliczek wypłaconych wykonawcy na towary / usługi, które zostaną dostarczone / zrealizowane również po zakończeniu okresu kwalifikowalności projektu.

• Zmieniony zakres kosztów wchodzących w skład limitu na zakup nieruchomości

Zgodnie ze znowelizowanymi Wytycznymi do limitu dot. zakupu nieruchomości, tj. 10% całkowitych wydatków kwalifikowalnych projektu w przypadku gruntów oraz 15% w przypadku terenów poprzemysłowych oraz terenów opuszczonych, na których znajdują się budynki, uwzględnia się następujące kategorie:

1) wydatki poniesione na nabycie nieruchomości,

2) wydatki poniesione na odszkodowanie za przejęte nieruchomości,

3) wydatki poniesione na obowiązkowy wykup nieruchomości oraz obowiązkowe odszkodowania wynikające z ustanowienia obszaru ograniczonego użytkowania zgodnie z art. 135 i art. 136 ustawy z dnia 27 kwietnia 2001 r. – Prawo ochrony środowiska (Dz. U. z 20214 r. poz. 197354, z późn. zm.),

4) wydatki poniesione na nabycie prawa użytkowania wieczystego,

5) wkład niepieniężny w postaci nieruchomości lub prawa użytkowania wieczystego,

6) inne wydatki wymagane przepisami prawa krajowego.

Zaktualizowane Wytyczne nie uwzględniają w powyższym limicie kosztów nabycia innych tytułów prawnych do nieruchomości (np. najmu czy dzierżawy).

• Doprecyzowane zasady kwalifikowalności VAT

Nowa wersja Wytycznych doprecyzowuje zasady kwalifikowalności VAT, którego całkowity koszt wynosi co najmniej 5 000 000 EUR. Zapłacony VAT będzie mógł być kwalifikowalny, jeżeli prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego lub ubieganie się o zwrot VAT nie przysługuje beneficjentowi (w tym wskazanemu w umowie o dofinasowanie partnerowi i podmiotowi upoważnionemu do ponoszenia wydatków) oraz:

1) uczestnikom projektu oraz podmiotom otrzymującym wsparcie z EFS+, niebędącym grantobiorcami,

2) ostatecznym odbiorcom,

3) grantobiorcom.

Dalsze kroki

Zakres zmian w Wytycznych jest relatywnie szeroki. Zmiany te skutkują koniecznością weryfikacji dotychczasowych procedur zakupowych bądź wdrożenia zmian wynikających z lepszego zrozumienia Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. Analizie powinny zostać poddane zarówno dotychczasowe rozwiązania, jak również planowane działania.