Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, dobrowolne zapewnianie pracownikom obiadów spożywanych w przerwach w pracy służy zaspokajaniu osobistych, prywatnych potrzeb pracowników i pozostaje bez związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. W konsekwencji, pracodawca nie jest uprawniony do odliczenia VAT naliczonego z tytułu nabycia takich posiłków.
Prawo do odliczenia VAT
Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, podatnikowi przysługuje co do zasady prawo do obniżenia kwoty VAT należnego o kwotę VAT naliczonego w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych. Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem spełnienia przez niego zarówno przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT oraz niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT.
Z przepisów ustawy o VAT jednoznacznie wynika, że dla realizacji prawa do odliczenia podatku naliczonego niezbędne jest istnienie związku między dokonywanymi zakupami towarów i usług, a prowadzoną działalnością opodatkowaną. Taki związek dokonywanych zakupów z działalnością podatnika może mieć charakter bezpośredni lub pośredni.
Związek nabywanych towarów i usług z prowadzoną działalnością
Jak wynika z utrwalonej linii interpretacyjnej organów podatkowych, o związku bezpośrednim dokonywanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy nabywane towary służą przykładowo dalszej odsprzedaży lub też nabywane towary i usługi są niezbędne do wytworzenia towarów lub usług będących przedmiotem dostawy.
Z drugiej strony, o pośrednim związku nabywanych towarów i usług z działalnością przedsiębiorcy można mówić wówczas, gdy ponoszone wydatki wiążą się z całokształtem funkcjonowania przedsiębiorstwa – mając pośredni związek z działalnością gospodarczą, a tym samym z osiąganym przez podatnika obrotem opodatkowanym. Kluczowe znaczenie dla określenia charakteru zakupów w związku z działalnością gospodarczą danego podmiotu, posiada istnienie związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy dokonanymi zakupami towarów i usług, a powstaniem obrotu. O pośrednim związku dokonanych zakupów z działalnością podatnika można mówić wówczas, gdy zakup towarów i usług nie przyczynia się bezpośrednio do uzyskania obrotu przez podatnika, np. poprzez ich odsprzedaż, lecz poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie przedsiębiorstwa jako całości.
Dobrowolne zapewnianie posiłków przez pracodawcę
Zgodnie z jednym z ostatnich, nieprawomocnych jeszcze wyroków WSA we Wrocławiu, sygn. akt I SA/Wr 180/25, z dnia 18 czerwca 2025 r., sąd ponownie rozpoznając sprawę, przychylił się do stanowiska organu i potwierdził, że wydatki udokumentowane fakturami na zakup przez pracodawcę usług cateringowych dla pracowników nie mają żadnego związku ze sprzedażą opodatkowaną. Tym samym, Spółka nie posiada prawa do odliczenia VAT z tytułu nabycia tychże usług.
Sprawa dotyczyła Spółki z branży automotive, której działalność obejmuje wyłącznie czynności opodatkowane VAT. Ze względu na brak lokali gastronomicznych w pobliżu zakładu podatnika, podjęto decyzję o uruchomieniu stołówki pracowniczej, której celem jest zapewnienie pracownikom oraz osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych obiadów spożywanych w przerwach w pracy. W praktyce, Spółka nabywa od zewnętrznej firmy usługi cateringowe i organizacji stołówki polegające na dowiezieniu gotowych posiłków do stołówki oraz wydawaniu ich pracownikom. Korzystanie z obiadów odbywa się w ustalonych godzinach w trakcie dnia pracy. Zakup usług cateringowych jest finansowany ze środków obrotowych Spółki. Należy podkreślić, że finansowanie posiłków przez Spółkę stanowi działanie dobrowolne, podyktowane w jej ocenie chęcią lepszego zorganizowania pracy oraz zminimalizowania czasu, jaki dotychczas przeznaczany był przez pracowników na spożywanie posiłków. Co istotne, Spółka nie jest zobligowana do zapewniania swoim pracownikom posiłków przepisami prawa pracy, ani przepisami BHP.
W ocenie Spółki, w prezentowanym stanie faktycznym, nabywane usługi mają związek (pośredni) z wykonaniem czynności opodatkowanych, bowiem poprzez wpływ na ogólne funkcjonowanie Spółki jako całości, przyczyniają się do generowania przez nią obrotu. Zdaniem podatnika, zakup usług cateringowych i organizacji stołówki pracowniczej jest motywowany poprawą organizacji czasu pracy, jakości i efektywności pracy osób zatrudnionych w Spółce, a także pozytywnie wpływa na motywację pracowników.
Stanowisko organów podatkowych
Z takim stanowiskiem nie zgodził się jednak Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, wskazując w uzasadnieniu wydanej interpretacji indywidualnej, nr 0111-KDIB3-1.4012.803.2019.1.MSO, z dnia 27 stycznia 2020 r., że dobrowolne zapewnienie pracownikom oraz osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych obiadów spożywanych w przerwach pracy służy zaspokajaniu osobistych, prywatnych potrzeb pracowników i odbywa się bez związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą.
Przedmiotowa interpretacja została następnie uchylona wyrokiem WSA we Wrocławiu, sygn. akt I SA/Wr 204/20, z dnia 9 września 2020 r., ze względu na naruszenie przez organ przepisów prawa procesowego poprzez nieuwzględnienie indywidualnej sytuacji Spółki.
Ostatecznie jednak NSA, wyrokiem z dnia 18 października 2024 r., sygn. akt I FSK 392/21, przekazał sprawę do ponownego rozpoznania WSA we Wrocławiu, który potwierdził (w nieprawomocnym jeszcze wyroku z 18 czerwca 2025 r.) stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, zgodnie z którym, Spółka, dokonując zakupu ww. usług cateringowych, realizuje wyłącznie prywatny interes pracowników, skoro nie jest zobowiązana do świadczenia tego typu usług na podstawie przepisów prawa pracy lub BHP. W ocenie WSA, nie sposób dostrzec związku tych usług ze sprzedażą opodatkowaną, w szczególności takiego, który byłby dominujący nad potrzebami pracowników. W konsekwencji, ponoszone wydatki nie mają żadnego związku ze sprzedażą opodatkowaną, a Spółka nie posiada prawa do odliczenia VAT z tytułu przedmiotowych faktur.
Podobne stanowisko zostało zaprezentowane przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej nr 0112-KDIL3.4012.396.2024.2.AK z dnia 9 sierpnia 2024 r.
