Podatnik może przechowywać papierowe faktury po ich ujęciu w ewidencji VAT i zapisaniu w postaci cyfrowej w formie elektronicznej jako ich skany. Nie pozbawi go to prawa do odliczenia podatku naliczonego, wynikającego z tych dokumentów, nawet jeśli zniszczy wersje pierwotne.
Przedsiębiorcy, zwłaszcza ci, którzy otrzymują duże ilości faktur papierowych często rozważają możliwość wdrożenia w firmach systemu, który pozwoli im na przechowywanie i wewnętrzny obieg dokumentów tylko w formie elektronicznej (skany dokumentów). Jak taki system mógłby wyglądać? Dość prosto. A mianowicie: faktura, która do firmy trafia byłaby skanowana (z zachowaniem odpowiedniej jakości). Następnie byłaby zapisana w odpowiednim formacie (PDF), aby nie było możliwe modyfikowanie takiego dokumentu. Tak przygotowane faktury byłyby akceptowane przez osoby uprawnione, dekretowane, księgowane oraz opłacane. W konsekwencji, archiwizowane byłyby tylko w wersji elektronicznej, a papierowy oryginał byłby niszczony.
Mechanizm wydaje się być prosty i możliwy do wdrożenia w każdej firmie. Pojawiają się tu jednak pytania:
- czy podatnik może skanować i w ten sposób archiwizować dokumenty oraz
- czy taki sposób nie wpłynie na prawo do odliczenia VAT.
Przepisy precyzują jak obchodzić się z dokumentami
Kwestie, związane z przechowywaniem otrzymywanych faktur reguluje art. 112a ust. 1 pkt 2 ustawy o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r., poz.2174). Z regulacji tej wynika, że podatnicy przechowują otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Cytowany przepis ustawy o VAT jest implementacją art. 218 Dyrektywy 2006/112/WE Rady z 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. rz. UE L Nr 347, s. 1, ze zm.), z którego wynika, że dla celów dyrektywy państwa członkowskie uznają za faktury dokumenty lub noty w formie papierowej lub w formie elektronicznej, które spełniają warunki określone w niniejszym rozdziale (Rozdział 3 Dyrektywy). Przepisy te są więc odzwierciedleniem i dalszym ujednoliceniem dla zapewnienia równego traktowania faktur papierowych i elektronicznych.
Natomiast zgodnie z art. 244 Dyrektywy każdy podatnik zapewnia przechowywanie kopii faktur wystawionych osobiście albo przez nabywcę lub usługobiorcę, lub też w jego imieniu i na jego rzecz przez osobę trzecią, a także wszystkich faktur, które otrzymał.
Trzeba również pamiętać, że na podstawie art. 247 ust. 2 Dyrektywy przedsiębiorcy mają obowiązek:
- zapewnić autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność faktury
- państwo członkowskie może wymagać przechowywania faktur w oryginalnej postaci, jakiej zostały przesłane lub udostępnione, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.
Co istotne, polski ustawodawca nie wymaga od podatników przechowywania faktur w oryginalnej postaci, w jakiej zostały przesłane lub udostępnione.
To oznacza, że przedsiębiorcy mogą – zgodnie z prawem – przechowywać faktury otrzymywane w formie papierowej w formie elektronicznej, w dowolny sposób, ale zapewniający:
- przechowywanie faktur w podziale na okresy rozliczeniowe w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie
- autentyczność pochodzenia
- integralność treści i czytelność tych faktur
od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
To oznacza, że opisana wyżej metoda archiwizacji faktur jest dozwolona i z pewnością może przyczynić się do zmniejszenia kosztów magazynowania papierowych dokumentów przez podatników.
Pozostałą kwestią do rozstrzygnięcia jest możliwość odliczenia VAT z takich dokumentów.
Ważne: Ustawa o VAT nie uzależnia prawa do odliczenia VAT naliczonego od tego w jakiej formie (elektronicznej czy papierowej) otrzymana została faktura, ani też w jaki sposób jest archiwizowana.
Odliczenie VAT ze skanów faktur
Zasady odliczania podatku od towarów i usług są uregulowane w art. 86 ust. 1 ustawy o VAT. Z przepisu tego wynika, że w zakresie, w jakim towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, podatnikowi VAT przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego (z pewnymi wyjątkami określonymi w ustawie).
Co do zasady, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w momencie powstania obowiązku podatkowego pod warunkiem, że podatnik posiada fakturę dokumentującą nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych. Przepisy nie uzależniają prawa podatnika do odliczenia podatku naliczonego ani od rodzaju faktury (papierowa i elektroniczna) ani od formy, w jakiej podatnik przechowuje faktury zakupowe.
W konsekwencji, faktury przechowywane w formie elektronicznej w ramach elektronicznego systemu przechowywania nie pozbawią firmy prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wykazanego w tych fakturach, w zakresie w jakim nabyte towary i usługi będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych VAT i jednocześnie nie wystąpią przesłanki negatywne określone w art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług.
To oznacza, że zniszczenie papierowych wersji faktur zakupowych, które wcześniej zostaną zeskanowane i zapisane w formie elektronicznej, nie będzie miało wpływu na możliwość odliczenia (bądź zachowania zrealizowanego prawa do odliczenia) VAT naliczonego wynikającego z takich faktur zakupowych.
Potwierdzenie takiej interpretacji przepisów znajdziemy w licznych interpretacjach podatkowych. Jedną z najnowszych w tym zakresie jest ta Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 7 listopada 2018 r., nr 0112-KDIL1-3.4012.587.2018.1.AK.
