Każda jednostka prowadząca księgi rachunkowe ma obowiązek sporządzania e-sprawozdań. Taki dokument trzeba podpisać kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym. Te reguły obowiązują od 1 października 2018 r. i tym samym tradycyjny sposób sporządzania sprawozdania finansowego przeszedł do historii.
Sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki (cały zarząd).
W przypadku obowiązku sporządzenia sprawozdania z działalności takie sprawozdanie sporządza się również w postaci elektronicznej oraz opatruje się kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Sprawozdanie z działalności podpisywane jest analogicznie jak sprawozdanie finansowe, z tym że nie podpisuje go osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
W zakresie przesłania sprawozdania finansowego do KRS’u to od 11 stycznia 2019 r. sprawozdanie finansowe może również podpisać zawodowy pełnomocnik. To efekt nowelizacji ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym – w art. 19e ust. 2 – który poszerza krąg osób uprawnionych do podpisania (kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem zaufanym) zgłoszenia dokumentów finansowych. Na podstawie art. 19e ust. 2 ustawy o KRS zgłoszenie składa osoba fizyczna, której numer PESEL jest ujawniony w Rejestrze, wpisana jako uprawniona samodzielnie lub łącznie z innymi osobami do reprezentowania podmiotu, prokurent, syndyk, zarządca w postępowaniu restrukturyzacyjnym albo likwidator.
Ważne: Wydruk e-sprawozdania jest jedynie kopią sprawozdania finansowego. Oryginał ma tylko postać elektroniczną.
Przygotowanie i wysłanie
Sprawozdanie finansowe w postaci elektronicznej sporządzają:
- jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (KRS),
- podatnicy PIT, którzy prowadzą księgi rachunkowe i mają obowiązek sporządzenia sprawozdania finansowego.
Również sprawozdania finansowe zgodne z MSR sporządza się w strukturze logicznej oraz formacie, jeżeli zostaną udostępnione w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie Ministerstwa Finansów. Jak podaje MF, struktury logiczne oraz format sprawozdań finansowych sporządzanych zgodnie z MSR obecnie nie będą opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej MF. Wszystko dlatego, że jednostki te mają obowiązek sporządzania sprawozdań finansowych w postaci elektronicznej według wybranych przez siebie formatów i struktury logicznej lub w formie nieustrukturyzowanej.
Warto w tym miejscu dodać, że jednostki wpisane do KRS, które sporządzają sprawozdania finansowe, miały obowiązek ich przekazania również do urzędu skarbowego. Po wejściu w życie e-sprawozdań, ten obowiązek nie spoczywa już na przedsiębiorcach. Teraz KRS przekazuje złożone e-sprawozdanie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych (a więc do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej). Sprawozdania sporządzone przed 1 października 2018 roku przekazuje się do skarbówki na dotychczasowych zasadach.
Inaczej jest z jednostkami niewpisanymi do KRS. Jednostki niewpisane do KRS, będące podatnikami CIT, sporządzają sprawozdania finansowe w postaci elektronicznej, nieustrukturyzowanej i składają do właściwego naczelnika urzędu skarbowego, a nie do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wypełnienie obowiązku może nastąpić poprzez wysłanie sprawozdania finansowego na elektroniczną skrzynkę podawczą organu podatkowego bądź doręczenie do urzędu na informatycznym nośniku danych.
Ważne daty
W związku z tym, że przepisy obligujące przedsiębiorców do składania e-sprawozdań zaczęły obowiązywać od 1 października 2018 r. pojawiły się wątpliwości, za jakie okresy dokładnie jakie sprawozdanie trzeba przygotować: tradycyjne czy już w formacie „e”. Z pomocą i odpowiedzią przyszedł resort finansów. Wyjaśnił on, że decydujące znaczenie ma wyłącznie data sporządzania sprawozdania finansowego. To, sporządzone po 30 września 2018 roku, ale za okres, który kończy się najpóźniej 30 września 2018 roku, nie podlega obowiązkowi stosowania formatu JPK, jak również opatrywania go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP. Natomiast samo złożenie do KRS’u może wymagać już formy elektronicznej.
Ważne: Ministerstwo Finansów przygotowało bezpłatną aplikację e-Sprawozdania Finansowe dla osób fizycznych – podatników PIT, którzy mają obowiązek składania sprawozdań finansowych Szefowi KAS. Niestety aplikacja nie jest przeznaczona do wypełniania obowiązków przez jednostki wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS.
Praktyka tworzenia, przesyłania, udostępniania e-sprawozdań cały czas jest udoskonalana. Pracują nad tym Ministerstwa Finansów i Sprawiedliwości.
Aby ułatwić wypełnianie obowiązków związanych z e-sprawozdaniami MF publikuje również odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania w tym zakresie.
