Na początek przypomnijmy, że nowy Wykaz podatników VAT obowiązuje od 1 września 2019 r. W praktyce podatnicy muszą go stosować od 1 stycznia 2020 r. Płatność za faktury powyżej 15 tys. zł na rachunek bankowy, którego nie ma w ministerialnym wykazie, może pociągnąć za sobą negatywne konsekwencje w podatkach dochodowych oraz VAT. W tym pierwszym przypadku będzie to brak możliwości ujęcia takiego wydatku w kosztach uzyskania przychodu. W drugiej sytuacji wystąpi odpowiedzialność solidarna za zapłatę VAT. Aby przy pominięciu białej listy podatników VAT – czy to przez pomyłkę, zapomnienie – uniknąć tych skutków wystarczy zawiadomić o tym urząd skarbowy. Trzeba to zrobić na druku ZAW-NR.
Na zawiadomienie organów podatkowych przedsiębiorca ma 3 dni. W praktyce pojawiają się jednak liczne wątpliwości, jak należy liczyć ten termin, a w szczególności, kiedy rozpoczyna on bieg. A konsekwencje błędu w kalkulacji mogą być bardzo dotkliwe.
Zgodnie z przepisem art. 117ba § 3 Ordynacji podatkowej wynosi on 3 dni od dnia zlecenia przelewu. Zgodnie z literalnym brzmieniem przepisu, to nie termin płatności ma znaczenie dla kalkulacji tego terminu lecz moment jego zlecenia. Może to mieć w szczególności znaczenie w przypadku przelewów zlecanych z datą przyszłą, która to data może być mocno odległa od daty wprowadzenia zlecenia. Prawidłowość takiego sposobu kalkulacji została pośrednio potwierdzona w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 12 listopada 2019 r. (nr nr 0111-KDIB2-1.4010.357.2019.1.EN), gdzie na pytanie podatnika, na jaki moment należy sprawdzić kontrahenta na białej liście podatkowej (w przepisie znajduje się analogiczne odwołanie do dnia zlecenia przelewu), organ potwierdził, iż właściwy jest dzień zlecenia przelewu, a nie np. jego faktycznej realizacji.
Jednocześnie, zgodnie z zasadami zawartymi w art. 12 Ordynacji podatkowej, termin 3 dniowy zaczyna biec od dnia następującego po dniu zlecenia przelewu i upływa z końcem trzeciego dnia. Co istotne, nie ma to znaczenia, czy są to dni robocze, czy ustawowo wolne od pracy, z jednym wyjątkiem. W sytuacji, gdy termin na zawiadomienie organu podatkowego wypadnie w sobotę lub dzień ustawowo wolny, to termin na złożenie ZAW-NR upływać będzie w kolejnym dniu roboczym.
Od strony formalnej dokument ZAW-NR trzeba złożyć do urzędu skarbowego właściwego dla wystawcy faktury. Druk ten składa się z pięciu części. Poza danymi identyfikacyjnymi podatnika i kontrahenta trzeba oczywiście podać informacje o dokonanym przelewie. ZAW-NR można złożyć zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej. Ta ostatnia wersja może być korzystniejsza, gdy podatnik dokonał kilku płatności. Pozycje 32-37 w części D zawiadomienia w postaci elektronicznej są powtarzalne, co oznacza, że można wpisać dane odnośnie do kilku płatności realizowanych w jednym dniu przez podatnika składającego zawiadomienie ZAW-NR na rzecz tego samego wystawcy faktury. W przypadku dokonania płatności dla tego samego kontrahenta nie trzeba składać odrębnego zawiadomienia dla każdej z płatności. Wystarczy jeden dokument, w którym będą zawarte wszystkie transakcje.
