Przygotowując się do wdrożenia w firmie odliczenia w ramach ulgi na badania i rozwój, podatnik powinien wdrożyć odpowiednie zasady dokumentowania ponoszonych w związku z taką działalnością wydatków. Jest to jednak o tyle trudne, że przepisy nie dają wielu wskazówek jak taka dokumentacja powinna wyglądać.
Podstawa prawna: art. 9 ust. 1b, art. 18 d, art. 18 e ustawy o CIT oraz art. 4a pkt 26-28 ustawy o CIT
Ulga na badania i rozwój (ulga B+R) wprowadzona została do polskiego systemu prawnego 1 stycznia 2016 roku (zastąpiła starszą ulgę na nabycie nowych technologii). Umożliwia odliczenie od podstawy opodatkowania części kosztów działalności badawczo-rozwojowej. Jej atrakcyjność polega na tym, że pozwala ona na ponowne odliczenie części wydatków, które wcześniej podatnik zaliczył już do kosztów uzyskania przychodów (kosztów podatkowych).
Z odliczenie może korzystać każdy przedsiębiorca niezależnie od rozmiaru firmy oraz tego czy jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych (PIT), czy osób prawnych (CIT).
Warunkiem skorzystania z odliczenia jest prowadzenie działalności badawczo-rozwojowej oraz ponoszenie tzw. kosztów kwalifikowanych, które muszą być wyodrębnione w prowadzonej przez podatnika ewidencji, przy czym podatnik nie może otrzymać zwrotu tych kosztów w żadnej postaci (np. dotacji czy grantu), a także nie może prowadzić działalności w SSE (Specjalna strefa ekonomiczna) i to niezależnie od zakresu uzyskanego zezwolenia.
Działalność badawczo-rozwojowa
Odliczenie dotyczy kosztów kwalifikowanych (które muszą równocześnie być kosztem podatkowym) poniesionych w związku z prowadzeniem działalności twórczej obejmującej badania naukowe i prace rozwojowe, podejmowane w sposób systematyczny, których celem jest zdobycie nowej wiedzy oraz wykorzystanie zasobów wiedzy do tworzenia nowych zastosowań.
Badania naukowe obejmują badania: podstawowe, stosowane oraz przemysłowe. Przy czym koszty kwalifikowane ponoszone w ramach badań podstawowych podlegają odliczeniu wyłącznie pod warunkiem prowadzenia ich na podstawie umowy lub porozumienia z jednostką naukową (uczelnią lub instytutem badawczym).
Zgodnie z obowiązującymi obecnie przepisami badania podstawowe to oryginalne prace badawcze, eksperymentalne lub teoretyczne podejmowane przede wszystkim w celu zdobywania nowej wiedzy o podstawach zjawisk i obserwowalnych faktów bez nastawienia na bezpośrednie zastosowanie komercyjne.
Badania stosowane to prace badawcze podejmowane w celu zdobycia nowej wiedzy, zorientowane przede wszystkim na zastosowanie w praktyce.
Z kolei badania przemysłowe to badania mające na celu zdobycie nowej wiedzy oraz umiejętności celu opracowywania nowych produktów, procesów i usług lub wprowadzania znaczących ulepszeń do istniejących produktów, procesów i usług; badania te uwzględniają tworzenie elementów składowych systemów złożonych, budowę prototypów w środowisku laboratoryjnym lub w środowisku symulującym istniejące systemy, szczególnie do oceny przydatności danych rodzajów technologii, a także budowę niezbędnych w tych badaniach linii pilotażowych, w tym do uzyskania dowodu w przypadku technologii generycznych.
Prace rozwojowe definiowane są jako nabywanie, łączenie, kształtowanie i wykorzystywanie dostępnej aktualnie wiedzy i umiejętności z dziedziny nauki, technologii i działalności gospodarczej oraz innej wiedzy i umiejętności do planowania produkcji oraz tworzenia i projektowania nowych, zmienionych lub ulepszonych produktów, procesów i usług, z wyłączeniem prac obejmujących rutynowe i okresowe zmiany wprowadzane do produktów, linii produkcyjnych, procesów wytwórczych, istniejących usług oraz innych operacji w toku, nawet jeżeli takie zmiany mają charakter ulepszeń.
Do działalności badawczo-rozwojowej przedsiębiorcy nie potrzebują specjalnych laboratoriów, specjalistów czy skomplikowanych badań.
Odliczenie kosztów kwalifikowanych
Odliczeniu w ramach ulgi B+R podlega określona procentowo cześć kosztów kwalifikowanych. Od 2018 roku przedsiębiorcy mogą bowiem korzystać z odliczenia 100% kosztów kwalifikowanych, a centra badawczo-rozwojowe uzyskały możliwość odliczenia aż 150%. Przy czym pamiętać należy, że to dodatkowa „premia”. Te same wydatki w 100% zaliczane są bowiem do kosztów uzyskania przychodów.
Istotne jest też to, że odliczenie nie może w roku podatkowym przekraczać kwoty dochodu uzyskanego z przychodów innych niż przychody z zysków kapitałowych (czyli w praktyce najczęściej przychodów z działalności gospodarczej). Z tym, że nie powoduje to utraty prawa do odliczenia nadwyżki takich wydatków. Można je odliczyć w kolejnych latach (jest na to sześć lat).
Do kosztów kwalifikowanych zaliczana są wydatki na: wynagrodzenia pracowników w części związanej z działalnością B+R oraz związane z nimi składki na ubezpieczenia społeczne; wynagrodzenia z tytułu umów zlecenia lub o dzieło w części związanej z działalnością B+R, oraz związane z nimi składki na ubezpieczenia społeczne; nabycie sprzętu specjalistycznego (który nie jest środkiem trwałym) oraz materiałów i surowców bezpośrednio związanych z prowadzoną działalnością B+R; ekspertyzy, opinie, usługi doradcze i usługi równorzędne, świadczone lub wykonywane na podstawie umowy przez podmioty, o których mowa w przepisach o szkolnictwie wyższym i nauce, a także nabycie od nich wyników prowadzonych przez nich badań naukowych, na potrzeby działalności B+R; odpłatne korzystanie z aparatury naukowo-badawczej wykorzystywanej wyłącznie w prowadzonej działalności B+R, jeżeli to korzystanie nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem; nabycie usługi wykorzystania aparatury naukowo-badawczej wyłącznie na potrzeby prowadzonej działalności B+R, jeżeli zakup usługi nie wynika z umowy zawartej z podmiotem powiązanym z podatnikiem; wskazane koszty uzyskania i utrzymania patentu, prawa ochronnego na wzór użytkowy lub prawa z rejestracji wzoru przemysłowego; odpisy amortyzacyjne od środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wykorzystywanych w prowadzonej działalności B+R, z wyłączeniem samochodów osobowych oraz budowli, budynków i lokali, które są odrębną własnością (z zastrzeżeniem centrów badawczo-rozwojowych).
Niezależnie od tego podatnicy, którzy posiadają status centrum badawczo-rozwojowego (CBR), mają prawo uznać za koszty kwalifikowane, na zasadach określonych w ustawie CIT, także: odpisy amortyzacyjne od budowli, budynków i lokali, które są odrębną własnością i które są wykorzystywane w prowadzonej działalności B+R; koszty dotyczące ekspertyz i opinii ponoszone na rzecz podmiotów innych niż jednostki naukowe.
Co istotne, dla prawa do ulgi B+R nie ma znaczenia rezultat prowadzonych prac badawczo-rozwojowych. Mogą się one zakończyć niepowodzeniem, czy też przedsiębiorstwo może ich zaprzestać z powodów biznesowych.
Ewidencja kosztów kwalifikowanych
Jak wynika z powyższego, aby móc w sposób bezpieczny korzystać z odliczenia w ramach ulgi B+R, konieczne są odpowiednie przygotowania.
Najważniejsze jest właściwe wyodrębnienie w ewidencji podatnika wspomnianych wcześniej kosztów kwalifikowanych. Ewidencję należy zatem odpowiednio zmodyfikować i przygotować. Niestety przepisy nie określają na czym takie wyodrębnienie ma polegać lub jakie dodatkowe elementy powinna zawierać ewidencja. Niemniej musi z niej wyraźnie wynikać, które z poniesionych wydatków są związane z prowadzonymi pracami B+R. W ramach prowadzonej ewidencji przede wszystkim powinny zostać wyodrębnione konkretne kategorie kosztów kwalifikowanych, w celu wykazania poszczególnych kosztów odliczanych w danym roku podatkowym. Oczywiście ewidencja taka musi być zgodna z przepisami o rachunkowości. W praktyce przyjmuje się, że wystarczy ująć te koszty w odrębnej ewidencji pomocniczej prowadzonej dla celów rachunkowych, np. na kontach pozabilansowych do ksiąg pomocniczych.
Aby odliczyć koszty wynagrodzeń konieczne jest prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników prowadzących prace w ramach B+R. Odliczyć można bowiem tylko te nakłady na wynagrodzenia, które dotycząc pracowników zatrudnionych w celu prowadzenia takich prac. Jeśli pracownik poświęca im jedynie część swego czasu pracy, należy udokumentować, jak to była cześć.
Obowiązujące obecnie przepisy, nie wymagają poza wyodrębnieniem w ewidencji kosztów kwalifikowanych żadnej szczególnej dokumentacji. Niemniej o takie dokumenty warto się przed wdrożeniem ulgi postarać. Pomocne mogą być w interpretacje podatkowe, szczególnie w celu potwierdzenia właściwej kwalifikacji określonych wydatków do kosztów kwalifikowanych. Warto też przyjąć i dokładnie opisać zasady księgowe, zgodnie z którymi będzie się odbywało rozliczenie (sposób wyliczania kosztów kwalifikowanych) i ich księgowanie, szczególnie w przypadku tych kosztów, które tylko częściowo będą się odnosiły do prac B+R (może to dotyczyć np. zasad oddelegowania pracowników do takich prac, amortyzacji sprzętu).
Przydatne może być także uzyskanie opinii jednostki badawczej, że podatnik prowadzi prace B+R (opinia taka nie jest jednak wymaga), czy też dokument potwierdzający posiadanie status CBR czy też składany do GUS formularz PNT-1 (Sprawozdanie o działalności badawczej i rozwojowej), jeśli firma ma obowiązek jego składania. Pamiętajmy jednak, że są to elementy dodatkowe. Ich posiadanie nie warunkuje prawa do odliczenia.
W przypadku korzystania z dotacji i grantów, warto postarać się o dokumentację, z której jasno będzie wynikać, że nie nastąpiło podwójne dofinansowanie tzn., że koszty pokryte dotacją lub grantem oraz koszty zaliczone do kwalifikowanych, to nie te same wydatki.
Poza odpowiednim wyodrębnieniem kosztów, na podatniku ciążą także określone obowiązki sprawozdawcze. Dotyczy to konieczności złożenia wraz z rocznym zeznaniem podatkowym specjalnych załączników PIT-BR lub CIT-BR, w których wykazuje się koszty kwalifikowane.
Niezależnie od tego, obowiązujące przepisy nakładają obowiązek umieszczenia w sprawozdaniu finansowym informacji o kosztach poniesionych w ramach działalności B+R nierozpoznanych jako wartości niematerialne i prawne.
Dokumentowanie prowadzonych projektów
Warto zauważyć, że chociaż przepisy nie wymagają odrębnego ewidencjonowania projektów (trzeba jedynie wydzielić poszczególne kategorie kosztów kwalifikowanych), to jednak prowadzenie ewidencji dla poszczególnych projektów jest jak najbardziej sensowne i wskazane. Jest tak z kilku powodów.
Przede wszystkim posiadając odpowiednią dokumentację prowadzonych projektów, a zatem plan takich prac, harmonogramy, budżety, rozliczenie godzin pracy etc., łatwiej będzie nam udokumentować wysokość nakładów (budżety) oraz fakt i cel prowadzenia prac B+R na potrzeby odliczenia. Szczególne znaczenie ma to w tych przypadkach, gdy pracownicy prowadzący taka działalność, poświęcają jej jedynie część swojego czasu pracy. Pomaga w tym odpowiednia ewidencja czasu pracy, o którą koniecznie należy w takiej sytuacji zadbać.
Po drugie, w ten sposób bez problemu można wykazać niezbędny z punktu widzenia przepisów fakt prowadzenia takich prac w „sposób systematyczny”. Przy czym zgodnie z objaśnieniami podatkowymi ministra finansów, wystarczające jest, aby podatnik zaplanował i przeprowadził chociażby jeden projekt badawczo-rozwojowy, przyjmując dla niego określone cele do osiągnięcia, harmonogram i zasoby. Taka działalność może być uznana za działalność systematyczną, tj. prowadzoną w sposób metodyczny, zaplanowany i uporządkowany. Nie ma również wymogu ciągłego lub długotrwałego prowadzenia działalności przez podatnika, by uznać daną działalność za działalność spełniającą kryterium systematyczności, albo też by podatnik musiał planować tego rodzaju działalność na przyszłość.
Po trzecie wreszcie, dokumentacja taka pozwala na zachowanie wiedzy o tym, kto, kiedy i w jakim zakresie odpowiadał za wykonanie określonych prac lub rozliczenie określonych kosztów. Taka historyczna wiedza może być bardzo przydatna w przypadku ewentualnej kontroli, która może nastąpić nawet po kliku latach (okres przedawnienia to niemal sześć lat i tyle ma fiskus na ewentualną kontrolę poprawności odliczenia) od odliczenia kosztów kwalifikowanych. A zatem w czasie, gdy zaangażowani w projekt pracownicy, mogą już u nas nie pracować. A to może prowadzić do utraty wiedzy na temat okoliczności prowadzonych projektów.
