Na początku października 2021 zostały uchwalone nowe przepisy, które wchodzą w życie od dnia 01.01.2022 odnośnie ustrukturyzowanych faktur wystawianych w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Rozwiązanie to na razie nie jest obowiązkowe, istnieje możliwość stosowania dotychczasowego sposobu wystawiania faktur lub obu jednocześnie. Jednak od 1 stycznia 2023 r. korzystanie z faktur ustrukturyzowanych będzie obligatoryjne.
W celu korzystania z Systemu KSeF niezbędne będzie dostosowanie obecnego oprogramowania systemu księgowego, ponieważ wprowadzone w nim faktury będą następnie wysyłane do KSeF. Warto nadmienić, że Ministerstwo Finansów udostępniło roboczą wersję FA_VAT, właśnie po to, aby podatnicy mogli dostosować swoje systemy księgowe. Podatnik będzie mógł zgłosić do Naczelnika Urzędu Skarbowego podmioty uprawnione do dostępu do systemu oraz określić czy dany podmiot może np. wystawiać czy jedynie pobierać faktury.
O Systemie KSeF
System e-faktur umożliwiać będzie przeglądanie, wystawianie i otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych. Podatnik będzie mógł pobrać w formacie xml lub przekonwertować do pdf wybraną fakturę lub kilka faktur. Data przesłania faktury do KSeF będzie równoznaczna z datą jej wystawienia, dodatkowo każda faktura zostanie oznaczona numerem identyfikującym oraz datą. W momencie nadania numeru ID faktura zostanie uznana jako otrzymana przez nabywcę, z wyjątkiem przypadku, kiedy nabywca nie korzysta z systemu KSeF. Wtedy moment otrzymania faktury będzie taki jak dotychczas. W okresie przejściowym odbiorca musi zaakceptować taki sposób przesyłania faktur.
W związku z tym, że faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w wersji elektronicznej w Systemie KSeF nie będzie potrzeby wystawiania duplikatów, odbiorca będzie miał dostęp do wszystkich dokumentów. Jeśli jednak odbiorca nie zdecyduje się na korzystanie z KSeF, a faktura ulegnie zniszczeniu lub zgubi się, może poprosić wystawcę o ponowne dosłanie faktury w formie tradycyjnej.
Dodatkowo nowelizacja zakłada, że faktura ustrukturyzowana będzie mogła zostać skorygowana wyłącznie w postaci korekty faktury ustrukturyzowanej w systemie KSeF. Ustawodawca przyjął, że nie trzeba będzie posiadać potwierdzenia uzgodnienia i spełnienia warunków do obniżenia podstawy opodatkowania, ponieważ otrzymamy automatyczną informację o odbiorze faktury korygującej. W związku z tym będzie możliwe obniżenie podatku należnego w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca. W przypadku wystawiania not korygujących do faktur ustrukturyzowanych ustawodawca nie przewidział takiej opcji w Systemie KSeF. Gdyby zaistniała konieczność wystawienia noty należy to zrobić na dotychczasowych zasadach zgodnie z art. 106k ust. 1-4 ustawy o VAT.
Dodatkowe zalety
Co więcej, w systemie KSeF wszystkie faktury będą przechowywane przez okres 10 lat, co będzie stanowiło ułatwienie zarówno dla podatników, jak i administracji podatkowej. Urząd będzie miał bezpośredni dostęp do dokumentów, a podatnicy zostaną odciążeni z obowiązku przesyłania dokumentów w przypadku kontroli skarbowych.
Kolejną zaletą, a zarazem zachętą dla podatników do stosowania faktur ustrukturyzowanych jest prawo do skorzystania z szybszego o 20 dni zwrotu podatku, ponieważ termin zwrotu skróci się z 60 do 40 dni. Jednak te uprawnienie będzie dotyczyło jedynie podmiotów, które przez cały okres rozliczeniowy wystawiały wyłącznie faktury ustrukturyzowane.
26 października 2021
5 listopada 2021
5 października 2021
