Jeśli sprawozdanie finansowe jednostki podlega badaniu przez biegłego rewidenta, to mimo że od 8 grudnia samo sprawozdanie może podpisać jeden członek zarządu, pod dokumentami związanymi z badaniem wymagany będzie nadal podpis wszystkich członków zarządu.
Od 8 grudnia 2021 r. obowiązują przepisy umożliwiające, pod pewnymi warunkami, podpisywanie sprawozdania finansowego tylko przez jednego członka zarządu. Zmianę taką wprowadziła ustawa z 14 października 2021 r. o zmianie ustawy o rachunkowości oraz niektórych innych ustaw opublikowana w Dzienniku Ustaw z 2021 r. pod poz. 2106. Myliłby się jednak ten, kto założyłby, że obecnie wystarczy do wszelkich spraw związanych z przygotowaniem, złożeniem i badaniem sprawozdania finansowego upoważnić jednego członka wieloosobowego zarządu. Jest to niestety niemożliwe z uwagi na wymogi, jakie narzuca Krajowy Standard Badania 580, który nadal wymaga składania określonych oświadczeń biegłemu rewidentowi przez wszystkich członków zarządu. Dotyczy to oczywiście tylko tych sprawozdań, które podlegają badaniu przez biegłego rewidenta.
Do 8 grudnia 2021 r. obowiązywała zasada, że sprawozdanie finansowe podpisuje osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik jednostki, a jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy – wszyscy członkowie tego organu. Jeśli zatem spółką kierował trzyosobowy zarząd, to podpisy pod sprawozdaniem musieli złożyć wszyscy trzej członkowie zarządu spółki oraz dodatkowo osoba której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Wymóg ten był wyjątkowo uciążliwy w przypadku członków zarządu, sprawujących swe funkcje spoza Polski.
Nowelizacja ustawy o rachunkowości umożliwiła podpisanie sprawozdania przez jednego wybranego członka zarządu wieloosobowego. Z tym jednak zastrzeżeniem, że pozostałe osoby wchodzące w skład tego organu złożą oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie.
Innymi słowy sprawozdanie podpisuje nadal osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg oraz kierownik jednostki w imieniu którego, w przypadku organów wieloosobowych, podpis może złożyć tylko jedna osoba reprezentująca taki organ (np. jeden członek zarządu).
Zaznaczyć należy, że członkowie zarządu mogą odmówić złożenia wspomnianego oświadczeń.
Odmowa złożenia oświadczenia jest równoznaczna z odmową podpisu sprawozdania finansowego i wymaga sporządzenia pisemnego uzasadnienia. W treści odmowy podpisu, oświadczenia lub odmowy złożenia oświadczenia, wskazuje się sprawozdanie finansowe, którego te dokumenty dotyczą, w szczególności przez podanie daty i godziny podpisania sprawozdania finansowego przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Co oczywiste, oświadczenie, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, oraz odmowa złożenia takiego oświadczenia są dołączane do sprawozdania finansowego. Wszystkie te dokumenty powinny być przy tym sporządzone w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym albo podpisem osobistym. Możliwe co prawda jest także złożenie oświadczeń w wersji papierowej z podpisem własnoręcznym, ale w takim przypadku i tak konieczna jest digitalizacja takiego dokumentu.
Poza przesłaniem takich dokumentów wraz ze sprawozdaniem do KRS, muszą one trafić także do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej (Szefa KAS; w nowelizacji wydłużono termin na złożenie sprawozdania do Szefa KAS do 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania – dotychczas było to 10 dni).
Niezależnie od tego pojawił się też obowiązek przechowywania tych dokumentów przez jednostkę̨ przez 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe.
Jak już wspomniano, jeden podpis nie wystarczy jednak w przypadku tych sprawozdań, które podlegają badaniu przez biegłego rewidenta.
Jest tak z uwagi na uregulowania Krajowego Standardu Badania nr 580 (KSB 580). Standard ten przewiduje wiele sytuacji, w których biegły rewident musi uzyskać podpisy wszystkich członków wieloosobowego organu zarządzającego jednostką.
Przypomnijmy jednak najpierw, że obowiązkowemu badaniu podlegają roczne skonsolidowane sprawozdania finansowe grup kapitałowych oraz sprawozdania finansowe kontynuujących działalność jednostek:
- banków krajowych, oddziałów instytucji kredytowych, oddziałów banków zagranicznych, zakładów ubezpieczeń, zakładów reasekuracji. W tym także głównych oddziałów i oddziałów zakładów ubezpieczeń, głównych oddziałów i oddziałów zakładów reasekuracji oraz oddziałów zagranicznych firm inwestycyjnych.
- spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych.
- jednostek działających na podstawie przepisów o obrocie papierami wartościowymi oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych i zarządzaniu alternatywnymi funduszami inwestycyjnymi. W tym także jednostek, o których mowa w art. 2 ust. 2b ustawy o rachunkowości: jednostek działających na podstawie przepisów o organizacji i funkcjonowaniu funduszy emerytalnych, krajowych instytucji płatniczych i instytucji pieniądza elektronicznego.
- spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji.
- pozostałych jednostek (przede wszystkim spółek z o.o., spółek jawnych, partnerskich, komandytowych, cywilnych oraz przedsiębiorstw osób fizycznych), w tym jednak przypadku dotyczy to tylko jednostek, które spełniają co najmniej dwa z następujących warunków: średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co najmniej 50 osób; suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro; przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów, operacji finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej minimum 5 000 000 euro.
KSB 580 przewiduje, że w ramach procedur badania biegły rewident zwraca się do kierownictwa z wnioskiem o złożenie pisemnego oświadczenia, że:
- kierownictwo wywiązało się z odpowiedzialności za sporządzenie sprawozdania finansowego zgodnie z mającymi zastosowanie ramowymi założeniami sprawozdawczości finansowej obejmującymi, gdzie to odpowiednie, jego rzetelną prezentację, zgodnie z warunkami zlecenia badania,
- kierownictwo przedstawiło biegłemu rewidentowi wszystkie odpowiednie informacje i zapewniło taki dostęp jak uzgodniono w warunkach zlecenia badania, oraz wszystkie transakcje zostały zaewidencjonowane i odzwierciedlone w sprawozdaniu finansowym.
Pisemne oświadczenia odnoszą się do wszystkich sprawozdań finansowych i okresów sprawozdawczych objętych sprawozdaniem biegłego rewidenta.
KSB przewiduje przy tym, że pisemne oświadczenia powinny mieć formę listu oświadczającego zaadresowanego do biegłego rewidenta. Przy czym KSB 580 przewiduje, że ze względu na swoją odpowiedzialność za sporządzenie sprawozdania finansowego i odpowiedzialność za prowadzenie działalności jednostki, od kierownictwa oczekuje się posiadania wystarczającej wiedzy na temat przyjętego przez jednostkę procesu sporządzania sprawozdania finansowego i zawartych w nim stwierdzeń, na których opierają̨ się pisemne oświadczenia.
Oświadczenie takie, pomimo opisanych uproszczeń w procedurze podpisywania sprawozdań finansowych, powinno zostać podpisane przez wszystkich członków wieloosobowego zarządu i standard nie przewiduje odstępstw od tej reguły. W rezultacie spółki objęte obowiązkiem badania sprawozdań będą zmuszone w dalszym ciągu koordynować składania podpisów przez członków wieloosobowego zarządu na potrzeby sfinalizowania rocznego sprawozdania.
Zobacz też:
