Z dniem 1 stycznia 2022 roku weszła w życie nowelizacja ustawy o rachunkowości, która zmienia zasady podpisywania sprawozdań finansowych. Nowelizacja wprowadza oczekiwane uproszczenia w zasadach podpisywania podpisem elektronicznym struktury logicznej sprawozdania finansowego.
STAN PRAWNY DO KOŃCA 2021 ROKU
Zgodnie z przepisami obowiązującymi do końca 2021 roku sprawozdanie finansowe, a także sprawozdanie z działalności, musiało być podpisane elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, lub podpisem zaufanym) przez wszystkich członków zarządu, a sprawozdanie finansowe dodatkowo przez osobę odpowiedzialną za prowadzenie ksiąg rachunkowych spółki.
Powyższy wymóg był szczególnie uciążliwy w przypadku spółek z udziałem kapitału zagranicznego, tj. z zarządem, w skład którego wchodzili obcokrajowcy nieposiadający podpisu kwalifikowanego lub podpisu zaufanego. Wiązało się to z koniecznością podjęcia przez takie osoby wielu działań o charakterze administracyjno–organizacyjnym, takich jak podpisanie stosownych dokumentów, instalacja oprogramowania związanego z składaniem podpisu kwalifikowanego, szkolenia w tym zakresie. W przypadku osób spoza UE proces ten w niektórych przypadkach okazywał się skomplikowany i bardzo czasochłonny, w szczególności w porównaniu z poprzednim stanem prawnym, w którym wszystkie dokumenty były podpisywane własnoręcznym podpisem.
STAN PRAWNY OD 2022 ROKU
Nowelizacja ustawy wprowadziła ułatwienia dotyczące podpisywania sprawozdań finansowych w jednostkach, którymi kieruje organ wieloosobowy. Począwszy od 2022 roku sprawozdania finansowe takich jednostek mogą zostać podpisane:
- przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz wszystkich członków zarządu (tj. na zasadach dotychczasowych), albo
- przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i co najmniej jedną osobę wchodzącą w skład zarządu.
Podpisanie sprawozdania finansowego tylko przez jednego członka zarządu jest uzależnione od złożenia przez pozostałe osoby oświadczeń, że sprawozdanie finansowe spełnia wymagania przewidziane w ustawie, lub odmów złożenia takich oświadczeń.
Takie same zasady obowiązują przy podpisywaniu sprawozdania z działalności jednostki, z tym że nie podpisuje go osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych.
OŚWIADCZENIE ZAMIAST E-PODPISU
Zgodnie z nowymi przepisami oświadczenie o spełnieniu przez sprawozdanie finansowe wymagań przewidzianych ustawą lub odmowa złożenia takiego oświadczenia, bądź odmowa podpisu sprawozdania finansowego, mogą zostać:
- sporządzone w postaci elektronicznej i podpisane elektronicznie (kwalifikowanym podpisem elektronicznym, podpisem zaufanym), albo
- sporządzone w postaci papierowej i opatrzone własnoręcznym podpisem osoby sporządzającej dokument.
W przypadku, gdy powyższe dokumenty zostaną sporządzone w postaci papierowej, wówczas członek zarządu podpisujący sprawozdanie finansowe zapewnia sporządzenie elektronicznych kopii tych dokumentów. Muszą one zostać dołączone do sprawozdania finansowego i podlegają złożeniu w sądzie rejestrowym. Dodatkowo podlegają one obowiązkowi przechowywania przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym zatwierdzono sprawozdanie finansowe.
Ze względu na fakt, że sprawozdanie finansowe sporządza się w formie elektronicznej (struktura XML), ustawodawca wprowadził dodatkowe wymogi dotyczące złożenia takiego oświadczenia, odmowy złożenia oświadczenia bądź odmowy podpisu sprawozdania finansowego. Według nowych przepisów taki dokument musi identyfikować sprawozdanie finansowe, którego dotyczy, poprzez wskazanie m.in. daty i godziny podpisania tego sprawozdania przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych. Zgodnie z założeniem ustawodawcy rozwiązanie takie pozwala w sposób jednoznaczny powiązać taki dokument z konkretnym e-sprawozdaniem finansowym.
WEJŚCIE W ŻYCIE
Znowelizowane przepisy w zakresie podpisywania sprawozdania finansowego obowiązują od 1 stycznia 2022 roku, przy czym nowe zasady składania sprawozdań we właściwym rejestrze sądowym wchodzą w życie od 1 czerwca 2022 roku. Powyższy okres przejściowy jest związany z koniecznością dostosowania systemu teleinformatycznego sądów rejestrowych (KRS).
Wobec powyższego, sprawozdanie finansowe, a także sprawozdania z działalności:
- które zostały zatwierdzone przed dniem 1 czerwca 2022 roku,
- do których zostały sporządzone oświadczenie o spełnieniu przez sprawozdanie finansowe wymagań przewidzianych ustawą lub odmowa złożenia takiego oświadczenia bądź odmowa podpisu sprawozdania finansowego,
składa się, wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami, we właściwym rejestrze sądowym, w okresie od 1 czerwca do 15 czerwca 2022 roku.
Zapraszamy do kontaktu z naszym ekspertem w przypadku pytań dotyczących wprowadzonych regulacji Polskiego Ładu.
Łukasz Korbas
Partner, Accounting & Payroll Outsourcing
