Aby potwierdzić m.in. rodzaj i wielkość aktywów i pasywów w firmie konieczne jest przeprowadzenie inwentaryzacji. Koniec roku obrotowego to ten moment, gdzie proces ten przeprowadza większość przedsiębiorców. Aby przebiegł on sprawnie i prawidłowo, warto się do niego przygotować.
Przepisy ustawy o rachunkowości wskazują, jak inwentaryzacja powinna przebiegać, jakie elementy uwzględniać, a także w jakich terminach powinna być przeprowadzona. Warto te regulacje dobrze znać, gdyż inwentaryzacja jest bardzo ważnym procesem, który wpływa na jakość sprawozdania finansowego firmy.
Co w spisie na koniec roku?
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości, przedsiębiorcy przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację:
- aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie. Elementy te w ramach inwentaryzacji trzeba spisać, wycenić i porównać z danymi ksiąg rachunkowych, a także wyjaśnić i rozliczyć ewentualne różnice;
- aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów. Tu inwentaryzację przeprowadza się poprzez otrzymanie od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
- środków trwałych, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych i wątpliwych, a w bankach również należności zagrożonych, należności i zobowiązań wobec osób nieprowadzących ksiąg rachunkowych, z tytułów publicznoprawnych, a także aktywów i pasywów niewymienionych w punktach powyżej oraz wymienionych w tych punktach, jeżeli przeprowadzenie ich spisu z natury lub uzgodnienie z przyczyn uzasadnionych nie było możliwe. Tu inwentaryzacja ma postać porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Ważne: Spisem z natury trzeba także objąć znajdujące się w jednostce składniki aktywów, będące własnością innych jednostek, powierzone jej do sprzedaży, przechowania, przetwarzania lub używania, powiadamiając te jednostki o wynikach spisu. Obowiązek ten nie dotyczy jednostek świadczących usługi pocztowe, transportowe, spedycyjne i składowania.
W jakim terminie?
Przepisy ustawy o rachunkowości precyzują także kiedy inwentaryzacja musi być przeprowadzona. Zgodnie z jej regulacjami inwentaryzacja jest przeprowadzona prawidłowo w przypadku składników aktywów (z wyłączeniem aktywów pieniężnych, papierów wartościowych, produktów w toku produkcji oraz materiałów, towarów i produktów gotowych, określonych w art. 17 ust. 2 pkt 4 ustawy o rachunkowości), jeśli rozpoczęto ją nie wcześniej niż 3 miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończono do 15 dnia następnego roku. Jeśli w spółce rok obrotowy pokrywa się z kalendarzowym rozpoczęcie inwentury mogło ruszyć 1 października 2022 r. i może trwać maksymalnie do 15 stycznia 2023 r.
Trzeba też dodać, że ustalenie stanu w ramach inwentaryzacji powinno nastąpić przez dopisanie lub odpisanie od stanu stwierdzonego drogą spisu z natury lub potwierdzenia salda – przychodów i rozchodów (zwiększeń i zmniejszeń), jakie nastąpiły między datą spisu lub potwierdzenia a dniem ustalenia stanu wynikającego z ksiąg rachunkowych, przy czym stan wynikający z ksiąg rachunkowych nie może być ustalony po dniu bilansowym.
W zakresie zapasów materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach i objętych ewidencją ilościowo-wartościową inwentaryzacja musi być przeprowadzona raz w ciągu 2 lat.
Z kolei w przypadku nieruchomości zaliczonych do środków trwałych oraz inwestycji, jak też znajdujących się na terenie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie inwentaryzacja musi być przeprowadzona raz w ciągu 4 lat.
Przepisy wskazują też, że inwentaryzacja zapasów towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego jednostki przeprowadza się raz w roku.
Ważne: Inwentaryzacji nie trzeba przeprowadzać, jeśli ma miejsce połączenie lub podział jednostek, z wyjątkiem spółek kapitałowych, jeżeli strony w pisemnej umowie odstąpią od przeprowadzenia inwentaryzacji. Również inwentaryzacja jest pomijana w przypadku zawieszenia działalności, jeżeli jednostka nie zamyka ksiąg rachunkowych.
Co zrobić z inwentaryzacją?
Po zakończeniu działań związanych z inwentaryzacją trzeba ją odpowiednio udokumentować i powiązać z księgami rachunkowymi. Jeśli w ramach inwentaryzacji zostaną zidentyfikowane różnice między tym, co jest na stanie a tym co jest w księgach, trzeba to wyjaśnić i rozliczyć w księgach rachunkowych tego roku obrotowego, na który przypadał termin spisu.
