Fakt, że podatnik ujął w podatkowej księdze przychodów i rozchodów wydatek w miesiącu, w którym otrzymał dowód stanowiący podstawę księgowania lub w miesiącu, w którym ten dokument został przekazany do biura rachunkowego nie oznacza, że nieprawidłowo prowadzi ewidencję podatkową. Dla jej prawidłowości kluczowy jest okres roku i możliwość przyporządkowania danych kosztów do odpowiedniego okresu – wynika z interpretacji ogólnej ministra finansów (nr DD2.8202.3.2022).
Minister finansów 23 lutego 2023 r. wydał interpretację ogólną poświęconą tematyce ujmowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów (dalej: PKPIR) ponoszonych wydatków. Interpretacja ta została opublikowana w Dzienniku Urzędowym MF 2 marca 2023 r., pod poz. 21.
Jakie wątpliwości powstały w praktyce stosowania przepisów
W przypadku podatników prowadzących PKPIR, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień wystawienia faktury (rachunku) lub innego dowodu stanowiącego podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Zakup materiałów podstawowych oraz towarów handlowych jest wpisywany do księgi niezwłocznie po ich otrzymaniu, najpóźniej przed przekazaniem do magazynu, przerobu lub sprzedaży. Zapisów dotyczących pozostałych wydatków dokonuje się jeden raz dziennie, po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym. W razie prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe zapisy są dokonywane w porządku chronologicznym na podstawie dowodów oraz sum miesięcznych przychodów wynikających z prowadzonych ewidencji lub danych wynikających z odpowiednich zestawień, przekazywanych przez podatnika w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z organem podatkowym, lecz nie później niż do dnia 20 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
W praktyce zdarza się jednak, że podatnik otrzymuje dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu po dacie jego wystawienia. Również biura rachunkowe mogą mieć kłopot z ewidencją chronologiczną, gdyż podatnicy późno przekazują dowody stanowiące podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu. Tego typu opóźnienia mogą przekraczać ustawowe terminy do obliczenia zaliczki miesięcznej albo kwartalnej.
W świetle powyższego pojawiła się wątpliwość czy dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu, powinien być wykazany w PKPIR w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika albo przekazany do biura rachunkowego, czy też w miesiącu, w którym został wystawiony, co mogłoby oznaczać konieczność skorygowania rozliczeń za poprzednie miesiące, jeżeli opóźnienia te przekraczają ustawowe terminy do obliczenia zaliczki miesięcznej albo kwartalnej.
Jakiego zdania jest MF
Zdaniem Ministra Finansów, dowód stanowiący podstawę do zaksięgowania (ujęcia) kosztu uzyskania przychodu otrzymany przez podatnika lub przekazany do biura rachunkowego w późniejszym terminie, może być zaksięgowany (ujęty) w księdze podatkowej w miesiącu, w którym został otrzymany przez podatnika albo przekazany do biura rachunkowego. Powinno to nastąpić jednak do końca roku podatkowego, w którym koszt ten może być rozpoznany. Księgując (ujmując) ten dowód w PKPIR, w kolumnie drugiej podatnicy wpisują datę zdarzenia gospodarczego. Jest to dzień miesiąca wynikający z dokumentu stanowiącego podstawę dokonywania wpisu. W konsekwencji – co wyraźnie w swoim stanowisku zaakcentował minister – późniejsze wpisanie danego kosztu nie powoduje zmiany daty jego poniesienia.
W przypadku dowodu otrzymanego przez podatnika lub przekazanego do biura rachunkowego w późniejszym terminie i wykazania go w księdze w miesiącu, w którym został otrzymany bądź przekazany do biura rachunkowego, w kolumnie 17 „Uwagi”, można opisać przyczyny późniejszego zaksięgowania (ujęcia) danego kosztu w prowadzonej księdze, niemniej z interpretacji nie wynika by było to obowiązkowe.
