Na mocy czterech postanowień z dnia 4 sierpnia 2023 r, o sygn. akt FSK 863/23, 864/23, 865/23 oraz 866/23, Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, że w sytuacji, gdy decyzja wydana przez organ podatkowy w formie papierowej zostanie podpisana odręcznie, zeskanowana, a następnie wysłana przez ten organ pełnomocnikowi strony za pomocą środków komunikacji elektronicznej, to takie doręczenie należy uznać za bezskuteczne (nawet jeśli skan przesłano w formacie PDF).
Tym samym Naczelny Sąd Administracyjny utrzymał w mocy postanowienia Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Krakowie. Sądy obu instancji uznały, że powyżej opisane działania naruszają art. 144 ust. 5 ordynacji podatkowej, zgodnie z którym pełnomocnikowi będącemu adwokatem, radcą prawnym lub doradcą podatkowym pisma muszą być doręczane za pomocą środków komunikacji elektronicznej albo w siedzibie organu podatkowego.
Wszystkie cztery postanowienia NSA dotyczyły podatku od nieruchomości tej samej spółki, należnego za cztery różne lata. Zgodnie ze stanem faktycznym, Samorządowe Kolegium Odwoławcze w Tarnowie, wysłało pełnomocnikowi spółki na adres skrzynki podawczej ePUAP skany czterech wydanych na papierze i odręcznie podpisanych decyzji. Zdaniem pełnomocnika, otrzymane w ten sposób pisma były jedynie kopiami decyzji, a nie ich oryginałami.
Spółka zaskarżyła decyzje do sądu, domagając się ich uchylenia ze względu na ww. nieprawidłowości. W ocenie SKO w Tarnowie decyzje zostały pełnomocnikowi dostarczone poprawnie, na co miał wskazywać fakt, że spółka zaskarżyła je do sądu administracyjnego, przez co nie można uznać, że spółka poniosła negatywne konsekwencje procesowe.
WSA w Krakowie odrzucił wszystkie cztery skargi spółki, przy czym nie z powodu potwierdzenia stanowiska organów podatkowych, a dlatego że zdaniem sądu, zaskarżone decyzje nie weszły w ogóle do obrotu prawnego.
W uzasadnieniu WSA w Krakowie podkreślał istotę prawidłowego rozumienia pojęcia dokumentu elektronicznego w kontekście przytaczanego powyżej art. 144 par. 5 ordynacji podatkowej. Definicja dokumentu elektronicznego, zawarta w słowniczku ustawowym ordynacji podatkowej, odsyła do art. 3 pkt 2 ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, zgodnie z którym dokumentem elektronicznym jest „stanowiący odrębną całość znaczeniową zbiór danych uporządkowanych w określonej strukturze wewnętrznej i zapisany na informatycznym nośniku danych”.
Natomiast zgodnie z art. 126 par. 1 ordynacji podatkowej sporządzenie pisma w formie dokumentu elektronicznego wymaga również jego podpisania w formie podpisu elektronicznego. W uzasadnieniu przytoczono także definicję wyjaśniająca, że przez takowy podpis rozumie się dane w postaci elektronicznej, dołączone lub logicznie powiązane z innymi danymi w postaci elektronicznej, które są użyte przez podpisującego jako podpis.
Podsumowując, jeżeli doręczane są pełnomocnikowi strony pisma (w tym decyzje) za pomocą środków komunikacji elektronicznej, to w oparciu o art. 144 par. 5 ordynacji podatkowej, organ podatkowy ma obowiązek sporządzić te pisma w formie dokumentu elektronicznego i opatrzyć kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym poprzez profil zaufany ePUAP.
W rozpatrywanych sprawach wymogi te nie zostały przez organ podatkowy dochowane, ponieważ, w ocenie sądu, skany dokumentów papierowych nie są dokumentami elektronicznymi (pierwowzory dokumentów miały postać nieelektroniczną) oraz decyzje te nie zostały opatrzone podpisami elektronicznymi. Zatem WSA w Krakowie orzekł, iż doręczenia te były bezskuteczne.
Spółka złożyła skargi kasacyjne, które także zostały oddalone. NSA w pełni podtrzymał argumentację WSA w Krakowie, potwierdzając, że zaskarżone przez spółkę rozstrzygnięcia SKO w Tarnowie nie weszły w ogóle do obrotu prawnego, przez co nie mógł rozpocząć się 30-dniowy termin na wniesienie skargi do sądu administracyjnego.
Z powyższych wyroków nasuwają się wnioski, że skoro decyzje organu podatkowego nie weszły do obrotu prawnego (nie można było uznać je za skutecznie doręczone) to Spółka nie ma obowiązku się do nich stosować i respektować zawartych w nich rozstrzygnięć.
