KSeF to centralny system informatyczny, zarządzany przez Ministerstwo Finansów, który został wprowadzony w celu elektronicznego przesyłania faktur między przedsiębiorcami, w tym organami administracji publicznej w Polsce. Dokładna data wejścia w życie obligatoryjnego stosowania KSEF przez podatników (podatnicy mogą już obecnie stosować ten system na zasadzie dobrowolności) ma zostać ogłoszona na przełomie kwietnia i maja br. Dnia 3 kwietnia br. Ministerstwo Finansów ogłosiło rozpoczęcie konsultacji w sprawie projektu rozwiązań prawnych korygujących uchwalone w 2023 r. przepisy wprowadzające obowiązkowy KSeF.
Podstawowe informacje
W związku ze zdiagnozowanymi problemami związanymi z wydajnością systemu, które uniemożliwiają wprowadzenie obligatoryjnego KSeF w pierwotnie zakładanym terminie (od 1 lipca 2024 r.), Ministerstwo Finansów (MF) podjęło decyzję o przesunięciu jego wdrożenia.
Minister Finansów przeprowadził konsultacje z przedsiębiorcami, w trakcie których zebrano szereg informacji i opinii o funkcjonowaniu systemu.
Konsultacje projektu
MF opublikowało dokument Propozycje i kierunki zmian zawierający proponowane rozwiązania prawne obejmujące zmiany w zakresie obowiązkowego e-fakturowania w KSeF. Do 19 kwietnia br. potrwają konsultacje projektu zmian legislacyjnych. Konsultacje są otwarte dla wszystkich zainteresowanych. Szczegółowe informacje znajdą Państwo pod linkiem: Konsultacje projektu zmiany ustawy dotyczącej obowiązkowego KSeF
Przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF
Na przełomie kwietnia/maja ma zakończyć się zewnętrzny audyt informatyczny, po którym zostanie wskazany nowy termin wdrożenia obligatoryjnego KSeF. W odróżnieniu od pierwotnych założeń, wedle których podatnicy zwolnieni z VAT mieli zostać objęci nowymi obowiązkami z opóźnieniem w stosunku do podatników VAT czynnych postanowiono, że KSeF stanie się obowiązkowy dla wszystkich podatników w jednakowym terminie. Odroczeniu podlegać będzie również obowiązek podawania numeru KSeF w płatnościach oraz obowiązki w odniesieniu do faktur wystawianych z kas rejestrujących.
Tryb offline
W początkowym okresie obowiązywania obligatoryjnego KSeF proponuje się rozwiązanie polegające na wprowadzeniu dla wszystkich podatników możliwości wystawiania faktur według wzoru dla faktury ustrukturyzowanej w trybie offline. Faktury podatnik opatrzy kodem QR i będzie mógł przekazać je nabywcy poza KSeF, w uzgodnionej formie. Dokumenty będą jednak musiały zostać przesłane do KSeF następnego dnia roboczego po ich wystawieniu. Proponowane rozwiązanie ma na celu uniknięcie sytuacji, w których dokumenty wysłane do systemu i następnie odrzucone skomplikują proces rozliczeń, skutkując koniecznością ich korygowania.
Faktury konsumenckie
Z uwagi na wyłączenie faktur konsumenckich z KSeF, konieczna będzie ich prawidłowa identyfikacja na moment wystawienia. W tym celu proponuje się m.in.:
- dopuszczenie możliwości dobrowolnego wystawiania w KSeF faktur konsumenckich (konsument będzie miał zapewniony dostęp do e-faktury poprzez podanie kodu QR oraz danych umożliwiających jej zidentyfikowanie w KSeF albo oznaczenie faktury tym kodem);
- uregulowanie w zakresie „samoidentyfikacji” nabywcy dla potrzeb wystawienia faktury w KSeF.
Podatnicy zwolnieni z VAT będą zobowiązani do podawania numeru VAT lub NIP dokonując zakupów na potrzeby działalności gospodarczej. W przeciwnym razie faktura – wystawiona poza KSeF lub niezawierająca numeru VAT/NIP nie będzie mogła dokumentować kosztu poniesionego w ramach działalności gospodarczej (w tym celu proponuje się również zmiany w przepisach o podatku dochodowym).
Załączniki do faktur zbiorczych
Planowane jest dopuszczenie możliwości przesyłania do KSeF załączników zawierających dane podatkowe do faktur m.in. za media i usługi telekomunikacyjne. W takich przypadkach za kompletną fakturę będzie uznawana faktura z załącznikiem, w którym rozwinięte będą dane w zakresie ilości i ceny jednostkowej transakcji. Do momentu zmiany schemy XML w powyższym zakresie dla podatników wystawiających tego rodzaju faktury będzie możliwe fakturowanie w postaci papierowej lub elektronicznej.
Fakturowanie poza KSeF
W początkowym okresie po wdrożeniu obowiązkowego KSeF pominięcie obowiązku wystawienia faktury w systemie nie ma podlegać sankcjom. W późniejszym czasie niestosowanie KSeF będzie podlegać karze pieniężnej. Dodatkowo, niektórym podatnikom, u których skala i wartość wystawianych faktur jest niewielka, proponuje się w okresie przejściowym umożliwienie wystawiania faktur w formie dotychczasowej.
Certyfikaty do kodów QR
Zostanie zapewniona możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów wystawcy faktur, tak, aby w okresie trwania awarii lub niedostępności KSeF, a także gdy podatnik będzie czasowo korzystał z wystawiania faktur poza KSeF – podatnik mógł wystawić fakturę i opatrzeć ją kodem QR.
W kontekście wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) i związanych z nim wyzwań oraz propozycji zmian, Ministerstwo Finansów aktywnie dąży do udoskonalenia systemu, biorąc pod uwagę opinie przedsiębiorców i wyniki konsultacji społecznych. Przesunięcie terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF stanowi strategiczną decyzję mającą na celu zapewnienie, że wszystkie strony będą odpowiednio przygotowane na nowe przepisy, a system będzie funkcjonował sprawnie i bez zakłóceń.
