Jak rozliczyć VAT od aranżacji sklepu?

Podwykonawcy i wykonawcy, realizujący usługi budowlano-montażowe i wykończeniowe, związane z aranżacją powierzchni sklepowych, muszą pamiętać, iż od początku 2017 r. w branży budowlanej obowiązuje odwrotne obciążenie VAT. Problem w tym, że firmy zaangażowane w aranżację czy modernizację sklepu często mają wątpliwości, w jaki sposób określić swój status (podwykonawca, wykonawca, inwestor?) w celu prawidłowego rozliczenia usług na gruncie VAT.

Powierzchnie handlowe, przed ich włączeniem do użytkowania, wymagają odpowiedniej aranżacji. Aranżacja z kolei pociąga za sobą nie tylko dostawy odpowiedniego wyposażenia (półki, regały, kasy etc.), ale także przeprowadzenia szeregu różnorodnych prac budowlano-montażowych, wykończeniowych, przystosowujących takie pomieszczenia do funkcji, które mają spełniać. Przy realizacji projektów aranżacji sklepów warto pamiętać, o tzw. mechanizmie odwrotnego obciążenia VAT, który od początku tego roku obowiązuje również w budowlance.

Odwrotne obciążenie VAT

Mechanizm odwrotnego obciążenia podatkiem VAT polega na tym, że rozliczenia należnego podatku VAT (czyli tego, który powinien trafić na konto urzędu skarbowego) dokonuje nabywca danego towaru lub usługi. To odwrotność ogólnej zasady rozliczania VAT, zgodnie z którą rozliczenia podatku należnego dokonuje sprzedawca.

Mechanizmem odwrotnego obciążenia VAT objęte są niemal wszystkie usługi budowlane i okołobudowlane. Przykładowo są to usługi związane z wykonywaniem instalacji (elektrycznych,  sanitarnych, cieplnych, wentylacyjnych, klimatyzacyjnych), usługi związane z kładzeniem posadzek i oblicowywaniem ścian, usługi związane z wykładaniem podłóg i ścian, roboty tynkarskie, usługi malarskie i szklarskie, usługi związane z montażem stolarki budowlanej, roboty związane z wykonaniem elementów dekoracyjnych, pozostałe prace wykończeniowe. Jest to zatem pełne spektrum prac, które zazwyczaj wykonywane są przy aranżacji lub modernizacji powierzchni sklepowych.

Prace związane z aranżacją sklepu są też zazwyczaj zlecane/podzlecane przez przyszłego użytkownika powierzchni sklepowej (najemcę) lub przez właściciela galerii handlowej wyspecjalizowanym firmom wykończeniowym – podwykonawcom usług. Praktyczna konsekwencja jest taka, że wykonawca (główny wykonawca) aranżacji sklepowej, realizowanej na rzecz inwestora, podzlecając wykonanie całości lub części usług budowlano-montażowych i wykończeniowych podmiotom trzecim – podwykonawcom tych usług,  zapłaci im jedynie kwotę netto (faktury wystawiane przez podwykonawców nie zawierają podatku VAT), a sam rozliczy VAT od nabytych usług. Rozliczenie podatku VAT wygląda najczęściej tak, że nabywca wykazuje w swoich rozliczeniach (deklaracjach VAT) podatek należny i jednocześnie podatek naliczony (o ile ma pełne prawo do odliczenia VAT), czyli w rzeczywistości dokonuje rozliczenia „księgowego”, bez angażowania środków finansowych.

Kto jest podwykonawcą?

Ustawa o VAT, choć posługuje się terminem „podwykonawcy” i od niego uzależnia rozliczenie VAT od usług budowlanych w ramach odwrotnego obciążenia, to jednak nie definiuje tego pojęcia.  Ministerstwo Finansów wyjaśnia, iż pojęcie to należy intepretować zgodnie z jego powszechnym, językowym znaczeniem.

Jeżeli zatem główny wykonawca zleci wykonanie usług budowlanych, w ramach swojej umowy zawartej z inwestorem, kolejnemu podatnikowi – wówczas ten podatnik staje się jego podwykonawcą. W takiej sytuacji podzlecone usługi budowlane zostaną opodatkowane na zasadzie odwróconego obciążenia. Odwrotne obciążenie nie wystąpi natomiast w relacji główny wykonawca – inwestor (tutaj zastosowanie mają ogólne zasady rozliczania VAT).

Teoria jest dość prosta, ale… No właśnie – praktyka jest jak zwykle znacznie bardziej złożona i skomplikowana  niż przewidział to ustawodawca. Dla zobrazowania skali i znaczenia analizowanego problemu warto posłużyć się przykładem sytuacji, z którą często możemy spotkać się w rzeczywistości gospodarczej.

Wysokie koszty błędnego rozliczenia

W praktyce warto każdą sytuację i każdą transakcję analizować indywidualnie i dwukrotnie przemyśleć sposób rozliczenia w VAT czy też dokonanie korekt wcześniejszych rozliczeń.

Zamawiający realizację aranżacji powierzchni sklepowej (właściciel centrum handlowego lub sklep najmujący w nim lokal), w przypadku dalszego przeniesienia całości lub części kosztów aranżacji na inny podmiot, może mieć problem z odliczeniem podatku VAT z faktur otrzymanych od firm wykończeniowych. Błędne odliczenie VAT z faktur, które powinny być wystawione w kwotach netto i rozliczone przez nabywcę usług w ramach odwrotnego obciążenia, naraża dodatkowo na sankcję VAT (w wysokości 30% odliczonego podatku, z możliwością ewentualnego jej obniżenia do 20%), również obowiązującą od początku tego roku oraz sankcje karno-skarbowe dla osób odpowiedzialnych za rozliczenia podatkowe w firmie zamawiającej usługi aranżacji.

W przypadku firmy wykończeniowej, która wystawi na rzecz zamawiającego faktury z VAT za wykonane prace aranżacyjne, może pojawić się problem z płatnościami (w części dotyczącej podatku VAT). Stanie się tak, ponieważ podmiot zamawiający uzna, że właściwe (i bezpieczniejsze dla niego) będą faktury w kwotach netto, rozliczane w ramach odwrotnego obciążenia VAT. W takiej sytuacji, firma wykończeniowa, w celu odzyskania nadpłaconego podatku VAT musiałaby wystąpić do organu podatkowego z wnioskiem o zwrot nadpłaty, co niemal na pewno będzie wiązało się z kontrolą rozliczeń podatkowych (a tym samym znacznym wydłużeniem czasu oczekiwania na ewentualny zwrot). Warto zatem jeszcze przed realizacją transakcji zweryfikować i określić status podmiotu zamawiającego dane usługi – czy jest to inwestor czy wykonawca usług. Dobrym pomysłem byłoby też stworzenie wewnętrznej procedury takiej weryfikacji, określającej m. in. na podstawie jakich dokumentów i jakich informacji uzyskiwanych od zamawiającego dane usługi, można bezpiecznie podatkowo określić jego status, a tym samym prawidłowy sposób ich rozliczenia realizowanych usług dla potrzeb podatku VAT.