Warto sprawdzić swoje dane w wykazie VAT

Przedsiębiorcy powinni sprawdzić czy w wykazie podatników VAT, który działa od początku września, widnieje ich numer konta bankowego. Jeśli go nie ma, warto jak najszybciej te informacje uzupełnić. W przeciwnym razie, podatnik może mieć kłopot z płatnościami za faktury.

Do 31 grudnia 2019 r. płatności za faktury mogły być dokonywane na dotychczasowych zasadach. Zapłata za fakturę na rachunek, którego nie ma w wykazie VAT nie wywoływała żadnych negatywnych konsekwencji. Dopiero od 1 stycznia 2020 r., gdy płatność jest dokonywana na rachunek spoza tzw. białej listy, podatnik nie uwzględni takiego wydatku w kosztach, a także będzie musiał się liczyć z solidarną odpowiedzialnością za zapłatę podatku przez wystawcę faktury.

Biała lista
Wykaz podatników VAT to jedna, elektroniczna i bezpłatna baza podatników VAT, którą prowadzi Szef Krajowej Administracji Skarbowej (KAS). Wykaz zawiera dane o podatnikach, którzy:

• zostali zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni lub zwolnieni
• nie zostali zarejestrowani lub zostali wykreśleni z rejestru
• zostali przywróceni jako podatnicy VAT.

Wykaz podatników VAT i zawarte w nim dane, zwłaszcza te dotyczące rachunku bankowego, mają na celu uszczelnienie systemu podatku od towarów i usług.

Kluczowe konto bankowe
Każdy przedsiębiorca może sprawdzić, czy znajdujące się w wykazie dane dotyczące jego firmy są prawidłowe. Najczęściej co może być spowodowane tym, że numer ten nie został podany przy rejestracji działalności gospodarczej lub konto zostało założone później. W celu aktualizacji danych wystarczy złożyć zgłoszenie aktualizacyjne, tj. NIP-2, NIP-7, NIP-8 lub dokonać aktualizacji za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Działalności Gospodarczej. Zgłoszenia te są obsługiwane niezwłocznie, nie później niż w ciągu 3. dni roboczych od dnia ich wpływu do urzędu skarbowego. W konsekwencji, rachunki bankowe w wykazie są widoczne następnego dnia po aktualizacji danych podatnika w bazie danych KAS.

Jak podkreśla Ministerstwo Finansów, aby dane dotyczące rachunków mogły znaleźć się w wykazie, muszą jednocześnie spełniać określone kryteria:

• rachunek musi być wskazany w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub aktualizacyjnym
• musi to być rachunek rozliczeniowy w rozumieniu Prawa bankowego lub imienny rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, otwarty w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą
• rachunek ten musi być potwierdzony w systemie teleinformatycznym izby rozliczeniowej (STIR).

Ważne: Jeśli kontrahenta nie ma w wykazie VAT można wystąpić o jego weryfikację do urzędu skarbowego.

Korzystanie z wykazu jest nieobowiązkowe, ale…
W praktyce znajdą się podatnicy, którzy nie będą wiedzieć o wykazie VAT, zapomną o nim lub nie będą chcieli z niego korzystać. Oczywiście korzystanie z wykazu nie jest obowiązkowe, niemniej niezweryfikowanie kontrahenta w wykazie może wywołać pewne negatywne konsekwencje.

Po pierwsze, zapłata za fakturę na rachunek, którego nie ma w wykazie podatników VAT spowoduje, że nie będzie można tak udokumentowanego wydatku zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów (ta zasada obowiązuje od 1 stycznia 2020 r.).

Po drugie, wystąpi ryzyko poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej VAT, które wynika z tej niezweryfikowanej płatności (również ta reguła weszła w życie 1 stycznia 2020 r.).

Obu wyżej wskazanych konsekwencji można uniknąć poprzez zawiadomienie naczelnika urzędu skarbowego o fakcie zapłaty na rachunek spoza białej listy. Takie zawiadomienie należy złożyć w ciągu 3. dni od dokonania płatności.

Ponadto fiskus może uznać, że przedsiębiorca, nie sprawdzając statusu kontrahenta w wykazie, nie dochował należytej staranności. Taka weryfikacja jest natomiast jedną z podstawowych przesłanek branych pod uwagę przy ocenie dochowania należytej staranności przez podatników, którzy sami nie popełnili oszustwa lub nie mieli świadomości, że dana transakcja służy oszustwu.

Wykaz podatników VAT zawiera następujące dane:

• firmę (nazwę) lub imię i nazwisko
• numer, za pomocą którego podatnik został zidentyfikowany na potrzeby VAT, jeżeli taki numer został przyznany
• status podatnika, który nie został zarejestrowany albo który wykreślono z rejestru jako podatnika VAT
• status podmiotu zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny albo zwolniony, w tym podmiotu, który został ponownie zarejestrowany
• numer REGON, o ile został nadany
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany
• adres siedziby – w przypadku podatnika, który nie jest osobą fizyczną
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres zamieszkania w przypadku braku adresu miejsca prowadzenia działalności ‒ w odniesieniu do osoby fizycznej
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL – dotyczy wyłącznie podmiotu, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej lub numery PESEL – dotyczy wyłącznie podatnika, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej lub numer PESEL – dotyczy wyłącznie podatnika, który został wykreślony albo nie został zarejestrowany
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
• podstawę prawną, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania jako podatnika VAT
• numery rachunków rozliczeniowych lub imiennych rachunków w SKOK otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą – w przypadku podatników VAT, którzy są zarejestrowani lub przywróceni do rejestru jako podatnicy VAT.