Głównym celem każdego przedsiębiorcy jest osiągnięcie sukcesu. Naturalnym jest nieustanne dążenie do maksymalizacji zysków. Informacje o wysokości generowanych zysków uzyskiwane są w postaci danych finansowych, są one zatem miernikiem sukcesu przedsiębiorstwa.
Za ich pomocą jesteśmy w stanie aktualną sytuację majątkową przedsiębiorstwa. Stanowią one podstawę do planowania, budżetowania oraz podejmowania kluczowych decyzji biznesowych, a także tworzenia strategii finansowych, które wpływają na przyszłe losy przedsiębiorstwa. Każdy świadomy przedsiębiorca wie, jak ważna dla biznesu jest wysoka jakość dostarczanych danych finansowych. Powinny być one rzetelne oraz wolne od istotnych zniekształceń tak, aby decyzje na ich podstawie podejmowane przynosiły zamierzone efekty. W celu zapewnienia jak najwyższej jakości danych wprowadza się kontrole na poziomie działów finansowo-księgowych, które mają na celu mitygowanie ryzyka zniekształcenia danych finansowych.
Do podstawowych kontroli księgowych należą:
-
Podział obowiązków
Rozdzielenie obowiązków pomiędzy pracowników działów finansowych jest podstawową kontrolą prewencyjną. Kontrola ma na celu zminimalizowanie ryzyka występowania błędów, oszustw a także zapewnienia, że żaden pracownik nie będzie miał możliwości zarówno popełniania, jak i zatajania popełnionych błędów. Do przykładowych czynności, które należy rozdzielić należą:
- wprowadzanie i autoryzowanie przelewów – osoba, która wprowadza przelewy do banku nie powinna posiadać uprawnień do ich realizacji, alternatywą jest wymóg autoryzacji przelewu przez dodatkową osobę lub stosowanie limitów płatności,
- naliczanie i wypłata wynagrodzeń – podział obowiązków dotyczy rozdzielenia czynności od momentu naliczania wynagrodzeń poprzez wprowadzanie płatności do banku oraz realizację przelewu,
- akceptacja kart czasu pracy oraz naliczanie wynagrodzeń – akceptacja ewidencji czasu pracy przez niezależną osobę, niezwiązaną z procesem naliczania wynagrodzeń,
- zarządzanie kasą i księgowanie wyciągów bankowych – jeżeli w przedsiębiorstwie funkcjonuje kasa – osoba, która jest za nią materialnie odpowiedzialna nie powinna mieć dostępu do księgowania wyciągów bankowych,
- akceptacja i księgowanie dokumentów zakupu – rozdzielenie merytorycznej akceptacji wydatków od akceptacji formalno-rachunkowej,
- przygotowywanie kalkulacji i księgowanie manualne dokumentów (polecenie księgowania), w szczególności księgowania dotyczące szacunków – rozdzielenie czynności przygotowania kalkulacji z faktycznym wprowadzeniem go do systemu, alternatywą jest formalna akceptacja przygotowanego księgowania przez przełożonego,
W przypadku małych jednostek, gdzie struktura pionu finansowego jest mocno ograniczona i brak możliwości stworzenia matrycy podziału obowiązków, alternatywą jest wdrożenie kontroli wyrywkowych, które zaadresują ryzyko zniekształcenia danych finansowych.
-
Kontrola dostępów
Coraz ważniejsze staje się prawidłowe dystrybuowanie dostępów pracowników z uwagi na mnogość używanych systemów oraz aplikacji internetowych. W celu usprawnienia procesu zapewniającego stosowność dostępu oraz ochrony danych i zasobów fizycznych, warto rozważyć tworzenie matrycy dostępów dla pracowników z poszczególnych departamentów oraz na różnych szczeblach. Przy tworzeniu matrycy dostępu dla departamentu finansowo – księgowego, warto wziąć pod uwagę:
- możliwość edycji danych kontrahenta w systemie księgowym – w szczególności numeru rachunku bankowego,
- możliwość edycji daty płatności,
- możliwość otwierania zamkniętych okresów w księgach,
- możliwość edycji bieżących kursów walutowych,
- możliwość tworzenia nowych algorytmów w systemie finansowo – księgowym,
Podczas przypisywania dostępu dla pracownika dobrą praktyką jest zdefiniowanie okresu czasu, na który został nadany dostęp – to pozwoli zapobiec nieuprawnionym logowaniom do systemów przedsiębiorstwa po zakończeniu stosunku pracy. Możliwe czynności w systemie dla poszczególnych pracowników powinny być ograniczone do wymaganego minimum, aby ograniczyć ilość niechcianych działań czy błędów.
Wyżej opisane kontrole, naszym zdaniem są elementarnymi kontrolami spośród kluczowych kontroli księgowych. Zapraszamy do śledzenia dalszych publikacji, gdzie pozostaniemy w temacie kontroli księgowych omawiając kolejne z nich.
Zobacz też:
28 lutego 2022
